UNICEF + Trello

Během hurikánu Irma získalo díky organizaci UNICEF více než 22 000 lidí za méně než 30 hodin informace, které jim pomohly zachránit si životy.

Globální inovační centrum UNICEF umožnilo stovkám komunit připravit se předem na katastrofální bouře. Pomohlo jim s tím nasazení platformy U-Report, která slouží ke komunikaci a zapojení mládeže.

Pracovali nepřetržitě od Bangkoku po Kodaň, od Panamy po Santiago – 3 ze 17 členů globálně distribuovaného týmu dokázali díky rozšíření a rekordně rychlému využití platformy U-Report oslovit 14 postižených zemí. Více než polovina lidí, jimž pomohli, uvedla, že to byly jediné včasné informace ohledně toho, jak se připravit a ochránit své komunity, které dostali.

Nástrojem, který inovačnímu týmu UNICEF pomohl rychle reagovat na krizovou událost, bylo právě řešení Trello.

Transparentnost a rozličné perspektivy v řešení Trello nám pomáhají poskytovat ucelenou podporu pro jednu zemi, v níž může existovat více různých projektů v rozdílných oblastech zapojujících různé lidi a různými lidmi podporovaných.

Krátké, přesné a jednoduché zprávy sdílené s lidmi, kteří žijí v cestě bouře, pomohly udržet je i jejich rodiny v bezpečí. 89 % z nich v dotazníku uvedlo, že tyto informace považují za užitečné, 80 % sdílelo informace s alespoň jednou osobou a 57 % sdílelo zprávy s pěti nebo více lidmi.

Pro každé dítě

Když uslyšíte o 70 let staré organizaci, možná si představíte byrokratickou a zkostnatělou instituci. Pro UNICEF však tato šablona neplatí. Zachovali si důvěru a solidnost díky skoro stoleté pomoci dětem v nesnázích, ale ve své DNA mají také inovaci. Za každým rozvojovým a humanitárním úsilím je silná vůle dělat věci jinak, neustále zlepšovat své aktivity a učit se z výsledků.

Ať už jde o stavbu ručních čerpadel pro rychlejší přístup k čisté pitné vodě, procesy k přesné diagnostice těžce podvyživených dětí, nebo posouvání hranic nových technologií za účelem vylepšování jejich procesů, poslání budovat lepší svět pro všechny děti je integrální součástí všech týmů organizace UNICEF.

Pokud jde o posouvání hranic, je tým, jenž stojí za globálním inovačním centrem UNICEF, obzvláště inovativní. Vyhodnocuje a zavádí nápady a technologie, které lze rozšiřovat na národní nebo nadnárodní úroveň, aby efektivněji a cíleněji zlepšovaly životy dětí a jejich rodin. Také zkoumá, co to znamená být skutečně distribuovaným týmem, jehož fungování umožňují moderní technologie.

Tanya Acconeová, vedoucí poradkyně pro inovace, jež vede centrum inovací UNICEF, spolupracuje se svými 16 kolegy, kteří pracují na plné i částečné úvazky v 11 lokalitách, a mohou tak poskytovat 24hodinovou podporu napříč časovými pásmy a asynchronně spolupracovat. Zejména v případě nasazování řešení souvisejících s reagováním na mimořádné akutní události potřebují vykonávat svou práci co nejrychleji:

V prostředí, kde se řeší věci, jež zachraňují životy nebo výrazně ovlivňují životy celých komunit, si nemůžeme dovolit ztrácet čas posíláním informací přes e-mail a pozdějšími snahami tyto zprávy dohledat nebo zjišťováním, kde najít pokyny ke každodenním úkolům. Trello nám pomáhá efektivně zorganizovat naše konverzace i agendu.

V roce 2016 tento malý tým extrémně vzdálených pracovníků aktivně spolupracoval s 89 ze 193 zemí, které UNICEF podporuje. Zahajoval nové iniciativy spolu s vládami a organizacemi, pomáhal jim s přípravou na katastrofy a představoval nové způsoby práce, které zefektivňují iniciativy na podporu zdraví, ochrany a vzdělávání dětí podporovaných organizací UNICEF a jejími partnery po celém světě.

Práce na dálku dotažená do extrému

Tým inovačního centra se původně skládal ze sedmi lidí pracujících společně na jednom místě v ugandské Kampale. Ti začali používat Trello jako prostředek k tomu, aby si uchovali všechny důležité údaje na jednom místě – v centrálním zdroji informací. Ten poskytl celému týmu takovou úroveň transparentnosti, jež by byla v nepraktických e-mailových vláknech a dokumentech uložených v místních počítačích nemyslitelná.

