UNICEF + Trello

Trong thời gian bão Irma, hơn 22.000 người đã nhận được thông tin cứu sinh trong chưa tới 30 giờ nhờ UNICEF.

Bằng cách sử dụng nền tảng tương tác và giao tiếp cho thanh thiếu niên tên là U-Report, Trung tâm Đổi mới Toàn cầu UNICEF đã hỗ trợ hàng trăm cộng đồng chuẩn bị trước những cơn bão tai hại.

Làm việc liên tục không ngừng từ Bangkok đến Copenhagen, Panama đến Santiago, 3 trong số 17 thành viên nhóm phân tán toàn cầu đã đến 14 quốc gia bị ảnh hưởng bằng cách mở rộng quy mô và sử dụng U-Report trong thời gian kỷ lục. Hơn một nửa số người mà họ hỗ trợ cho biết đây là thông tin kịp thời duy nhất họ nhận được về cách chuẩn bị và bảo vệ an toàn cho cộng đồng của họ.

Trello là một công cụ giúp nhóm đổi mới của UNICEF ứng phó nhanh chóng với trường hợp khẩn cấp.

Tính minh bạch và nhiều tầm nhìn chiến lược trong Trello giúp chúng tôi cung cấp sự hỗ trợ nhất quán cho một quốc gia, trong đó có thể có nhiều dự án ở các lĩnh vực khác nhau liên quan đến và được hỗ trợ bởi những người khác nhau.

Các thông điệp ngắn gọn, rõ nghĩa, đơn giản được chia sẻ với những người sống trên đường đi của bão đã bảo vệ họ và gia đình họ. Khi được hỏi, 89% cho biết họ thấy thông tin hữu ích, 80% đã chia sẻ thông tin với ít nhất một người, 57% chia sẻ thông điệp với năm người trở lên.

Dành cho mọi trẻ em

Khi nghĩ về một tổ chức đã thành lập 70 năm, bạn có thể liên tưởng đến sự quan liêu và bảo thủ, nhưng UNICEF không đi theo khuôn mẫu đó. Họ gìn giữ lòng tin và sự vững vàng trong công việc giúp đỡ trẻ em gặp khủng hoảng qua gần một thế kỷ, và họ cũng mang trong mình tinh thần đổi mới. Đằng sau mỗi nỗ lực phát triển và nhân đạo là một ý chí thúc đẩy để tạo nên sự khác biệt theo cách khác, để cung cấp dịch vụ tốt hơn mỗi lần và học hỏi từ kết quả.

Dù cho điều đó có nghĩa là bơm nước bằng tay để tiếp cận nước uống sạch nhanh hơn, hay các quy trình đánh giá chính xác trẻ em bị suy dinh dưỡng nghiêm trọng, hay đẩy lùi giới hạn của các công nghệ mới nổi để cải thiện quy trình của họ—sứ mệnh xây dựng một thế giới tốt đẹp hơn cho mọi trẻ em hiện hữu trong mọi nhóm tại UNICEF.

Khi nói đến việc phá cách, nhóm nghiên cứu đứng sau Trung tâm Đổi mới Toàn cầu (GIC) của UNICEF đặc biệt sáng tạo. Họ đánh giá và thực hiện các ý tưởng cùng công nghệ có thể mở rộng quy mô ở cấp độ quốc gia hoặc đa quốc gia nhằm cải thiện cuộc sống của trẻ em và gia đình của trẻ một cách hiệu quả và chính xác hơn. Họ cũng đang khám phá ý nghĩa của việc trở thành một nhóm làm việc thực sự phân tán nhờ công nghệ.

Tanya Accone, Cố vấn cấp cao về Đổi mới, người lãnh đạo nhóm GIC của UNICEF, làm việc với 16 đồng nghiệp toàn thời gian và bán thời gian của cô trên 11 địa điểm, cho phép chu kỳ hỗ trợ 24 giờ theo múi giờ và cộng tác không đồng bộ. Đặc biệt trong trường hợp áp dụng các giải pháp để hỗ trợ ứng phó khẩn cấp, họ cần tiến hành công việc nhanh lẹ nhất có thể:

Chúng tôi không thể lãng phí thời gian gửi mọi thứ qua email và rồi cố tìm những email đó, xác định vị trí nhận nhiệm vụ trong ca ngày làm việc khi liên quan đến thông tin cứu sinh, ảnh hưởng đến cuộc sống cho cộng đồng. Trello giúp các cuộc trò chuyện và quá trình thực hiện của chúng tôi diễn ra liền mạch và hiệu quả.

