UNICEF + Trello

Während des Hurrikans Irma erhielten dank UNICEF über 22.000 Menschen in unter 30 Stunden lebensrettende Informationen.

Mithilfe einer Interaktions- und Kommunikationsplattform für Jugendliche namens U-Report ermöglichte das globale Innovationszentrum von UNICEF Hunderten von Gemeinden, sich auf die katastrophalen Stürme vorzubereiten.

3 der 17 über den gesamten Globus verteilten Teammitglieder, von Bangkok bis Kopenhagen und Panama bis Santiago, arbeiteten rund um die Uhr daran, U-Report in Rekordgeschwindigkeit zu skalieren und Kontakt mit 14 betroffenen Ländern aufzunehmen. Mehr als die Hälfte der kontaktierten Personen gab an, dass dies die einzigen rechtzeitigen Informationen waren, die sie zur Vorbereitung und zum Schutz ihrer Gemeinden erhielten.

Trello gehörte zu den Tools, mit deren Hilfe das Innovationsteam von UNICEF unmittelbar auf die Notlage reagieren konnte.

Dank der Transparenz und der verschiedenen Perspektiven in Trello können wir einheitliche Unterstützung für individuelle Länder bieten, in denen oft mehrere Projekte in unterschiedlichen Regionen durchgeführt werden, an denen viele verschiedene Menschen beteiligt sind.

Die kurzen und einfachen Nachrichten, die an die im Einzugsgebiet des Sturms lebenden Menschen gesendet wurden, halfen ihnen, sich und ihre Familien in Sicherheit zu bringen. Auf Nachfrage gaben 89 % von ihnen an, dass sie die Informationen nützlich fanden, 80 % gaben die Informationen an mindestens eine Person und 57 % an fünf oder mehr Personen weiter.

Für jedes Kind

Bei einer seit 70 Jahren bestehenden Organisation könnte man eine bürokratische und starre Institution erwarten, aber dieses Bild passt so gar nicht zu UNICEF. Über die fast einhundert Jahre lange Arbeit für Kinder in Not hat sich die Organisation das damit einhergehende Vertrauen und die Beständigkeit bewahrt. Gleichzeitig zeichnet sie sich durch Innovation aus. Hinter jedem Entwicklungsprojekt und jedem humanitären Einsatz steht der unbeirrbare Wille, mit immer neuen Konzepten Veränderungen herbeizuführen, Hilfsleistungen ein ums andere Mal zu verbessern und aus den Ergebnissen zu lernen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es um Handpumpen für schnelleren Zugang zu sauberem Trinkwasser geht, um Verfahren zur präzisen Beurteilung stark unterernährter Kinder oder darum, die Möglichkeiten neuer Technologien auszureizen, um ihren Nutzen zu erhöhen. Jedes Team bei UNICEF arbeitet auf dasselbe Ziel hin – eine bessere Welt für jedes Kind zu schaffen.

Beim Ausreizen von Möglichkeiten legt insbesondere das Team des globalen Innovationszentrums (GIC, Global Innovation Centre) von UNICEF viel Innovationskraft an den Tag. Das Team bewertet und implementiert Ideen und Technologien, die sich auf nationale oder multinationale Ebene ausweiten lassen, um das Leben von Kindern und ihren Familien effizienter und zielgenauer zu verbessern. Außerdem erkunden die Teammitglieder, was es bedeutet, als global verteiltes Team auf Technologie angewiesen zu sein.

Als Senior Advisor on Innovation leitet Tanya Accone das GIC-Team von UNICEF. Sie und ihre 16 Vollzeit- und Teilzeitkollegen sind an 11 verschiedenen Standorten tätig. Das ermöglicht ihnen, asynchron zusammenzuarbeiten und rund um die Uhr in allen Zeitzonen verfügbar zu sein. Insbesondere bei der Umsetzung von Lösungen zur Unterstützung von Notfallmaßnahmen erfordert ihre Arbeit viel Geschick:

Wenn es um lebensrettende, lebenswichtige Informationen geht, können wir keine Zeit damit verschwenden, etwas per E-Mail zu versenden und später zu versuchen, diese E-Mails wiederzufinden. Trello hilft uns, unsere Kommunikation und Ausführung möglichst nahtlos und effizient zu gestalten.

2016 arbeitete das kleine Team aus global verteilten Remote-Mitarbeitern mit 89 der 193 von UNICEF unterstützten Länder zusammen, um neue Initiativen mit Regierungen und Organisationen ins Leben zu rufen. Das Ziel bestand darin, ihnen bei der Vorbereitung auf disruptive Ereignisse zu helfen und neue Arbeitsmethoden zur Förderung von Gesundheits-, Schutz- und Bildungsinitiativen für Kinder einzuführen, die von UNICEF und seinen Partnern weltweit unterstützt werden.

Remote-Arbeit im wahrsten Sinne des Wortes

Das GIC-Team begann zunächst als kleines siebenköpfiges Team in Kampala, Uganda. Ursprünglich wurde Trello verwendet, um alle wichtigen Informationen an einem Ort zu speichern – als zentrale Informationsquelle, die dem gesamten Team ein Maß an Transparenz bot, das mit unübersichtlichen E-Mail-Threads und auf lokalen Computern gespeicherten Dokumenten nicht zu erreichen war.