Trello našemu týmu pomáhá organizovat interní aktivity, abychom mohli podporovat druhé co nejefektivnějším způsobem, ať už v době krize, nebo během pravidelné práce na řešení sociálních potřeb.

Vzhledem k tomu, že podporu potřebuje mnoho zemí po celém světě, malý tým brzy zjistil, že nemůže efektivně pracovat pouze na jednom místě. Stalo se z něj kočovné uskupení, jehož členové cestují pomáhat do různých oblastí v zemích napříč planetou. Když se rozhodli distribuovat tým po celém světě, aby zvýšili jeho efektivitu, stal se tento centrální zdroj informací ještě cennějším. Díky 24hodinovému asynchronnímu pracovnímu dni posunuli práci na dálku až do nejkrajnějších limitů. To odhalilo potřebu sady nástrojů ke spolupráci, organizaci a sdílení jednotného pohledu na jejich úsilí bez ohledu na zeměpisnou délku či šířku.

Cílem bylo vytvořit nový virtuální pracovní prostor, který by jim umožnil pracovat v devíti různých časových pásmech stejně efektivně a propojeně, jako když fungovali na jednom místě. A tak v roce 2016 zahájili v rámci svého poslání inovovat způsob fungování organizace UNICEF systematický průzkum řady různých nástrojů týmové spolupráce, dokud nenašli ideální technologické řešení pro „extrémní práci na dálku“.

Volba řešení Trello (opět)

Po dobu 12 měsíců Tanya se svým týmem vyhodnocovala a testovala 17 různých aplikací ke spolupráci napříč oblastmi řízení projektů, videa, chatu a e-mailu. V rámci experimentu zavedli workflowy ve čtyřech různých nástrojích k projektové spolupráci.

Nakonec se shodli, že svou virtuální kancelář postaví na sadě pěti nástrojů. Bez ohledu na to, že Trello používali už v minulosti, se toto řešení opět ukázalo jako nejlepší volba pro týmovou spolupráci. Bylo to z několika důležitých důvodů:

• Jednoduchá struktura nástěnek, sloupců a karet byla snadno osvojitelná pro členy týmu, kteří neměli školení v projektovém řízení.
• Flexibilní a transparentní povaha tohoto řešení zajišťuje, aby měli všichni přístup k potřebným informacím.
• Podle potřeby lze vymýšlet nové workflowy a nástěnky lze používat k více věcem než jen sledování úkolů.
• Vizuální perspektiva v kombinaci s funkcemi, jako jsou štítky a filtry, pomáhá nahlížet na informace z různých úhlů pohledu a jejich užitečných kombinací, ať už podle země, nebo globálně na základě aktivit či řešení.

Jsme schopni formovat a tvarovat Trello podle toho, jak naše organizace smýšlí a jedná, místo abychom se sami snažili přizpůsobit náš tým a potřeby, jež se každodenně mění, nastavené struktuře.

Jak Trello pomáhá poskytovat globální perspektivu

Pro tým inovačního centra UNICEF je Trello nejdůležitějším nástrojem k interní koordinaci – základem spolupráce při práci, kterou vykonávají.

Ať už pracují v jakoukoli chvíli s jakýmkoli počtem zemí, mají možnost sledovat všechny lokality i všechny důležité kontakty a dokumenty na vyhrazených nástěnkách Trello.

Často se v jedné zemi zaměřují na několik iniciativ najednou. V tom případě si uspořádají názvy nástěnek podle zemí a řešení, která pomáhají rozšiřovat. Během krize způsobené hurikánem v Karibiku se zaměřili na nástěnku s názvem „Urgentní reakce na hurikán Irma“, přičemž měli neustále v dohledu všechny ostatní místně specifické informace.

Věděli jsme přitom i o všech dalších rozhovorech, které jsme s těmito 14 zeměmi vedli na téma realizace všech dalších relevantních projektů, a znali jsme klíčové kontaktní osoby a organizace v jednotlivých zemích.

Jejich tým zároveň pracuje v jiných částech světa na iniciativách, jako je UPSHIFT, program „inkubátoru“ podporujícího podnikání mladých lidí a sociální inovace. Tento program podporuje nejvíce marginalizovanou mládež, včetně osob se zdravotním postižením a vysídlených lidí, v 8 různých zemích a regionech a umožňuje jim růst jako podnikatelům a autorům užitečných řešení v jejich komunitách. Základní práce na řízení těchto 8 projektů ve 20 zemích, které chtějí program UPSHIFT zavést (přičemž mají v jednu chvíli podobné komponenty, ale různé ekosystémy a fáze vývoje), se provádí v řešení Trello.

