Scan2Cad + Trello

Cách Scan2CAD sử dụng Trello để phát triển sự đơn giản hóa, tính linh hoạt và tầm nhìn

Đối với hầu hết các công ty, sự tăng trưởng dẫn đến việc có nhiều nhân viên hơn, nhiều quy trình hơn, phức tạp hơn và đau đầu hơn. Tuy nhiên, Scan2CAD, phần mềm chuyển đổi hàng đầu thế giới cho các thiết kế về kiến trúc và kỹ thuật, đang bất chấp xu hướng này khi có sự trợ giúp của Trello.

Scan2CAD cam kết mở rộng quy mô mà vẫn đảm bảo việc đơn giản hóa. Trong khi các tổ chức khác có thể có số lượng nhân viên và phạm vi hoạt động tăng lên nhanh chóng khi cơ sở khách hàng của họ tăng lên hơn 90.000 người thì nhóm Scan2CAD vẫn có quy mô nhỏ (dưới 25 người, bao gồm cả nhà thầu!) và làm việc ở khắp nơi. Trong khi các công ty khác có thể gấp rút giới thiệu sản phẩm và thị trường mới thì Scan2CAD vẫn duy trì tập trung vào một sản phẩm cho hai đối tượng cốt lõi.

Và trong khi những công ty khác có thể tăng cường thêm hệ thống và công cụ thì Scan2CAD lại tăng cường sử dụng ứng dụng Trello này theo những cách sáng tạo để đáp ứng tất cả các nhu cầu về quản trị dự án, bán hàng và quản lý sản phẩm.

Thu hẹp khoảng cách giữa vật lý và kỹ thuật số

Scan2CAD giúp kiến trúc sư và kỹ sư thổi hồn cho các dự án và sản phẩm của họ. Phần mềm này giúp họ dễ dàng chuyển đổi các bản thiết kế và hình ảnh được quét ở các loại tệp truyền thống thành các tệp có hỗ trợ CAD (vẽ có máy tính hỗ trợ) và CAM (sản xuất có máy tính hỗ trợ) cho mục đích chỉnh sửa và tài liệu. Công nghệ thông minh và sứ mệnh cơ bản của ứng dụng này chính là ưu tiên hàng đầu của Giám đốc điều hành Luke Kennedy khi ông mua lại công ty vào năm 2010.

Luke mới đảm nhận vai trò chủ sở hữu nhưng ông đã quen thuộc với công ty này. Cha ông đã thành lập Scan2CAD hơn 20 năm trước đó. Công ty đã được mua lại sau khi người cha nghỉ hưu, nhưng khi người mua lại muốn phát triển công ty theo một hướng khác nhiều năm sau đó thì Luke đã nắm lấy cơ hội mua lại và tiếp tục lãnh đạo công ty cũ của cha mình.

Ngay sau khi Luke đảm nhận vai trò Giám đốc điều hành, ông đã thấy các cơ hội đơn giản hóa, tăng năng suất và cải thiện tầm nhìn. “Chúng tôi biết khách hàng sử dụng sản phẩm của chúng tôi cho một mục đích – chuyển đổi tệp – vì vậy, tôi muốn đơn giản hóa việc này nhất có thể cho họ”, ông giải thích. “Sau đó, tôi bắt đầu suy nghĩ ‘Vậy làm cách nào chúng tôi có thể đơn giản hóa hoạt động kinh doanh của mình?’”

Với tinh thần hướng tới sự hợp lý hóa, Luke bắt đầu tìm ra một hệ thống linh hoạt duy nhất sẽ giúp đội ngũ luôn được sắp xếp khoa học ở hiện tại và phát triển cùng họ trong tương lai. Vì vậy, ông đã mở bảng Trello cá nhân đáng tin cậy của mình và giới thiệu tính năng tuyệt vời của ứng dụng này cho các đồng nghiệp Scan2CAD.

Một công cụ, vạn tính năng

Nếu đó không phải là Trello, có lẽ chúng tôi sẽ phải dựa vào 10 ứng dụng riêng biệt... Chúng tôi đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, sức lực và tiền bạc.

Khi Luke phối hợp với từng nhóm, ông đã chia sẻ ý tưởng về các cách họ có thể sử dụng Trello để quản lý mọi thứ từ danh sách việc cần làm đơn giản đến các quy trình làm việc phức tạp. Theo thời gian, nhân viên đã tiếp nhận những ý tưởng đó và làm theo. Cuối cùng, toàn bộ công ty đã áp dụng Trello cho tất cả các quy trình quan trọng (bao gồm cả bán hàng và tuyển dụng, lên ý tưởng và sáng tạo nội dung, phát triển phần mềm và theo dõi lỗi) và hợp nhất một số công cụ thành một công cụ duy nhất. “Nếu đó không phải là Trello, có lẽ chúng tôi sẽ phải dựa vào 10 ứng dụng riêng biệt”, ông Luke cho biết. “Qua việc chỉ sử dụng một ứng dụng, chúng tôi đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, sức lực và tiền bạc.”