Trello hilft unserem Team, interne Abläufe zu strukturieren, sodass wir andere effektiver unterstützen können, sei es in Krisenzeiten oder bei der alltäglichen Arbeit zur Bewältigung gesellschaftlicher Missstände.

Zunehmende Unterstützungsanfragen aus verschiedenen Ländern führten dazu, dass das Team wuchs und die Arbeit an einem zentralen Standort ineffektiver wurde. Die Teammitglieder begannen, rund um die Welt zu reisen, um unterschiedliche Standorte zu unterstützen. Als die Entscheidung fiel, das Team zur Steigerung der Effektivität und Effizienz weltweit zu verteilen, wurde die bereits implementierte zentrale Informationsquelle noch wertvoller. Mit einem asynchronen 24-Stunden-Arbeitstag ging das Team an die Grenzen des Machbaren. Dabei wurde deutlich, dass eine Reihe von Tools erforderlich war, um unabhängig von Längen- und Breitengraden effektiv zusammenzuarbeiten, sich zu organisieren und eine einheitliche Sicht auf die gemeinsamen Bemühungen zu erhalten.

Das Ziel war ein neuer virtueller Arbeitsbereich, mit dem die Teammitglieder über neun verschiedene Zeitzonen genauso effizient und vernetzt handeln konnten wie zuvor, als sie sich alle an einem Ort befanden. Im Rahmen ihres Auftrags, die Arbeitsweise von UNICEF innovativer zu gestalten, führten sie 2016 eine systematische Untersuchung verschiedener Kollaborationstools für Teams durch, um den optimalen Technologie-Stack für die global verteilte Remote-Arbeit zu finden.

Und die Wahl fällt (wieder) auf Trello

Über einen Zeitraum von 12 Monaten bewertete und testete Tanyas Team 17 verschiedene Kollaborations-Apps in den Bereichen Projektmanagement, Video, Chat und E-Mail. Dabei führte das Team Workflows in vier verschiedenen Tools für die Projektzusammenarbeit aus.

Am Ende fiel die Entscheidung auf eine Suite aus fünf Tools, mit denen das virtuelle Büro betrieben werden sollte. Dass das Team bereits Erfahrungen mit Trello hatte, spielte keine Rolle. Die Teamarbeitslösung konnte aus mehreren wichtigen Gründen überzeugen:

• Die einfache Struktur mit Boards, Listen und Karten war auch für Teammitglieder ohne Erfahrung im Projektmanagement leicht zu erlernen.
• Die hohe Flexibilität und Transparenz sorgen dafür, dass jeder Benutzer Zugriff auf die erforderlichen Informationen hat.
• Neue Workflows lassen sich nach Bedarf einrichten und Boards sind vielseitig einsetzbar – nicht nur zur Nachverfolgung von Aufgaben.
• Dank der visuellen Perspektive und Funktionen wie Labels und Filtern kann sich das Team Informationen in verschiedenen (und nützlichen) Kombinationen ansehen, z. B. nach Land oder global nach Projekt oder Lösung.

Wir können Trello nach Belieben an die Denkweise und die Abläufe in unserer Organisation anpassen, statt zu versuchen, unser Team und unsere täglich wechselnden Anforderungen in eine feste Struktur zu zwängen.

Wie Trello eine globale Perspektive ermöglicht

Beim GIC-Team von UNICEF ist Trello das wichtigste Tool für die interne Koordination und bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit.

Über individuelle Trello-Boards behält das Team bei der gleichzeitigen Zusammenarbeit mit verschiedenen Ländern den Überblick über alle Projektstandorte und kann so unter anderem Informationen zu Ansprechpartnern und wichtige Dokumente abrufen.

Da die Teammitglieder oft mehrere Initiativen auf einmal für dasselbe Land leiten, sortieren sie die Board-Namen nach Land bzw. nach der jeweiligen Lösung, die dort umgesetzt werden soll. Angesichts der verheerenden Folgen des Hurrikans Irma in der Karibik rückten sie das Board "Irma-Soforthilfen" in den Fokus, ohne andere lokale Informationen aus dem Blick zu verlieren.

All die anderen Gespräche, die wir damals mit diesen 14 Ländern geführt haben, um andere möglicherweise relevante Dinge umzusetzen, sowie die wichtigsten Kontaktpersonen und Schwerpunkte in jedem Land hatten wir dabei im Hinterkopf.

Zur gleichen Zeit arbeitet das Team in anderen Teilen der Welt an Initiativen wie UPSHIFT, einem Programm zur Förderung des Jugendunternehmertums und sozialer Innovationen. Das Programm unterstützt die am stärksten marginalisierten Jugendlichen in acht verschiedenen Ländern und Regionen, einschließlich junger Menschen mit Behinderungen und Flüchtenden, und fördert ihre Entwicklung zum Unternehmer und Solution Builder in ihren jeweiligen Gemeinschaften. Der Hauptteil der Verwaltung dieser acht Projekte und der 20 Länder, die UPSHIFT einführen wollen, findet in Trello statt – wobei je nach Projekt und Land ähnliche Komponenten, aber verschiedene Umgebungen verwendet werden und sich die Entwicklung in unterschiedlichen Phasen befindet.

