McCorvey + Trello

Společnost McCorvey Sheet Metal Works, založená v roce 1925, má bohatou historii v oblasti výroby a inovací. Tato firma zabývající se návrhem, výrobou a instalací systémů pro klimatizaci, ventilaci a vytápění zažila během své 92leté historie neuvěřitelný růst. Původně rodinný podnik se rozrostl na mezistátní korporaci, která živí již čtvrtou generaci rodiny McCorveyových a stovky věrných zaměstnanců. Výrobní společnost s pracovišti v Houstonu, Orlandu a Dallasu je ukázkovým příkladem, jak stabilně a úspěšně rozvíjet podnikání.

Kromě toho mají v McCorvey Sheet Metal také zavedenou historii systémů založených na vyplňování papírů. Až do nedávných let společnost provozovala analogový administrativní systém, který sestával z ručně psaných lístků, jež se používaly nejen interně, ale byly zasílány také partnerským podnikům. Technický koordinátor Chris Mondeau rychle zpozoroval, že tato tradice rodinného podniku nepatří mezi ty, které se spolu se zbytkem podniku úspěšně vyvíjely:

Papír se ztrácel a lidé měli problém sledovat, v jaké fázi výrobního nebo obchodního procesu se nacházejí jednotlivé položky.

Stanovil si cíl přesunout provoz na systém bez papírů, v němž by se všichni zapojení rychle naučili pracovat, a který by byl hlavně snadno spravovatelný.

Výstavba jednotného centra

Chris začal hledat plánovací program, který by umožňoval vizualizovat řadu aktuálních úkolů v každé fázi procesu výroby. Nejdůležitější potřebou však bylo získání softwarového systému, který by lidem umožňoval snadnou komunikaci v jakékoli fázi procesu a na jakékoli úrovni technické zdatnosti. Chtěl program, který by se stal digitálním centrem a spojoval soubory a procesy, na kterých už zaměstnanci McCorvey pracovali v aplikacích, jako je Word nebo Dropbox. Pokud jde o technickou stránku, bylo vhodné mít otevřené rozhraní API pro integrace (jako má Trello!), které by pomohlo zajistit bezproblémové fungování centrálního organizačního nástroje i v budoucnu, kdy se do workflowů společnosti budou zavádět další digitální nástroje pro jednotlivé týmy.

Během výzkumné fáze se testovala řada týmově orientovaných nástrojů, včetně řešení Trello, Mavenlink, Wrike a CRM. Trello se stalo hlavním kandidátem na „náhradu papíru“ z několika důvodů:

1. Přímočaré kolaborativní funkce byly rychle přijaty uživateli v celé společnosti.
2. Sledování úkolů napříč výrobním procesem na jedné nástěnce bylo jednoduché a efektivní.
3. Vizuální povaha workflowů byla pro zaměstnance velmi intuitivní.

Nejdříve se Trello otestovalo v praxi

Testovací fáze řešení Trello byla spuštěna pro 15 uživatelů ve výrobním procesu. Jejich tým zaznamenal okamžitý nárůst kvality: Pracovníci v terénu nyní viděli stav projektů v dílně v reálném čase a mohli si ověřit, zda byly poskytnuty všechny potřebné informace. A navíc už nemuseli neustále telefonovat nebo psát e-maily do dílny kvůli kontrolám a drobným dotazům.

Trello našim týmům vyhovuje, protože je extrémně organické. Pokud se vám nelíbí, jak funguje proces na nástěnce, můžete jej změnit. Trello přesně zapadá do toho, co děláme na denní bázi.

Další a další týmy ve firmě si začaly všímat dopadu, který zavedení kolaborativního digitálního centra mělo:

• Když viceprezident společnosti Charlie McCorvey spatřil dopad řešení Trello na procesy v dílně, přivedl k digitálním workflowům i analytický tým. Díky vizuálnímu sledování úloh v kanálu snížili počet úkolů, které nedošly k naplnění. Také měli před očima, které úlohy trvaly déle, než se očekávalo, a kdo potřeboval pomoc při odvádění své práce.
• Výrobní tým začal vytvářet historický protokol problémů, které vyvstaly ve výrobním procesu. Zprávy z výroby už pak z většiny přešly do digitální podoby.

Obecně lze říci, že zaměstnancům vyhovuje možnost najít a použít všechny informace, které potřebují, díky transparentní povaze nástěnek Trello. Pokud se například vyskytne problém s finálním zpracováním, lze na kartu úkolu přidat komentář pro odpovědného pracovníka – a mezitím mohou pokračovat další práce.

