SwagUp + Trello

Ý tưởng kinh doanh mới không đem lại thành công khi thiếu vắng một hệ thống hỗ trợ vững chắc. Việc có các hệ thống và quy trình làm tròn nhiệm vụ ở phía sau có thể thúc đẩy sâu sắc khả năng của doanh nghiệp trong việc triển khai và—đặc biệt là trong trường hợp công ty khởi nghiệp—thích nghi khi xuất hiện cơ hội để đổi mới.

Khi Michael Martocci đặt tầm nhìn kinh doanh vào ngành công nghiệp sản phẩm quảng cáo (còn gọi là quà tặng) và thành lập SwagUp (đương nhiên là từ nhà để xe của mẹ anh ở New Jersey), anh dự định xây dựng một đơn vị cung cấp quà tặng cho các công ty khởi nghiệp. Nhưng với tư cách là doanh nhân, anh không ngừng tìm kiếm những ý tưởng và cơ hội mới để đổi mới, và Trello đã giúp hiện thực hóa quá trình đó.

SwagUp tìm thấy thị trường ngách cho mình

Mặc dù quà tặng đã phát triển vượt xa ra ngoài cốc và chai nước mang thương hiệu—hãy nghĩ đến bộ trò chơi rút gỗ Jenga khổng lồ và xe điện tự cân bằng (đúng vậy, xe điện tự cân bằng)—thực tiễn ngành công nghiệp và các lựa chọn nhà cung cấp vẫn không thay đổi qua nhiều năm. Michael cho biết “Có 20 hoặc 30 công ty chiếm một nửa doanh thu và nửa còn lại được chia cho khoảng 30.000 công ty.

Nói rõ ra là sự phân mảnh này dẫn đến trải nghiệm không dễ chịu cho khách hàng. Một số khách hàng phải làm việc với nhiều nhà cung cấp để có được các sản phẩm họ cần, điều đó khiến quá trình đặt hàng trở nên tốn thời gian, phức tạp quá mức và rời rạc. Những người khác chọn thuê các hãng tiếp thị để quản lý quy trình đặt hàng, cách này đỡ tốn sức lực nhưng lại tốn kém hơn.

Michale hiểu rõ những thực trạng của hệ thống thiếu sót này khi một công ty tiếp cận và đề nghị anh cung cấp “gói quà tặng”—một bộ sưu tập các mặt hàng mang thương hiệu—để phân phát cho nhân viên mới. Quá trình hoàn thành một gói hàng rất tốn công sức, và điều đó khiến chúng tôi nghĩ rằng nếu một khách hàng cần sự giúp đỡ của chúng tôi theo cách này, ngoài kia cũng sẽ có những khách hàng khác cần đến", anh nói.

Nhận thức này đã khiến Michael suy nghĩ lại về cách tiếp cận kinh doanh của mình và cuối cùng là thay đổi đường lối. Thay vì dựa vào mô hình rườm rà hiện có, SwagUp sẽ hợp lý hóa trải nghiệm cho khách hàng, cung cấp trải nghiệm đặt hàng dễ dàng và thương mại điện tử trơn tru, bên cạnh dịch vụ thiết kế và lắp ráp bộ quà. Họ cũng sẽ xử lý khâu lưu trữ, thực hiện và vận chuyển. Về bản chất, SwagUp sẽ đảm trách gánh nặng công việc hậu cần đã đặt lên vai khách hàng từ trước đến nay, giúp tăng gấp đôi giá trị của một trải nghiệm liền mạch.

Để thực hiện điểm then chốt đầy tham vọng này, Michael đã phải nhanh chóng phát triển một hệ thống có thể quản lý quy trình làm việc hậu cần và kinh doanh cần thiết để biến ý tưởng đột phá của mình thành hiện thực.

Xây dựng quy trình làm việc khép kín cho công ty

Bạn sẽ hiểu cách bảng hoạt động khi bạn vào bảng Trello mà thực sự không cần mất công sức tìm hiểu.

Michael cho biết: “Tôi kể với mọi người là tôi bắt đầu công ty này bằng Wix, Typeform và Trello. Đây là ba công cụ đột phá dễ tiếp cận và ở một mức độ nào đó là miễn phí".

Quy trình làm việc đầu tiên Michael phát triển là một hệ thống quy trình bán hàng để quản lý toàn bộ vòng đời của khách hàng, từ khi gửi đơn hàng đến khi giao quà tặng. Anh đã chọn Trello vì bố cục trực quan và thiết kế chú trọng quy trình của công cụ này. Anh cũng biết việc đào tạo nhân viên trên Trello sẽ dễ dàng—một yếu tố quan trọng trong việc khởi động sáng kiến mới và triển khai nhanh chóng. Michael khẳng định: "Khoảnh khắc vào bảng Trello, bạn sẽ hiểu cách bảng hoạt động mà thực sự không cần mất công sức tìm hiểu."

