Instinct Dog Training + Trello

Als das Ehepaar Brian Burton und Sarah Fraser vor über zehn Jahren Instinct Dog Training gründete, hatten sie das Ziel, Hunden und ihren Besitzern durch hochwertige Pflegedienstleistungen und positive Verstärkung Hilfe anzubieten und Mut zu machen. Gewissermaßen leisten sie für ihre Mitarbeiter und Kunden dasselbe – mit der Hilfe von Trello.

Damals waren Brian und Sarah in anderen Bereichen tätig, erkannten jedoch die Chance, aus seinen Projektmanagementfähigkeiten und ihren Marketingkenntnissen sowie ihrer Liebe zu Hunden ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen. Zusammen haben sie nicht nur ein erfolgreiches landesweites Franchise auf die Beine gestellt, sondern auch eine komplett auf Trello basierte Betriebsplattform entwickelt, die Zeit spart, Transparenz schafft und sowohl vier- als auch zweibeinigen Kunden ein bestmögliches Erlebnis bietet.

Eine langfristige Lösung

Trello wird eine wichtige Rolle für unsere Skalierbarkeit spielen. Es wird uns nicht nur helfen, das Potenzial unseres Teams auszuschöpfen, sondern auch, die Expansion beherzt anzugehen.

Seit seiner Gründung entwickelte sich Instinct zu einem Inc 5000-Franchise mit einem Wert von mehreren Millionen US-Dollar und Niederlassungen in New York, New Jersey, Kalifornien und Oregon. Ziel ist die Expansion auf 30–50 Niederlassungen mit Tausenden Vierbeinern und Hunderten Mitarbeitern.

Um diese ambitionierten Ziele zu erreichen, benötigte das Team ein benutzerfreundliches, standardisiertes System für die Verwaltung des Betriebs. Aus über einem Dutzend Tools entschieden sich Brian und Sarah für Trello. Der Grund: die Nutzerfreundlichkeit und offene API. Diese Merkmale ermöglichten ihnen die Nutzung von Zapier, einem einfachen Automatisierungstool, das Verbindungen zwischen Apps herstellt, um Trello mit dem CRM, der Online-Termin-App, der Hundepensions-Software und dem E-Mail-Programm von Instinct zu verbinden. So greifen alle Systeme als zentrale Betriebsplattform ineinander.

Ein Tag im Leben der Zwei- und Vierbeiner bei Instinct

Bisher hat diese Plattform dem Hundepflegeteam pro Woche 10–20 Stunden Arbeit erspart, dem Trainingsteam 20–25 Stunden und dem Kundendienst 25–40 Stunden.

Als Brian alle Apps von Instinct in Trello zusammenführte, erkannte er die Vorteile dieses neuen automatisierten Systems für alle Beteiligten, denn es vereinfacht diverse lästige administrative Aufgaben und entlastet die Teams. Mit diesem System können die Hundepflege- und Hundetrainingsteams schneller konsistentere Pflegedienstleistungen anbieten, der Kundendienst stellt Hundebesitzern erstklassigen Service bereit und die Führungskräfte profitieren von erhöhter Transparenz.

Sehen wir uns einige Highlights aus einem Tag im Leben von drei Mitarbeitern an: Molly vom Hundepflegeteam, Aaron vom Hundetrainingsteam und Trish vom Kundendienst.

So erleichtert die Trello-basierte Betriebsplattform von Instinct Tag für Tag den Mitarbeitern die Arbeit und versüßt Vierbeinern den Aufenthalt.

Bereit für das große Rudel

Sichtbarkeit, Verantwortlichkeit und Organisation spielen bei der Skalierung eine große Rolle. Mit Trello haben wir genau das bekommen.

Bevor Brian dieses System implementierte, fielen ihm immer wieder versäumte Tasks, Engpässe zwischen Mitarbeitern und Führungskräften sowie Inkonsistenzen bei der Hundepflege auf. Diese Probleme waren zu jenem Zeitpunkt noch nicht kritisch, aber er wusste, dass sie sich im Laufe des Wachstums von Instinct nur verschlimmern würden.

"Für ein kleines Unternehmen reicht ein kleines Team, das alle Aufgaben übernimmt. Wenn das Unternehmen jedoch wächst, werden Transparenz, Verantwortlichkeit und Organisation zum Muss", sagt er. "Mit Trello haben wir genau das bekommen."

Bei der Expansion von Instinct von einem auf fünf Standorte nutzten Brian und Sarah Trello, um wiederholbare und dennoch anpassbare Workflows und Systeme zu erstellen, die Zeit bei lästigen administrativen Aufgaben einsparen, damit sich Mitarbeiter auf Pflege und Service konzentrieren können. "Bisher hat diese Plattform dem Hundepflegeteam pro Woche 10–20 Stunden Arbeit erspart, dem Trainingsteam 20–25 Stunden und dem Kundendienst 25–40 Stunden", berechnet er.

Die Kosteneinsparungen sind bereits gewaltig und werden exponentiell ansteigen, wenn Instinct in den kommenden Jahren Dutzende weitere Niederlassungen eröffnet. Laut Brian wird das Team bei der Expansion dank Trello nicht nur organisiert bleiben, sondern auch hochwertige Pflegedienstleistungen und individuellen Service anbieten können.

"Die schiere Menge an Arbeit, die die Expansion auf fünf Standorte mit sich bringt, ist überwältigend. Wir rechnen mit 250.000 Hundespaziergängen pro Jahr, 30.000 Spielstunden und 125.000 Fütterungen jährlich", erklärt er. "Trello wird eine wichtige Rolle für unsere Skalierbarkeit spielen. Es wird uns nicht nur helfen, das Potenzial unseres Teams auszuschöpfen, sondern auch, die Expansion beherzt anzugehen.