Doch Trello ist nur ein Aspekt auf dem Weg zum Ziel.

Die Ergebnisse der umfassenden Übersicht, die Trello bereitstellt, werden durch die Erfahrungen zum Leben erweckt, die Programme wie UPSHIFT ermöglichen. Dazu zählt die Geschichte von Tuấn Nguyễn, einem sehbehinderten Universitätsstudenten in Vietnam, der heute Online-Jobbörsen für eine ganze Community von Fachleuten wie ihm anbietet.

Oder die Geschichte von Rina Shabani, einer 16-jährigen Teenagerin aus dem Kosovo, die eine leitende Rolle beim Thema geschlechtsbedingter Bildungsungleichheit einnimmt. Soziale Innovatoren wie Rina haben im Kosovo Lösungskonzepte angestoßen, die bereits mehr als 200.000 Menschen geholfen haben.

Außerdem unterstützt das globale Innovationszentrum UNICEF Indonesia und die Regierung von Indonesien bei der Durchführung der bisher größten Immunisierungskampagne, deren Ziel darin besteht, 70 Millionen Kinder gegen lebensbedrohliche Masern- und Rötelnviren zu impfen.

Auch diese Art von Veränderung in diesem Maßstab basiert auf Technologie: RapidPro, ein Open-Source-Kommunikationstool, sorgt für wertvolle Einblicke in Echtzeit, die mit dem herkömmlichen papierbasierten Tracking-System nicht erzielt werden können. Mit dem Tool lassen sich außerdem Benachrichtigungen an die Smartphones von Benutzern senden, in diesem Fall per SMS. Die Erkenntnisse aus der Implementierung in Indonesien und Sambia werden in anderen Ländern angewendet, die RapidPro zum Erreichen der eigenen Immunisierungsziele einsetzen möchten.

Da lediglich zwei Personen mit dem Ausbau des RapidPro-Verfahrens zur Unterstützung digitaler Gesundheitsdienste in 15 Ländern betraut sind, sorgt die kollaborative Grundlage in Trello dafür, dass ihre Arbeit für alle anderen Teammitglieder transparent bleibt. So kann sich das übrige Team über den aktuellen Stand informieren, ohne dass regelmäßige Updates bereitgestellt werden müssen. Das ermöglicht dem Team außerdem, sich in einem Netzwerk von Gesundheitsexperten einzubringen, die diese Arbeit in der gesamten Organisation von UNICEF vorantreiben können.

Kindern ein besseres Leben ermöglichen: ab heute und in Zukunft

Im Kern besteht die Mission des globalen Innovationszentrums von UNICEF darin, Ideen, die Tausenden Menschen an einem Ort helfen, auf Millionen von Kindern und ihre Familien in den etwa 190 Ländern auf der ganzen Welt zu übertragen, in denen UNICEF tätig ist.

In der Praxis bedeutet das, dass Tanyas Team auf Open-Source-Prinzipien und digitale Innovation setzt. Anders ausgedrückt: UNICEF-Projekte sind dafür ausgelegt, weitergegeben und von anderen Menschen im Namen anderer Organisationen ausgeführt zu werden. Auch Trello setzt auf diese produktive und sich weiterentwickelnde Art der Zusammenarbeit. Deshalb ist es das ideale Tool für diesen Bereich.

Bei der Entwicklung achten wir darauf, dass die Tools leicht eingerichtet, genutzt, angepasst und repliziert werden können. Wir halten uns immer vor Augen, wem damit geholfen werden soll: Kindern und Familien an den entlegensten Orten der Welt.

Laut Tanya sind wir alle Teil eines großen, gemeinsamen Systems, das dadurch beeinflusst wird, was wir unternehmen, um anderen zu helfen – ob durch humanitäres Teamwork oder kollaborative Tools wie Trello. Und die Wirkung unserer Bemühungen ist umso größer, wenn sie sich weiterentwickeln und mit den Bedürfnissen der Gemeinschaften wachsen, in denen sie eingebracht werden:

Wir möchten keine Katalysatoren sein, sondern Enzyme. Ein Katalysator sorgt dafür, dass chemische Reaktionen schneller ablaufen. Enzyme beschleunigen die Veränderung noch schneller als Katalysatoren und haben eine umwandelnde Wirkung: sie erschaffen etwas Neues und entwickeln sich dabei selbst weiter.

Im Großen und Ganzen bedeutet das, dass die Liste der GIC-Projekte – wie die Trello-Boards, mit denen sie nachverfolgt werden –, im Folgejahr vollkommen anders aussehen wird. Und das ist auch gut so.

Wenn wir irgendwann auf unsere Arbeit zurückblicken, möchten wir sehen, dass wir große positive Resultate mit und für Kinder geschaffen haben. Wir möchten innovative Ideen in praktische Anwendungen verwandeln. Insgesamt hoffen wir, dass unsere eigene Entwicklung positive Veränderungen in der Welt bewirkt.