BurgerFi + Trello

Wie ist es, Teil des am schnellsten wachsenden Gastronomiesegments der Welt zu sein? "Hektisch", so Steven Buckley, Chief Operating Officer bei BurgerFi. Das Fastfood-Franchise hat in den vergangenen fünf Jahren knapp 100 Burger-Restaurants in den USA eröffnet: "Wir stehen unter dem ständigen Druck, Bestleistungen erbringen zu müssen – unser Ziel ist schließlich kein geringeres, als der Marktführer in diesem Bereich zu sein." Das Unternehmen aus Florida ist am besten für seine klassischen Hamburgerbrötchen mit "Brandzeichen" bekannt und schafft mit Hilfe seines Image und lokaler Franchise-Eigentümer bewusst kulinarische Erlebnisse, die den Gästen im Gedächtnis bleiben.

Die größten Schwerpunkte unseres Unternehmens sind fortlaufende Innovation und die Nutzung modernster Technologie für unsere Speiseangebote und Servicemodelle.

Bei einem Franchiseunternehmen wie BurgerFi müssen Ziele in allen Unternehmensriegen kommuniziert und verfolgt werden, von der Unternehmensführung bis hin zur Filialleitung. Informationen an alle Abteilungen und Franchise-Filialen weiterzugeben, ist dabei keine leichte Aufgabe, gilt es doch, landesweit über 300 Personen miteinander zu vernetzen. Um das gewünschte Wachstum zu erzielen, musste BurgerFi alle seine Teammitglieder auf dieselben Prioritäten einstimmen.

Wie Trello zum Hauptgang wurde

Als Steven Anfang 2015 zum Unternehmen stieß, erkannte er den Bedarf für ein Kommunikations- und Organisationstool für die gesamte Organisation. Es musste benutzerfreundlich und unabhängig von Standort, Technikaffinität und Endgerät nutzbar sein. Bei einer anderen Organisation hatte er sich bereits von Trello überzeugen können:

Unser Interesse an Trello wurde zunächst durch die Möglichkeit geweckt, übergeordnete Ziele zu erstellen und zur Ausführung in systemweite Strategien zu übertragen, mit klaren Verantwortungsbereichen in der gesamten Organisation.

Steven stellte Trello bei BurgerFi als Katalysator für Zusammenarbeit und Projektmanagement vor. Die Plattform entwickelte sich zum Selbstläufer, als Mitglieder begannen, ihre Funktionen für abteilungsübergreifende Initiativen auszuloten, zum Beispiel für das Onboarding von Franchisenehmern, das Management von Marketingmaterial und die Immobilienentwicklung.

Die Zentralisierung von BurgerFi um ein Tool herum hatte drei wichtige Folgen:

1. In der Unternehmenskultur wurde das Verantwortungsbewusstsein für Projekte gestärkt.
2. Die Arbeit von Einzelpersonen wurde besser auf die obersten Prioritäten des Unternehmens abgestimmt.
3. Die abteilungsübergreifende Kommunikation und die Kommunikation mit Franchisenehmern wurde einfacher und übersichtlicher.

Trello ist ein hervorragendes Tool für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Laut Steven hat sich Trello im Laufe von zwei Jahren zu einer leistungsstarken Informationsquelle und Kontrollstelle für Mitarbeiter aus allen Unternehmensriegen entwickelt. Mit über 150 Boards, die aktiv von über 300 Teammitgliedern verwendet werden, wurde Trello laut Steven zum Selbstläufer in der Unternehmenskultur. Mitarbeiter und Franchisenehmer nutzen Trello für ihre vielfältigen Aufgaben:

• Unternehmensstruktur gliedern
• Meetings durchführen
• Präsentationen halten
• Besprechungsprogramme aufstellen
• Dokument anhängen
• Social-Media-Kanäle verwalten
• Marketingkampagnen entwickeln
• Neue Teammitglieder schulen
• Ideenentwicklung nachverfolgen
• Restaurantalltag managen
• Neue Standorte suchen

Zwar profitieren alle bei BurgerFi von denselben Vorteilen durch Trello, aber jedes Team hat eigene Workflows entwickelt, um wichtige Ziele für das Unternehmenswachstum zu priorisieren.

Die wichtigsten Team-Boards von BurgerFi

Hinsichtlich der Trello-Boards hat BurgerFi seine Mitarbeiter dazu angehalten, eigene Workflows für ihre Anforderungen zu entwickeln. Um bei dieser Vielfalt den Teamgeist zu stärken, wurden einige Standardhintergründe mit BurgerFi-Branding entwickelt, die Mitarbeiter für ihre Boards verwenden können. Das Resultat: Eine große Vielfalt an Boards für die individuellen Anforderungen der Teams, die so die übergeordneten Unternehmensziele unterstützen. Hier einige der wichtigsten Trello-Workflows von BurgerFi:

Unternehmensverzeichnis

Der Workflow: Das Board mit dem Unternehmensverzeichnis von BurgerFi bietet eine Übersicht aller Abteilungen und ihrer jeweiligen Trello-Boards, die gerade im Unternehmen verwendet werden.