Michael tự động hóa các khía cạnh trong quy trình bán hàng bằng cách sử dụng Zapier để tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng trên trang web của SwagUp, Zapier tự động hóa một thẻ Trello, theo đó thông báo cho SwagUp. Thẻ được chỉ định cho một nhà thiết kế, sau đó được truyền đến nhóm quản lý tài khoản, v.v. Khi các thẻ di chuyển trên bảng Trello, nhóm có thể hình dung vị trí của mỗi khách hàng trong quy trình và hoạt động cần diễn ra tiếp theo.

Sau khi thấy hiệu quả của Trello trong việc hỗ trợ quy trình bán hàng, Michael đã di chuyển quy trình làm việc nhóm bổ sung sang nền tảng này. Anh xây dựng một bảng hoạt động để quản lý các đơn hàng với nhà cung cấp và việc mua sắm. Quá trình thực hiện đơn hàng của Swag có rất nhiều chi tiết và Trello giữ vai trò như một nơi trung tâm để theo dõi và quản lý những chi tiết đó. Michael cho biết: “Chúng tôi theo dõi mọi thứ trong bảng đó—ngày chúng tôi cần một mặt hàng, các màu sắc—tất cả mọi thứ".

Chúng tôi đã có danh sách công việc trong thẻ để đảm bảo rằng chúng tôi có tất cả thông tin mà nhóm đặt hàng cần biết để thực hiện công việc của họ.

Từ bảng hoạt động, các yêu cầu đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp, kích hoạt quy trình thực hiện đơn hàng. Các nhà cung cấp cho biết trên thẻ Trello rằng họ có chấp nhận đơn đặt hàng không và thời điểm đơn hàng được vận chuyển. Sau đó, khi quy trình thực hiện đơn hàng của SwagUp phát triển mạnh mẽ hơn, Michael bắt đầu thấy giá trị của các Tiện ích bổ sung—giúp bổ sung thêm chức năng và các tích hợp với những công cụ kinh doanh quan trọng khác vào bảng Trello bất kỳ.

Trong sáu tháng, SwagUp đã hoạt động trên phiên bản Trello miễn phí, nhưng Michael nóng lòng muốn xây dựng chức năng cho bảng Trello, đặc biệt là bao gồm thông tin vận chuyển trên thẻ của họ. Tiện ích bổ sung Theo dõi gói hàng đính kèm số theo dõi từ các lô hàng vào ngay thẻ Trello giúp cung cấp thông tin tiến độ và ngày giao hàng cập nhật ngay trong Trello. Anh cho biết: “Chúng tôi có hàng trăm gói hàng đến và đi mỗi ngày. Thật hữu ích khi nhìn vào một thẻ và xem gói hàng đã đến hay chưa và biết vị trí của gói hàng".

SwagUp có công cụ đột phá hợp thời

Tôi không biết bất cứ cách nào khác để chúng tôi có thể làm được điều đó. Chúng tôi sẽ chẳng thể tiếp tục hoạt động nếu không có Trello.

Chỉ trong hơn hai năm, một ý tưởng kinh doanh đổi mới đã trở thành một doanh nghiệp đổi mới và Michael công nhận vai trò thiết yếu của Trello trong quá trình chuyển đổi đó. Ngoài ra, việc công ty đầu tư vào trải nghiệm khách hàng mới trong một ngành công nghiệp tĩnh đang đem về các thành quả: SwagUp đã có thêm 800 khách hàng, sắp cán mốc đơn đặt hàng thứ hai nghìn và dự kiến tổng doanh thu hàng năm sẽ nằm trong khoảng từ 8 triệu đến 9 triệu đô la vào năm 2019.

Michael khẳng định: "Tôi không biết bất cứ cách nào khác để chúng tôi có thể làm được điều đó. Chúng tôi sẽ chẳng thể tiếp tục hoạt động nếu không có Trello". “Trello không chỉ thống nhất quy trình của chúng tôi và giúp mọi người hiểu rõ vai trò của họ, mà còn giúp tự động hóa các bước thiết yếu của quy trình để chúng tôi có thể tiến nhanh hơn rất nhiều và phát triển thành một công ty giá trị hàng triệu đô la với đội ngũ chỉ có 10 người”.