Ví dụ: nhóm nội dung của Scan2CAD sử dụng Trello để xây dựng ý tưởng cho các bài viết trợ giúp và tài nguyên khách hàng. Họ tạo một thẻ mới cho từng chủ đề hoặc sản phẩm, sau đó sắp xếp các thẻ theo tháng và chỉ định tác giả. Tác giả di chuyển thẻ từ Nháp sang Chỉnh sửa sang Khởi chạy khi họ làm việc trong toàn bộ quy trình. Những người chỉnh sửa cũng dựa vào Power-Up lặp lại thẻ và tính năng Danh sách kiểm tra của Trello để đảm bảo không tác vụ chỉnh sửa nào bị bỏ qua.

Nhóm bán hàng của Scan2CAD sử dụng Trello theo cách tương tự. Bất cứ khi nào cần có hành động cho khách hàng tiềm năng mới hoặc khách hàng hiện tại, đại diện bán hàng sẽ tạo một thẻ trên bảng Trello “Giao dịch” để đảm bảo việc tuân thủ.

Các nhà phát triển của Scan2CAD cũng đã điều chỉnh Trello theo các nhu cầu của họ, thay vì bổ sung một công cụ khác vào đó. Mặc dù họ sử dụng các tập lệnh để kiểm tra tự động nhưng việc triển khai vẫn đòi hỏi rất nhiều thông tin đầu vào thủ công. Để giảm tải về tinh thần và đảm bảo hoàn thành mọi nhiệm vụ, nhóm phát triển tạo thẻ Trello cho mỗi bản phát hành, rồi sử dụng tính năng Danh sách kiểm tra để tự động điền danh sách kiểm tra cho mục đích triển khai và khởi chạy.

Các nhà phát triển cũng dựa vào Trello để theo dõi và giải quyết các lỗi. Họ tạo thẻ cho từng lỗi, chỉ định người dùng cụ thể làm việc trên đó (điều này cũng giúp giảm ảnh hưởng cho những người còn lại trong nhóm) và truyền đạt về vấn đề này thông qua các bình luận của thẻ. Luke cho biết rằng quy trình làm việc này rất hữu ích cho nhóm, thành công của họ bây giờ phụ thuộc vào đó. “Chúng tôi sẽ không tạo được bản phát hành nào nếu không có quy trình làm việc đó”, ông tuyên bố. “Và vì chúng tôi chỉ chỉ định người vào những thẻ họ cần biết nên họ có thể tập trung và biết chính xác công việc mà họ chịu trách nhiệm. Có một sự cân bằng giữa tính minh bạch và [không] làm mọi người choáng ngợp.”

Một hệ thống đơn giản, linh hoạt thổi hồn cho dữ liệu và những ước mơ

Trello chính là một "nguồn đáng tin cậy".

Từ các quy trình tuyến tính (chẳng hạn như tạo nội dung) đến những quy trình mang tính lặp lại (như theo dõi lỗi), Scan2CAD đã thấy Trello đủ linh hoạt để phù hợp với tất cả các quy trình làm việc quan trọng của họ.

Công ty cũng đã cải thiện tầm nhìn và khả năng cộng tác trên toàn thế giới, nhóm làm việc hoàn toàn từ xa với sự trợ giúp của Trello. Luke giải thích: “Đây chính là ‘nguồn đáng tin cậy’ của chúng tôi. Bất cứ ai trong nhóm, bao gồm cả nhân viên mới đang trong quá trình tiếp nhận công việc, đều có thể tìm kiếm Trello và có quyền truy cập vào mọi thứ họ cần.”

Luke ghi nhận việc áp dụng rộng rãi và sự thành công của Scan2CAD khi sử dụng Trello cho thiết kế trực quan và tính linh hoạt của ứng dụng này. Dù khả năng hiểu biết về công nghệ ở mức nào, ai cũng có thể học cách dùng ứng dụng nhanh chóng mà không cần đào tạo và họ có thể điều chỉnh bảng theo nhu cầu cụ thể. Ông cho biết: “Trello linh hoạt như một bảng tính, nhưng lại mạnh mẽ hơn. Ứng dụng này có thể được sử dụng như danh sách dấu đầu dòng ở dạng đơn giản nhất hoặc như ứng dụng hoàn chỉnh được tích hợp với các hệ thống khác để thúc đẩy toàn bộ các bộ phận của doanh nghiệp.”

Khi Scan2CAD đã mở rộng Trello từ một bảng cá nhân duy nhất thành hệ thống trên toàn công ty, Luke và đội ngũ của ông đã dựa vào đó để hiện thực hóa ý tưởng. “Trello đã trở thành một loại tệp với chúng tôi, mà thực sự không ứng dụng nào khác có thể so sánh được”, ông Luke cho biết. “Chúng tôi sử dụng Trello vì ứng dụng này giúp dữ liệu của chúng tôi trở nên sống động. Danh sách dấu dầu dòng chuyển thành các nhiệm vụ thực tế được chỉ định cho những người thực, có ngày đến hạn và kết nối với các ứng dụng khác của chúng tôi. Chức năng đó thật tuyệt vời.”