McCorvey + Trello

McCorvey Sheet Metal Works 成立於 1925 年，擁有豐富的工藝和創新歷史。HVAC 鈑金細節設計師、製造商和安裝商在其 92 年的歷史中取得了令人驚豔的成長，將當地的小店鋪打造成規模橫跨各州的公司，目前的成員組成有第四代 McCorvey 家族和數百名專業員工。該製造公司在休士頓、奧蘭多和達拉斯都有店鋪，成功示範了如何擴展穩定、成功的業務。

McCorvey Sheet Metal 也一直都是使用紙張作業，也就是使用紙本歸檔系統。直到最近幾年為止，該公司都是在模擬管理系統上運行，該系統由手寫工單組成，這些工單在內部使用，也會傳送給合作公司。技術協調長 Chris Mondeau 很快發現到，這個家族企業的傳統無法隨著公司一起成長：

如果紙張弄丟了，在製造或辦公過程中，人員就無法追蹤物品的位置。

目標是將公司的營運轉移到無紙化系統，這個系統需要簡單易用，而且更重要的是，每個參與者都必須能輕鬆維護。

構建中央樞紐

Chris 開始尋找一個排程程式，以便在製造過程中的每個階段，呈現手邊的任務數量。不過，最需要的是一個軟體系統，使人員在過程的任何時候都能輕鬆互動。而且，不論員工是否熟悉科技產品，都要能輕易上手。他想要一個可成為數位中心的程式，將 McCorvey 員工已經在 Word 和 Dropbox 等程式中處理的檔案和流程匯整在一起。就技術層面來說，提供用於整合的開放式 API (例如 Trello 那樣) 將可確保未來可採用集中式的組織工具，因為團隊專屬的數位工具會引進公司的工作流程中。

在研究階段，各種以團隊為導向的工具曾經過測試，包括 Trello、Mavenlink、Wrike 和 CRM 軟體。Trello 因為以下幾個原因，而成為最佳的「紙張替代工具」：

1. Trello 簡單明瞭的合作功能讓公司的使用者可輕鬆上手。
2. 在一個看板檢視畫面上，於整個生產過程追蹤任務非常簡單有效。
3. 對員工而言，工作流程的呈現性質很符合直覺。

首先是 Trello 現場測試

Trello 在測試階段中推出，製程中有 15 位使用者。他們的團隊看到了品質保證獲得立即改善：現場工作人員現在可以在店鋪內即時查看專案的狀況，並確認已提供了所有必要的資訊。有額外的好處嗎？他們不再需要一直透過電話或電子郵件，向店鋪確認事項和問一些小問題。

Trello 對我們的團隊很有幫助，因為其設計自然流暢。如果你不喜歡流程在看板上的運作方式，你可以進行變更。Trello 非常適合用於我們每天處理的事情。

公司內部有更多團隊開始看到，讓團隊邁向協作數位中心的影響力：

• 當副總裁 Charlie McCorvey 看到 Trelllo 在店鋪流程中產生的影響時，他讓估算團隊加入數位工作流程。透過觀察來追蹤管道中的工作後，他們看到工作桌上剩下的工作量有所減少。他們還可以看到工作在什麼時候的處理時間超出預期，以及誰需要他人的協助來完成工作。
• 製造團隊開始建立問題的歷史記錄，用以追蹤製作過程中出現的問題。從此之後，製造報告大致上就開始以無紙化的方式實行。

整體而言，由於 Trello 看板的資訊透明，員工能夠找到和存取他們需要的任何資訊。例如，如果問題需要詳細備註，則可以在任務卡片上留言給細節設計師，其他工作則可以繼續執行。

建立公司 Trello 文化

Chris 將 Trello 融入公司日常使用工具的其中一種作法，就是在每個店鋪和辦公室周圍，以資訊站模式將其安裝在裝置上，因此員工可以隨時隨地登入和使用 Trello。行動裝置應用程式還可讓現場的團隊成員在移動的過程中，獲得相同的存取權限。

店鋪和辦公室的成員都很熱愛 Trello

除了基本的 Trello 訓練 (通常需要半天) 之外，Chris 還與不同的 McCorvey 團隊合作一週，協助他們根據自己的流程建置看板。一開始只有基本的 Kanban 式「待辦事項」、「進行中」和「已完成」列表，之後他使用更加專屬的列表版面配置、標籤和 Power-Up，監控並協助團隊讓工作流程更加完善。

他最重要的秘訣之一就是善用 Trello 範本 目錄，來獲得可自訂的構想和範例看板，因此無須從頭開始進行設計。與團隊定期確認事項也很重要。Chris 確保，當看板和列表過長或變得繁瑣時，他可以持續簡化工作流程。

最佳的 McCorvey 團隊看板

以下是一些 McCorvey Sheet Metal 最佳的 Trello 工作流程：

團隊腦力激盪

工作流程：為了協助培養公司的創意，有一個集中式的腦力激盪看板可讓員工建立卡片，並且附上改善流程或嘗試新流程的構想。他們每兩個星期就會集體檢閱一次看板，並選出最好的構想付諸實行。

用於：整個組織

看板建置提示：使用投票 Power-Up，讓大家表達對於每個構想的意見。

多重位置工作量分配

工作流程：這是休斯頓和佛羅里達店鋪之間共用的看板，可將製造工作流程以視覺化的方式呈現。店鋪經理會使用看板，在兩個位置之間分配團隊工作量，具體情況取決於待辦事項上的項目。

用於：團隊經理

看板建置提示：使用標籤，以視覺的方式表示哪些任務要指派到哪些位置。「以電子郵件新增看板」功能可方便估算人員將客戶要求電子郵件轉寄至看板，並將工作傳送至管道。

鎖定更遠大的目標

McCorvey 確實因為採用 Trello，而能夠在日常內部營運中提升分工合作和資訊透明的程度，但他們也因為數位轉型，而成為產業中的領導者。

在一個大型醫療設施專案的競標過程中，Trello 協助該公司在 14 家公司中脱穎而出。在簡報中，他們設定了共用看板，使雙方能夠即時溝通和追蹤製造過程。他們公開分享的開放合作方式給客戶留下了深刻的印象。如同 Chris 所說的：「資訊透明始終是重要的銷售亮點。使用 Trello 可讓客戶知道，我們想確保可妥善完成工作。」

無紙化生產力的新時代

當 Chris Mondeau 開始尋找有助於組織製造流程的方案時，他並不知道這將對整個公司產生多大的影響力。事實證明，Trello 扮演著催化劑的角色，推動團隊實現真正的無紙化作業：

McCorvey 使用紙本作業已經有 60 至 70 年了，由於 Trello 的關係，而能夠在短時間內完全數位化。Trello 產生了巨大的影響，而這其實是一個意料之外的結果。我們非常喜歡 Trello。

Chris 將 Trello 引進公司的最初目標：提高團隊之間的協作、透明度和溝通，都已經取得了實際的成果，協助他們在佛羅里達州和德州的辦公室、店鋪和作業現場隨時保持聯繫。對於 McCorvey Sheet Metal Works 而言，擁有可隨其組織擴展的數位中心，是公司在接下來的 100 年成功發展的重要一步。