Trello je však jen částí cesty.

Výstupy z vysoké úrovně perspektivy, kterou Trello poskytuje, jsou oživeny v příbězích, které programy jako UPSHIFT poskytují. Například příběh Tuấna Nguyễna, zrakově postiženého vysokoškolského studenta z Vietnamu, který nyní podporuje celou komunitu profesionálů, jako je on, prostřednictvím online pracovních portálů.

Nebo příběh Riny Shabaniové, šestnáctileté dívky z Kosova, jež nyní prosazuje snahy o vzdělávání v oblasti rovnosti žen a mužů mezi svými vrstevníky. Sociální inovátoři v Kosovu, jako je Rina, zavedli řešení, která už pomohla více než 200 000 lidí.

Centrum inovací podporuje rovněž pobočku UNICEF v Indonésii a indonéskou vládu při řízení jejich dosud nejrozsáhlejší imunizační kampaně, jejímž cílem je očkování 70 milionů dětí proti život ohrožujícím virům spalniček a zarděnek.

Opět platí, že základem realizace změny takového rozsahu je technologie: RapidPro, komunikační nástroj s otevřeným zdrojovým kódem, poskytuje v reálném čase užitečné poznatky, které by tradiční papírové sledovací systémy nedokázaly vytvořit, a kontaktuje lidi přes mobilní telefony, v tomto případě pomocí SMS zpráv. Poučení získaná z nasazení v Indonésii (a také v Zambii) budou uplatněna v zemích, které mají zájem při plnění očkovacích cílů aplikaci RapidPro také využít.

O proces digitální podpory zdraví pomocí aplikace RapidPro v 15 zemích světa se starají pouze dva lidé. Kolaborativní základy v řešení Trello jim pomáhají pracovat transparentně, takže si členové týmu mohou sami dohledat potřebné podrobnosti a nemusí se neustále zaobírat aktualizacemi. Také to týmu umožňuje stát se součástí sítě zdravotnických odborníků (a zesílit ji), kteří mohou tuto práci řídit v rámci celé organizace UNICEF.

Zlepšování dětských životů: od přítomnosti k budoucnosti

Základním posláním globálního inovačního centra UNICEF je vzít myšlenku, která pomáhá tisícům lidí na jednom místě, a zapracovat ji tak, aby pomáhala milionům dětí a jejich rodin v přibližně 190 zemích po celém světě, kde UNICEF pracuje.

V praxi to znamená, že jsou Tanya a její tým věrni principům otevřeného zdrojového kódu a digitálním inovacím. Jinými slovy, projekty UNICEF jsou budovány tak, aby mohly být sdíleny a využívány i ostatními, a to nejen prostřednictvím této organizace. Trello sdílí tohoto ducha produktivní a rozvíjející se spolupráce, a proto je ideálním prostředkem k realizaci této práce.

Vše vytváříme tak, aby se to dalo snadno nastavit, používat, přizpůsobit a replikovat. Vždy totiž pamatujeme na ty, kterým tyto nástroje pomáhají: děti a jejich rodiny na těch nejhůře přístupných místech.

Jak říká Tanya, od humanitární týmové práce na nejvyšší úrovni až po používané nástroje, například Trello, jsme všichni součástí většího sdíleného ekosystému, který je utvářen našimi snahami pomáhat druhým. A tyto snahy mají největší dopad, když se vyvíjejí a rostou spolu s potřebami komunit, kterým slouží:

Naším cílem je působit jako enzymy, nikoli katalyzátory. Katalyzátory umožňují rychlejší průběh chemických reakcí. Enzymy zvyšují rychlost změny ještě rychleji než katalyzátory a mění věci, na něž působí, na něco nového. Dokonce i samotné enzymy se v důsledku tohoto procesu mění a vyvíjejí!

Obecně to znamená, že portfolio projektů inovačního centra bude za rok vypadat velmi odlišně, stejně jako příslušné nástěnky Trello, které používají k jejich sledování. A to je velmi dobrá věc.

Rádi bychom se ohlédli zpět a viděli, že jsme dokázali přispět k šíření masivních pozitivních změn pro děti po celém světě. Rádi bychom převzali inovativní věci a udělali z nich normu. Naší hlavní snahou je neustále objevovat nové možnosti, jak přinášet globální pozitivní změny a vyvíjet se spolu s nimi.