UNICEF + Trello

在颶風伊爾瑪肆虐期間，超過 22,000 人因為 UNICEF 而能在不到 30 個小時內收到救命資訊。

UNICEF Global Innovation Centre 利用一個名為 U-Report 的青年參與和溝通平台，讓數百個社區能夠在暴風侵襲前，提前做好準備。

從曼谷到哥本哈根，從巴拿馬到聖地亞哥，分散在全球各地的 17 名團隊成員中，有 3 名成員日以繼夜的工作，以破紀錄時間擴展和使用 U-Report，成功接觸到 14 個受影響的國家。在他們協助的人當中，有超過一半表示，這是他們收到的唯一及時資訊，告訴他們如何做好準備及保護社區安全。

Trello 這個工具讓 UNICEF 的創新團隊能夠迅速因應緊急狀況。

Trello 的透明公開以及多元觀點，有助於我們為單一國家提供一致的服務，在一個國家的不同地區中，可能有不同的人員參與或支援多個專案。

與住在暴風路徑上的人分享簡短、清晰、簡單的訊息，確保他們及其家人的安全。在接受訪問的人之中，有 89% 的人表示收到的資訊是有用的，80% 曾將資訊分享給至少一個人，57% 曾將資訊分享給五個人以上。

協助每位兒童

提到一個具有 70 年歷史的組織時，您可能會想到一個官僚僵化的機構，但 UNICEF 卻不落窠臼。近一個世紀以來，他們一直保持著信任和堅定的態度，幫助處於危機中的兒童，但他們的骨子裡同樣具有創新的想法。在每一項發展和人道主義努力的背後，都有一股驅動力，那就是以不同的方式改變現狀，讓每一次都能提供更好的服務，並從結果中學習。

無論是使用手動幫浦加速取得清潔的飲用水，準確評估嚴重營養不良兒童的流程，或者是突破新興技術的界限來改進流程：UNICEF 的使命是為每個兒童建立一個更美好的世界，其中的每個團隊都貫徹這項使命。

在突破界限方面，UNICEF Global Innovation Centre (GIC) 背後的團隊尤其具有創新精神。他們評估並實施某些想法和技術，以便更有效、更準確地改善兒童及其家庭的生活，而這些和技術可以擴展到國家或跨國的層面。他們也在探索透過科技成為一個真正的分散式團隊，有著什麼樣的含意。

Tanya Accone 是領導 UNICEF GIC 團隊的資深創新顧問，她與分散在 11 個地點的 16 名全職和兼職同事合作，實現 24 小時時區循環的支援與非同步協作。特別是在應用解決辦法來支援緊急回應的情況下，他們需要儘可能地順利執行工作：

當某項資訊涉及到為社群挽救生命，或者是會影響到生命時，更是刻不容緩，我們不能浪費時間在使用電子郵件發送資訊、嘗試找出這些電子郵件，以及在工作日換班時瞭解要接續的工作。Trello 讓我們的對話與工作執行能夠無縫接軌，並提升效率。

2016 年，這個由距離超遠的工作人員組成的小團隊，在 UNICEF 所支援的 193 個國家之中，積極地與其中 89 個國家合作，以與各國政府和組織一起發起新的計畫、幫助政府和組織為天災人禍做好準備，並引進新的工作方式，以便 UNICEF 及其世界各地合作夥伴所支援的兒童健康、保護及教育計畫能更快實行。

將遠距工作推向極致

GIC 團隊一開始是由 7 個人組成的小型團隊，這 7 人在烏干達坎帕拉一起工作。他們開始使用 Trello 將所有最重要的資訊儲存在一處，作為單一事實來源，提升整個團隊取得資訊的透明度，如果要在本機電腦中追蹤冗長的電子郵件回覆串與文件，則無法達成這樣的透明度。

Trello 幫助我們的團隊組織內部工作，讓我們能夠最有效地支援他人，無論是在危機發生的時刻，還是在解決社會需求的一般工作期間，都是如此。

受到各個國家對支援需求的驅動，該團隊的能力快速發展，目前可提供的服務已經遠超過單一位置團隊所能做到的範圍。該團隊變成像遊牧民族一樣，成員前往全球各地支援不同的國家辦事處。當他們決定將團隊分散在全球各地來提高效率與效益時，這個單一事實來源就變得更有價值。他們透過 24 小時不間斷非同步工作日的的方式，將遠距工作推向極致，並發現需要一套工具，才能夠展開合作、進行組織，及分享各地工作的單一觀點。

目標是打造一個新的虛擬工作空間，讓他們能夠跨越九個時區，高效率地行動與保持聯繫，就像是在同一個地點工作一般。因此在 2016 年時，為了達成使命，也就是為 UNICEF 帶來創新工作方式，他們開始有系統地探索各種團隊協作工具，以找出理想的「超遠距工作」技術堆疊。

(再次) 選擇 Trello

Tanya 的團隊用了 12 個月的時間，評估與測試 17 個不同的協作應用程式，範圍涉及專案管理、影片、聊天和電子郵件等領域。在實驗的過程中，他們使用四種不同的專案協作工具來執行工作流程。

最後，他們採用了一個內含五種工具的套件，來執行他們的虛擬辦公室。儘管他們以前就使用 Trello 了，但基於一些重要的原因，Trello 再次成為他們進行團隊協作的首要選擇：