Geeignet für: die gesamte Organisation

Tipps zur Board-Erstellung: Alle Abteilungen werden auf Listen nach Karten organisiert, einschließlich Teammitglieder und Links zu von diesen Teams verwendeten Boards. Mitarbeiter können sich auf diesem Board jederzeit über den allgemeinen Status von Teams und ihren wichtigsten Projekten informieren.

Franchisemanagement

Der Workflow: Alle neuen Geschäftseigentümer erhalten einige Franchise-Boards, um sie beim Onboarding auf Unternehmensziele einzustimmen und ihnen eine vollständige Suite an Management-Boards für den täglichen Betrieb bereitzustellen.

Geeignet für: dezentrale Teams

Tipps zur Board-Erstellung: Speichere Beispielversionen von Boards wie "Lagerprotokolle", "Kundenbeschwerden" oder "HR-Management", um neuen Eigentümern die Einrichtung zu erleichtern.

Programm für Teammeetings

Der Workflow: Steven verwendet ein eigenes Board als Programm für seine wöchentlichen Meetings. Listen und Karten sind nach Projekten und den übergeordneten Aufgaben organisiert, die sie unternehmensweit verfolgen.

Geeignet für: Führungsteams

Tipps zur Board-Erstellung: Fälligkeitsdaten halten Projekte auf Kurs. Zugewiesene Teammitglieder werden in Kommentaren auf Projektkarten gekennzeichnet. Routineüberprüfungen im Rahmen wöchentlicher Meetings fördern das Verantwortungsbewusstsein.

Geschäftsentwicklung

Der Workflow: Das Immobilienteam von BurgerFi verwaltet die Entwicklung neuer Restaurantstandorte per Trello. Boards dienen zur Organisation wichtiger Dokumente wie Gutachten, Pläne, Vereinbarungen und Mietverträge sowie als Hilfe für Meetings des Standortausschusses.

Geeignet für: Wachstumsteams

Tipps zur Board-Erstellung: Eine Integration in die Bausoftware des Immobilienteams sorgt für optimierte Prozesse. Dokumente zur Standortentwicklung werden in einer Reihenfolge sortiert, die zum Ablauf der Meetings des Standortausschusses passt, damit alle Materialien jederzeit schnell zur Hand sind.

Kundenfeedback

Der Workflow: Feedback der Kunden über ihre Erfahrungen mit BurgerFi wird gesammelt und zur weiteren Analyse und Verwertung an ein spezielles Board weitergeleitet.

Geeignet für: Supportteams

Tipps zur Board-Erstellung: E-Mail an Board ist ein nützliches Tool für den Feedbackprozess: Alle per E-Mail eingehenden Kundenkommentare werden direkt an das Board weitergeleitet. Die Erweiterung CardCounter for Trello verschafft einen Überblick über die Anzahl der Einsendungen zu jeder Reaktionsphase.

Das Geheimrezept? Onboarding

Mittlerweile nutzen alle Teammitglieder von BurgerFi Trello für mindestens einen Aspekt ihrer Arbeit. Das Tool ist zum Katalysator für Zusammenarbeit und Projektmanagement geworden, aber Steven merkt an, dass es fast sechs Monate dauerte, bis die Implementierung abgeschlossen war und Team-Workflows die jetzige Effizienz erreicht hatten.

Die Implementierung von Trello gelang dank ausführlicher Schulungen aller Mitarbeiter und der Unterstützung der Plattform durch Führungskräfte.

Um das volle Potenzial von Trello zu nutzen, war einer der wichtigsten Schritte des Unternehmen die Erstellung eigener Onboarding-Videos zur Schulung neuer Benutzer. In der Videoreihe geht es um die grundlegende Verwendung von Trello im Allgemeinen sowie im speziellen Fall von BurgerFi.

Neue Franchise-Eigentümer erhalten außerdem Onboarding-Ressourcen und Beispiel-Boards, sodass sie buchstäblich ihren gesamten Betrieb per Trello verwalten und gemeinsam an Dingen wie Lagerprotokollen, Gesundheitsprüfungen und Lebensmittelsicherheit, Kundenbeschwerden (und Lob!), Filialbesuchen der Firmenleitung und Human Resources arbeiten können. Dabei bleiben Firmenkontakte einfach über den Kommentarbereich von Karten oder die Teamseite erreichbar.

Wir machen Trello-Schulungen für alle Mitarbeiter und Franchisenehmer des Unternehmens zu einem festen Bestandteil der Onboarding- und Schulungssysteme von BurgerFi.

Wachstum ist Teamarbeit

Laut Steven sind im Firmensitz Trello-Boards zu sehen, soweit das Auge reicht. "Ich weiß nicht, wie wir ohne Trello je auskämen", fügt er hinzu.

Das mag übertrieben klingen, aber die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache. Das Restaurantgewerbe soll dieses Jahr mit über einer Millionen Standorten in den USA einen Gesamtumsatz von etwa 780 Mio. $ erzielen. Damit BurgerFi in dieser Situation zu einem lebhaften, zukunftsorientierten Unternehmen mit kulinarischem Anspruch wachsen kann, müssen alle Teammitglieder gemeinsam auf ein und dieselben Wachstumsziele hinarbeiten.