Năm 2016, nhóm nhỏ gồm những người làm việc từ xa tối đa này đã tích cực hợp tác với 89 trong số 193 quốc gia mà UNICEF hỗ trợ, để cho ra mắt các sáng kiến mới với các chính phủ và tổ chức, giúp họ chuẩn bị cho các sự kiện đột phá cũng như giới thiệu những cách làm việc mới để đẩy nhanh các sáng kiến về y tế, bảo vệ và giáo dục cho trẻ em được UNICEF và các đối tác của UNICEF trên toàn thế giới hỗ trợ.

Nỗ lực làm việc từ xa tối đa

Nhóm GIC ban đầu là một nhóm nhỏ gồm bảy người làm việc ở cùng một địa điểm tại Kampala, Uganda. Họ bắt đầu sử dụng Trello làm phương tiện để lưu trữ tất cả thông tin quan trọng nhất ở cùng một nơi—một nguồn tin cậy duy nhất cung cấp cho cả nhóm mức độ minh bạch không thể có được qua các luồng email và tài liệu trên máy tính cục bộ khó di chuyển.

Trello giúp nhóm của chúng tôi tổ chức các nỗ lực nội bộ để chúng tôi có thể hỗ trợ người khác hiệu quả nhất, dù trong thời kỳ khủng hoảng hay trong công việc thông thường để giải quyết nhu cầu xã hội.

Với động lực là nhu cầu hỗ trợ từ các quốc gia, nhóm sớm vượt xa những gì có thể được cung cấp hiệu qua mô hình một địa điểm. Nhóm đã làm việc theo kiểu xê dịch, với các thành viên đi lại để hỗ trợ những văn phòng quốc gia khác nhau trên toàn thế giới. Khi họ quyết định phân tán nhóm trên toàn cầu để nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc, nguồn tin cậy duy nhất đó càng trở nên có giá trị hơn. Họ làm việc từ xa ở giới hạn cao nhất với một ngày làm việc không đồng bộ 24 giờ, phát hiện ra sự cần thiết của một bộ công cụ để cộng tác, tổ chức và chia sẻ một tầm nhìn chiến lược duy nhất về các nỗ lực bất kể vị trí của họ ở đâu.

Mục tiêu là xây dựng một không gian làm việc trực tuyến mới cho phép họ hoạt động hiệu quả và kết nối trên chín múi giờ như trước đây khi họ làm việc ở cùng một địa điểm. Và như thế, vào năm 2016, trong sứ mệnh áp dụng đổi mới vào cách hoạt động của UNICEF, họ đã khởi động một cuộc khám phá có hệ thống về một loạt các công cụ cộng tác nhóm khác nhau để tìm ra ngăn xếp công nghệ “làm việc từ xa tối đa” lý tưởng.

Chọn Trello (Một lần nữa)

Trong khoảng thời gian 12 tháng, nhóm của Tanya đã đánh giá và thử nghiệm 17 ứng dụng cộng tác khác nhau trên các lĩnh vực quản lý dự án, video, trò chuyện và email. Trong quá trình thử nghiệm, họ thực hiện quy trình làm việc ở bốn công cụ cộng tác dự án khác nhau.

