Unicef + Trello

Durante el episodio del huracán Irma, más de 22 000 personas recibieron información vital en menos de 30 horas gracias a Unicef.

Gracias a una plataforma de comunicación y participación para jóvenes llamada U-Report, el Centro de Innovación Global de Unicef consiguió ayudar a cientos de comunidades a prepararse con tiempo ante la llegada de esas catastróficas tormentas.

Trabajando a contrarreloj desde Bangkok y Copenhague hasta Panamá y Santiago, 3 de los 17 miembros de los equipos que hay repartidos por todo el mundo contactaron con los 14 países afectados escalando y usando U-Report en un tiempo récord. Más de la mitad de las personas a las que ayudaron destacaron que esa había sido la única información que habían recibido con antelación explicándoles cómo prepararse y mantener a salvo sus comunidades.

Trello fue la herramienta que permitió al equipo de innovación de Unicef dar una respuesta rápida a esa emergencia.

La transparencia y múltiples perspectivas de Trello nos ayudan a prestar apoyo de forma coherente en cada país donde puede haber varios proyectos en diferentes zonas en los que participen y contribuyan varias personas.

Los mensajes breves, sencillos y directos que se enviaron a quienes vivían por donde la tormenta iba a pasar ayudaron a mantenerlos a ellos y a sus familias a salvo. Cuando les preguntaron por esos mensajes, el 89 % dijo que la información le pareció útil, el 80 % la compartió con al menos una persona y el 57 % compartió los mensajes con cinco personas o más.

Para la infancia

Al pensar en una organización con 70 años de historia, lo primero que nos viene a la cabeza es una institución burocrática y rígida, pero Unicef no encaja con esa descripción. Ha conservado la confianza y solidez que requiere ayudar a niños y niñas en situación de crisis durante casi un siglo, pero también lleva la innovación en su ADN. Detrás de cada avance y cada iniciativa humanitaria hay una incesante motivación por marcar la diferencia haciendo las cosas de otra manera, por ofrecer un mejor servicio cada vez y por aprender de los resultados.

La misión de construir un mundo mejor para cada niño y niña corre por las venas de cada equipo de Unicef, ya sea instalando bombas de agua manuales para agilizar el acceso a agua potable, implantando procesos que permitan explorar con precisión los niños malnutridos o traspasando los límites de las tecnologías emergentes para mejorar su proceso.

Cuando se trata de traspasar límites, el equipo del Centro de Innovación Global (CIG) de Unicef es especialmente innovador. Evalúan e implementan ideas y tecnologías que puedan escalar a nivel nacional o internacional para mejorar las vidas de los niños y sus familias de una forma más eficiente y precisa. También están explorando lo que supone ser un equipo verdaderamente distribuido apoyándose en la tecnología.

Tanya Accone, asesora sénior en Innovación y responsable del equipo del CIG de Unicef, trabaja con sus 16 compañeros (a jornada completa o media jornada), que se encuentran en 11 ubicaciones distintas. Así pueden ofrecer asistencia ininterrumpidamente en varias zonas horarias y colaborar de forma asíncrona. Esto es especialmente importante a la hora de aplicar soluciones para dar una respuesta ante emergencias, ya que necesitan trabajar con la máxima diligencia posible:

No podemos perder tiempo enviando cosas por correo y luego buscando esos mensajes ni tampoco en intentar averiguar qué tareas han quedado pendientes tras finalizar un turno, ya que estamos hablando de información que puede cambiar y salvar vidas de comunidades. Trello contribuye a hacer que nuestras conversaciones y ejecuciones sean eficientes y sencillas.

En 2016, este pequeño equipo de teletrabajadores extremos se implicó de forma activa en 89 de los 193 países en los que Unicef actúa para lanzar nuevas iniciativas con los Gobiernos y organizaciones, ayudándoles a prepararse para episodios de afectación e introduciendo nuevas formas de trabajar que aceleraran las iniciativas de salud, protección y educación, con el apoyo de Unicef y de sus partners de todo el mundo.