• 簡單的看板-列表-卡片結構很容易上手，即使團隊成員沒有經過專案管理的訓練，也能夠輕鬆使用；
• 其具有彈性和透明的性質，意味着每個人都可以存取他們所需要的資訊；
• 可以視需要發明新的工作流程，而且，看板的功能不僅僅是用來追蹤任務而已；
• 視角外加標籤和篩選等功能可幫助成員以不同 (且有價值) 的組合來查看資訊，無論是依國家查看，還是依成就或解決方案以全球視角查看都可以。

我們能夠根據組織的思維和行為模式塑造 Trello，而不用試圖將我們的團隊和持續變化的需求塞到固定的架構中。

Trello 如何協助提供全球視角

對於 UNICEF GIC 團隊而言，Trello 是最重要的內部協調工具，為他們所做的工作建立合作基礎。

他們能夠在任何指定的時間與數量不限的國家合作，使用專用的 Trello 看板追蹤每個位置，包括所有連絡窗口和每份重要文件。

他們通常會在同一個國家內同時發起多項計畫，然後按他們正協助推廣的目標國家和解決方案，來組織看板名稱。在加勒比颶風危機期間，他們將重心放在「伊爾瑪緊急應對」看板上，同時也一直留意其他當地資訊。

在我們的腦海中，我們也知道之前與這 14 個國家所進行的所有其他對話，像是討論實施任何其他的相關工作，以及每個國家的主要連絡人和負責人是誰。

同時，在世界上的其他地區中，該團隊致力推動一些計畫，例如 UPSHIFT 是一個養成計劃，目的是培養青年企業家精神和社會創新。此計劃在 8 個國家和地區中，為受到邊緣化的青年 (包括身心障礙和流離失所的年輕人) 提供協助，讓他們成為社群中的企業家和提出解決方案的人。要管理這 8 個專案和 20 個希望引進 UPSHIFT 的國家 (在任何時候都有相似的構成要素和不同的生態系統和發展階段)，其核心工作就是在 Trello 進行的。

但 Trello 只是過程中的一部分。

Trello 提供的概觀視角，讓如 UPSHIFT 等計畫提供的經驗得以實現，像是 Tuấn Nguyễn 是一位有視力障礙的越南大學生，現在能夠透過線上工作看板，支援由像他這樣的專業人士組成的整個社群。

另外一個例子是 Rina Shabani，她是一位 16 歲的科索沃少女，現在負責在其同儕之中提倡性別差異教育。在科索沃，像 Rina 這樣的社會創新者已經推出許多解決辦法，幫助超過 20 萬的人。

GIC 還支援 UNICEF 印尼辦事處和印尼政府，管理他們有史以來規模最大的免疫活動，該活動要為 7 千萬名兒童接種疫苗，以免兒童因為感染麻疹和德國麻疹，而引發重病或死亡。

同樣的，科技是實現這種大規模變革的基礎：RapidPro 是一種開放原始碼的通訊工具，可即時提供可操作的見解，這是傳統紙本追蹤系統所無法達成的，此外還能讓人們透過手機取得聯繫；在此案例中則是透過簡訊。從印尼與尚比亞的部署中汲取的經驗與教訓，也將應用在對 RapidPro 應用程式感興趣的國家，以協助其達成免疫目標。

單單只透過兩個人就建構了 RapidPro 流程，以支援 15 個國家的數位健康。在這個過程中，Trello 的協作基礎能幫助他們保持工作的透明度，讓團隊成員能夠自行取得他們需要的詳細資料，因此這兩人無須經常停下工作來提供最新消息。這也讓團隊能夠建構和擴大衛生專家網絡，在整個 UNICEF 推動這項工作。

改善兒童生活：從現在到未來

UNICEF Global Innovation Centre 使命的核心概念，就是提出一個想法，以便在一個位置幫助成千上萬的人，並在 UNICEF 運作的全球 190 個國家中實踐這個辦法，來幫助數百萬名兒童及其家庭。

實際上，這意味著 Tanya 的團隊致力於開放原始碼原則和數位創新。換句話說，UNICEF 專案是為了與他人共享和使用而建立的，而不僅僅是為了在組織中使用。Trello 呈現了這種高成效、不斷發展的合作精神，這就是為什麼 Trello 是實現這項工作的理想工具。

我們構建所有一切，以便可以輕鬆地設定、使用、調整及複製，因為我們始終掛念這些工具的協助對象：偏遠地區的兒童及其家人。

正如 Tanya 所說，從最高層級的人道主義團隊合作，到他們使用的工具 (例如 Trello)，我們都屬於一個更大的共享生態系統，而這個生態系統會因為我們為他人所付出的努力，而受到影響。當我們因應社群的需要，調整與擴大我們的付出時，就會產生最大的影響力：

我們的目標是成為酵素，而不是催化劑。催化劑能使化學反應更快發生，而酵素加快變化的速度甚至比催化劑更快，酵素會將其作用之物轉化為全新的物質，本身也會隨著這個過程的結果而改變與調整。

總體而言，這意味着 GIC 專案組合 (例如用來追蹤專案的 Trello 看板) 看起來將在一年內產生很大的變化。這是一件非常好的事。

回顧過往，我們已經為兒童提供許多協助，並且與兒童攜手達成許多優異的結果。我們希望得到「創新」，並轉化成在看板上完成工作的方式。總而言之，我們希望接下來以更好的方式發展，為全世界帶來有益的改變。