Budování firemní kultury okolo řešení Trello

Jedním ze způsobů, jak Chris implementoval Trello do každodenního provozu společnosti, byla jeho instalace na „kioskových“ zařízeních umístěných ve všech dílnách a kancelářích. Díky nim se zaměstnanci mohou přihlásit a používat Trello kdekoli a kdykoli. A díky mobilní aplikací mají členové týmu stejné možnosti přístupu i v terénu.

Trello mělo u lidí v dílně i kanceláři strhující úspěch.

Kromě základního školení v řešení Trello (které obvykle trvá půl dne) se Chris vždy na týden spojil s různými týmy společnosti McCorvey a pomohl jim sestavit nástěnky odpovídající jejich procesům. Vychází ze základní sady sloupců „Úkoly“, „Probíhající práce“ a „Hotovo“ inspirované kanbanem a poté monitoruje a pomáhá týmu vyvíjet workflow s více přizpůsobenými rozvrženími sloupců, štítky a vylepšeními.

Jedním z jeho nejosvědčenějších tipů je využití adresáře šablon Trello k získání inspirace a ukázkových nástěnek, které lze přizpůsobit, místo vytváření všeho od nuly. Důležité je i pravidelné dohlížení na týmy. Chris je k dispozici, když je třeba průběžně zjednodušovat workflowy, například když se nástěnky a sloupce stanou příliš dlouhými nebo nepraktickými.

Hlavní nástěnky týmu McCorvey

Zde je výběr z těch nejlepších workflowů společnosti McCorvey Sheet Metal v řešení Trello:

Týmový brainstorming

Workflow: Centrální brainstormingová nástěnka má za cíl podpořit ve společnosti kreativitu. Povzbuzuje zaměstnance k vytváření karet s nápady na zlepšení nebo vyzkoušení nových procesů. Nástěnka je kolektivně revidována jednou za několik týdnů, kdy se vyberou a zavedou do praxe ty nejlepší nápady.

Použití pro: Celá organizace

Tipy k sestavení nástěnky: K získání crowdsourcingové zpětné vazby k jednotlivým nápadům dobře poslouží vylepšení Hlasování.

Distribuce pracovní zátěže mezi různými lokalitami

Workflow: Tato nástěnka sdílená mezi pracovišti v Houstonu a na Floridě vizualizuje výrobní workflow. Vedoucí dílen ji používají k distribuci pracovní zátěže týmu mezi oběma lokalitami v závislosti na backlogu.

Použití pro: Vedoucí týmů

Tipy k sestavení nástěnky: Pomocí štítků lze vizuálně označit, pro jaké lokality jsou určeny jednotlivé úkoly. Díky nastavení e-mailu nástěnky mohou odhadci snadno přeposílat e-mailové žádosti zákazníků na nástěnku a přidávat úlohy do výrobního kanálu.

Směřování k vyšším cílům

Společnost McCorvey zajisté vnitřně těžila z možností spolupráce a transparentnosti, kterou Trello vneslo do jejího každodenního provozu. Díky digitální transformaci se však také stala lídrem ve svém odvětví.

Při ucházení o zakázku na velký projekt pro zdravotnické zařízení jim Trello pomohlo vystoupit z řady 14 soutěžících společností. V rámci prezentace zřídili společnou nástěnku, kde mohly obě strany komunikovat a sledovat výrobní proces v reálném čase. Otevřená spolupráce, kterou byli ochotni přinést ke stolu, na klienta zapůsobila. Jak Chris poznamenává, „transparentnost je vždy velkým prodejním faktorem. Používání řešení Trello vysílá signál, že chceme zajistit, aby byla veškerá práce správně odvedena.“

Nová éra produktivity bez papírů

Když se Chris Mondeau rozhodl najít program, který by pomohl zorganizovat výrobní procesy, netušil ještě, jak velký dopad to bude mít na jeho společnost jako na celek. Jak se ukázalo, Trello se stalo katalyzátorem, který přiměl její týmy, aby začali pracovat opravdu bez papírů:

Společnost McCorvey používala 60 až 70 let výhradně papír a díky nástroji Trello přešla za jednu noc zcela na digitální technologie. Mělo to obrovský dopad a byl to skutečně neplánovaný důsledek — a my jsme si to naprosto zamilovali.

Původních cílů, o které Chris usiloval při zavádění řešení Trello ve firmě – lepší spolupráce, transparentnost a komunikace napříč týmy – dosáhli s hmatatelnými výsledky také. Tyto přednosti pomáhají jejich kancelářím, továrnám a pracovištím po celé Floridě a Texasu zůstat ve spojení. Díky tomu, že má teď firma McCorvey Sheet Metal Works digitální centrum, které roste podle potřeb organizace, vybudovala solidní trasu vpřed pro příštích 100 let úspěšného růstu společnosti.