Cuối cùng, họ nhất trí chọn một bộ gồm năm công cụ để điều hành văn phòng ảo. Tuy rằng trước đó đã sử dụng Trello, công cụ này một lần nữa lại là sự lựa chọn hàng đầu của họ cho cộng tác nhóm vì một số lý do quan trọng:

• Cấu trúc thẻ-danh sách-bảng đơn giản giúp các thành viên nhóm không được đào tạo quản lý dự án dễ dàng áp dụng;
• Tính chất linh hoạt và minh bạch của Trello có nghĩa là mọi người đều có thể tiếp cận thông tin họ cần;
• Có thể tạo quy trình làm việc mới khi cần và có thể sử dụng bảng cho mục đích khác ngoài việc theo dõi tác vụ;
• Tầm nhìn chiến lược trực quan, kết hợp với các tính năng như nhãn và lọc, giúp họ xem xét thông tin theo các tổ hợp khác nhau (và có giá trị), dù là theo quốc gia hay theo nỗ lực hoặc giải pháp toàn cầu.

Chúng tôi có thể tạo khuôn và định hình Trello theo cách tư duy và hành xử của tổ chức thành một cấu trúc cố định hơn là cố gắng điều chỉnh cho hợp với nhóm làm việc và nhu cầu đang thay đổi mỗi ngày.

Cách Trello giúp cung cấp một tầm nhìn chiến lược toàn cầu

Đối với nhóm GIC của UNICEF, Trello là công cụ cộng tác nội bộ quan trọng nhất—một nền tảng cộng tác cho công việc họ làm.

Khi làm việc với số lượng quốc gia bất kỳ tại thời điểm bất kỳ, họ có thể theo dõi mọi địa điểm, bao gồm tất cả các điểm liên lạc và mọi tài liệu quan trọng, trên các bảng Trello chuyên dụng.

Thường dẫn đầu nhiều sáng kiến cùng một lúc trong cùng một quốc gia, sau đó họ sắp xếp tên bảng theo quốc gia và theo giải pháp mà họ đang giúp để mở rộng quy mô. Trong các cuộc khủng hoảng do bão Caribe, họ tập trung vào một bảng cho “Ứng phó bão Irma khẩn cấp” đồng thời duy trì cập nhật thông tin ở địa phương khác.

Trong thâm tâm, chúng tôi cũng biết tất cả các cuộc trò chuyện khác đang diễn ra giữa chúng tôi với 14 quốc gia đó về việc thực hiện bất cứ công việc gì khác có thể có liên quan, và những ai là người liên hệ chính và trọng điểm ở mỗi quốc gia.

Cùng lúc đó, ở những khu vực khác trên thế giới, nhóm của họ thực hiện các sáng kiến như UPSHIFT, một chương trình ươm mầm khởi nghiệp nhằm xây dựng tinh thần kinh doanh cho giới trẻ và đổi mới xã hội. Chương trình này hỗ trợ những người trẻ bị thiệt thòi nhất, bao gồm người khuyết tật và người mất nhà cửa ở 8 quốc gia và khu vực khác nhau để phát triển thành các doanh nhân và nhà xây dựng giải pháp trong cộng đồng của họ. Công việc cốt lõi để quản lý 8 dự án này và 20 quốc gia muốn giới thiệu UPSHIFT (có cả thành phần tương tự và hệ sinh thái khác nhau cùng các giai đoạn phát triển cùng một lúc) được hoàn thành trong Trello.

Thế nhưng, Trello chỉ là một phần trong hành trình này.

Thông tin đầu ra từ tầm nhìn chiến lược cấp cao mà Trello cung cấp được hiện thực hóa qua những trải nghiệm mà các chương trình như UPSHIFT mang đến, giống như trường hợp của Tuấn Nguyễn, một sinh viên đại học bị khiếm thị tại Việt Nam hiện đang hỗ trợ toàn bộ cộng đồng chuyên gia giống cậu với bảng công việc trực tuyến.

Hay Rina Shabani, một thiếu nữ 16 tuổi người Kosovan, hiện đang phụ trách giáo dục về bất bình đẳng giới trong các bạn đồng lứa của em. Các nhà đổi mới xã hội ở Kosovo như Rina, đã cho ra mắt các giải pháp giúp đỡ hơn 200.000 người.

GIC cũng đang hỗ trợ UNICEF Indonesia và Chính phủ Indonesia quản lý chiến dịch tiêm chủng lớn nhất từ trước đến nay của họ, một nỗ lực trợ giúp tiêm chủng cho 70 triệu trẻ em chống lại virus Sởi và Rubella đe dọa tính mạng.

