Palace Law + Trello

说到律师的工作，您脑海中会浮现哪些画面？

在传统概念里，他们西装革履，某种程度上代表着古板的职业文化，成天在办公室里办公，处理着大量的文件夹和文书工作。

律师行业是建立在纸质系统之上的，这种设计和存在已经延续了几十年。

按照 Palace Law 的律师 Jordan Couch 的说法，这种系统是为从事该职业的人而非被服务的人而建立的。Jordan 说：“在某种程度上，这个行业违背了客户的最大利益。考虑到计时收费模式，客户的成功会阻碍你的事业，因为你的工作效率越高，你赚的钱就越少。这对客户来说是有问题的。”

在法学院，Jordan 受到众多教授们的启发，他开始考虑用全新的方式来开展法律工作。毕业后，他找到一家志同道合的公司。经过不断的寻觅，他找到了 Palace Law 的创始人 Patrick Palace。双方都认为，该行业需要在不收取更多费用的情况下为客户提供更优质的服务。Jordan 说：“我们希望为更多人提供更高效优质的服务。这一愿望支持着我们实现如今已经取得并将继续实现的所有改变。”

为了给客户提供更优质的服务，Palace Law 决定创建和实施数字系统来实现这一目标，并用这一方法来取代以纸质材料为基础的结构，尽管这已是许多法律工作者日常工作的核心内容。

开启数字化旅程

Jordan 表示：“对律师来说，能够将工作流程可视化非常重要，但我们的工作流程往往很难看清和理解。因此我们考虑使用 Trello。”

Palace Law 的首次数字化转型实践侧重于两个关键挑战。

第一个挑战是让律师能够在办公室之外为客户提供服务。为此，公司必须找到一种方法，使分散在办公桌和书架上的所有信息（所有这些纸质文件）均可从任意位置进行访问。Palace Law 采用“Clio 法律趋势报告”作为其基于云的实践管理系统，该系统已成为该公司的数字化档案室。每次通信和每个文件都被记录并存储在那里。

第二个挑战是帮助律师在数字环境中访问其所辖案件和任务。Jordan 表示：“对律师来说，能够将工作流程可视化非常重要，但我们的工作流程往往很难看清和理解。因此我们考虑使用 Trello。”Palace Law 采用 Trello 作为基于云的工作流程系统，并通过 Zapier 将其与 Clio 集成，使 Palace Law 的员工能够获取他们在各种流程中所需的信息。Palace Law 之所以选择 Trello 还在于它具备集成功能。Slack 和 Google Drive 也是该公司数字生态系统中的一部分。

一旦这种无纸化办公环境落实到位，公司将审查其每个工作流程，并在新的数字系统中对其进行更新。例如，在旧系统中，有的人会将一堆案例文件夹随身携带到律师那里，然后将它们堆在办公桌上。那堆文件夹对律师来说就意味着巨大的工作量，使其受困于办公室内，无法脱身。没有这些文件夹，律师就无法完成工作。

Trello 彻底改变了这种运营结构。现在，案例文件夹由 Trello 卡片表示。这些卡片被分配到律师的 Trello 看板，律师则利用 Trello 功能来确定工作的优先级。在旧模式中，律师需要手动标记案例文件夹，指明何时需要再次对其进行审查。现在，他们会在 Trello 中收到一条提醒“再次审查案例的时间到了”。

Palace Law 将其邮件和客户沟通工作流程以及客户接收流程数字化，甚至在 Trello 的帮助下管理诉讼案件。

Jordan 表示：“Trello 能给予我们实实在在的帮助。由于我们的办公桌上不再堆有实体文件，我们需要一种方法来查看每个案例文件夹，我们需要知道哪些工作要处理、了解案例的优先级、查看与客户关联的文件。”

这一变化使得律师能够在家中工作，或是在办公室外与客户会面时随身携带资源。这无疑减轻了他们的压力，从而让每个人都生活得更加轻松。例如，Jordan 使用 Trello 移动应用查看他的邮件并审核截止日期。Jordan 说：“移动应用是检查事物和查看待处理事情的重要工具。”

每天节省 200 张纸

Jordan 表示：“自从我们开始使用 Trello 后，大家都比以前开心了。它使我们的生活变得更加轻松。”

起初，Palace Law 的团队对无纸化办公感到非常不安，但如今他们对自己的这套数字系统已经信心十足。Jordan 说：“一开始，很少有人会这样做，于是大家都对它心存畏惧。因为之前没有任何经过验证的范例。”

尽管 Palace Law 的员工对这次转型感到十分紧张，但他们基本上都同意了。Jordan 说：“发挥创意、有所创新、适应性强本身也是我们公司文化的一部分。我们一直都在寻找为客户提供高质量服务的方法。”

该系统已经取得了一些显著成果。在短短 9 个月内，Palace Law 的收入增长了 76％。此外，该公司获得的净推荐值（NPS）高达 70 分，令人印象深刻。根据“Clio 法律趋势报告”，全国律师事务所的平均 NPS 为 25 分。不仅如此，该公司还大大减少了纸张的使用量。他们平均每天可以节省 200 张纸。

锦上添花的是，这种转变还影响了人们对工作的感受。Jordan 说：“自从我们开始使用 Trello 后，大家都比以前开心了。它使我们的生活变得更加轻松，大家的压力也减轻了。因为如果办公桌上堆着很多文书工作，这其实很难进行跟踪记录。查看带有标签和到期时间的 Trello 卡片不仅可以减轻我们的压力，还能让我们更加轻松地确定工作流程中的重要优先事项。”