Hơn nữa, công nghệ là nền tảng để thực hiện loại thay đổi này ở quy mô lớn: RapidPro, một công cụ giao tiếp nguồn mở, cung cấp thông tin chuyên sâu có thể hành động trong thời gian thực mà hệ thống theo dõi dựa trên giấy tờ truyền thống không thể làm được, và công cụ này tiếp cận mọi người trên điện thoại di động riêng của họ; trong trường hợp này là qua SMS. Bài học rút ra từ việc triển khai ở Indonesia và cả ở Zambia sẽ được áp dụng ở các quốc gia quan tâm đến ứng dụng của RapidPro để hỗ trợ mục tiêu tiêm chủng của họ.

Chỉ với hai người xây dựng quy trình RapidPro để hỗ trợ y tế số ở 15 quốc gia, nền tảng cộng tác trong Trello giúp họ đảm bảo minh bạch cho công việc để các thành viên nhóm có thể tự hỗ trợ về các chi tiết họ cần mà không cần phải dừng lại và cập nhật liên tục. Điều này cũng cho phép nhóm tạo thành một phần trong—và nhân rộng—mạng lưới các chuyên gia y tế có thể thúc đẩy công việc này trên UNICEF.

Cải thiện cuộc sống của trẻ em: Từ hiện tại đến tương lai

Trọng tâm sứ mệnh đằng sau Trung tâm Đổi mới Toàn cầu của UNICEF là đưa ra ý tưởng giúp hàng nghìn người ở một nơi và triển khai để giúp hàng triệu trẻ em và gia đình của trẻ ở 190 quốc gia trên toàn cầu, nơi UNICEF hoạt động.

Trong thực tiễn, điều đó có nghĩa nhóm của Tanya cam kết thực hiện các nguyên tắc nguồn mở và đổi mới kỹ thuật số. Nói cách khác, các dự án của UNICEF được xây dựng để những người khác chia sẻ và sử dụng, không chỉ thông qua tổ chức của họ. Trello chia sẻ tinh thần cộng tác phát triển có lợi này và thế nên Trello là phương tiện lý tưởng để hỗ trợ công tác này.

Chúng tôi xây dựng mọi thứ để có thể dễ dàng thiết lập, sử dụng, điều chỉnh và nhân rộng bởi vì chúng tôi luôn ghi nhớ đối tượng mà những công cụ này giúp đỡ: trẻ em và gia đình của trẻ ở những nơi khó tiếp cận nhất.

Theo quan sát của Tanya, từ mức độ làm việc nhóm cao nhất về nhân đạo cho đến các công cụ họ sử dụng như Trello, chúng tôi đều là một phần trong hệ sinh thái chung, lớn hơn, chịu ảnh hưởng từ những nỗ lực mà chúng tôi thực hiện để giúp đỡ người khác. Và những nỗ lực đó có tác động mạnh mẽ nhất khi họ phát triển và tăng trưởng theo nhu cầu của cộng đồng mà họ phục vụ:

Chúng tôi muốn trở thành enzyme trái ngược với chất xúc tác. Chất xúc tác khiến phản ứng hóa học xảy ra nhanh hơn. Enzyme làm tăng tốc độ thay đổi còn nhanh hơn cả chất xúc tác, enzyme chuyển hóa chất chịu tác động thành một chất mới, và bản thân enzyme được thay đổi và phát triển do quá trình đó.

Nhìn chung, điều này có nghĩa danh mục dự án của GIC, giống như các bảng Trello mà họ sử dụng để theo dõi các danh mục này, trông sẽ rất khác nhau sau một năm. Và điều đó rất tốt.

Chúng tôi muốn nhìn lại và thấy rằng chúng tôi đã góp phần nhân rộng kết quả tích cực quy mô lớn với và dành cho trẻ em. Chúng tôi muốn tiếp nhận những điều 'đổi mới' và biến những điều đó thành cách hoàn thành công việc trên bảng. Nhìn chung, chúng tôi hy vọng sẽ phát triển với cách tốt nhất tiếp theo để đưa ra sự thay đổi có lợi trên thế giới.