Llevando el teletrabajo al límite

El equipo del CIG se constituyó inicialmente como un equipo pequeño de siete personas en Kampala (Uganda). Empezaron a usar Trello con la idea de almacenar los documentos más importantes en un solo lugar; una única fuente de información que aportó un nivel de transparencia al equipo que no le daban los engorrosos hilos de correos electrónicos y documentos almacenados de forma local.

Trello nos permite organizar las iniciativas internas del equipo para que podamos ayudar a los demás de la forma más efectiva posible, ya sea en situaciones de emergencia o como parte de nuestras tareas habituales para dar solución a necesidades sociales.

A raíz de la demanda de ayuda por parte de varios países, al equipo pronto se le quedó pequeño el modelo de trabajar desde una sola ubicación para poder llegar a todo de forma eficaz. Así pues, el equipo decidió pasarse al modelo de trabajo nómada, y sus miembros empezaron a viajar a las oficinas de diferentes países de todo el mundo para ofrecer su apoyo. Cuando finalmente decidieron trabajar de forma distribuida por todo el planeta para mejorar la eficacia y efectividad de su trabajo, esa fuente de información única ganó aún más importancia. Llevaron el teletrabajo al extremo hasta trabajar de forma ininterrumpida y asíncrona cada día, y así fue como le surgió la necesidad de contar con herramientas que les permitieran colaborar, organizarse y trabajar en la misma dirección independientemente de dónde se encontrara cada miembro.

Su objetivo era crear un nuevo espacio de trabajo virtual que les permitiera trabajar desde nueve zonas horarias distintas con la misma eficiencia y coordinación de cuando trabajaban juntos desde la misma ubicación. Así pues, en 2016, ya que el equipo tenía la idea de introducir la innovación en la forma de trabajar de Unicef, empezaron a probar varias herramientas de colaboración en equipo para encontrar el paquete perfecto de recursos tecnológicos para el "teletrabajo extremo".

Apostando por Trello (de nuevo)

Durante un período de 12 meses, el equipo de Tanya evaluó y probó 17 aplicaciones de colaboración distintas de gestión de proyectos, vídeo, comunicación por chat y correo electrónico. Dentro de ese experimento, crearon flujos de trabajo para sus proyectos en cuatro herramientas de colaboración diferentes.

Al final se quedaron con cinco herramientas para construir su oficina virtual. A pesar del uso que le habían dado previamente a Trello, este programa volvió a convertirse en su herramienta favorita de colaboración en equipo por varias razones importantes:

• la estructura sencilla de tablero con listas de tarjetas, ya que los miembros del equipo sin formación previa en gestión de proyectos se acostumbraban en seguida a ella;
• su flexibilidad y transparencia, que permite que todos los miembros puedan acceder a la información que necesitan;
• la capacidad de crear flujos de trabajo nuevos según convenga y que los tableros se puedan utilizar para otras cosas, aparte de para hacer un seguimiento de las tareas;
• la perspectiva visual, junto con funciones como las etiquetas y los filtros, les ayuda a ver la información de varias (y valiosas) formas, ya sea por país o a nivel internacional filtrando por iniciativa o solución.

Podemos moldear y adaptar Trello a la forma de pensar y actuar de nuestra organización, en vez de intentar hacer encajar nuestro equipo y nuestras necesidades —que cambian cada día— en una estructura fija.

Cómo ayuda Trello a aportar una perspectiva global

Para el equipo del CIG de Unicef, Trello es la herramienta de coordinación interna más importante. Es el eje de colaboración de todo su trabajo.

Dado que colaboran con varios países a la vez, utilizan tableros de Trello específicos que les permiten hacer un seguimiento de cada ubicación, así como de todos los puntos de contacto y de cada documento importante.

Como a menudo lanzan varias iniciativas a la vez en un mismo país, organizan los nombres de los tableros por país y por soluciones que están ayudando a escalar. Por ejemplo, durante la crisis del huracán en el Caribe, centraron sus esfuerzos en un tablero llamado "Urgent Irma Response" (Respuesta urgente para Irma), sin perder de vista el resto de la información de esa zona geográfica.

Por otro lado, teníamos presentes el resto de las conversaciones que se daban en paralelo con esos 14 países acerca de si había que implementar cualquier otra cosa que hiciera falta. Asimismo, sabíamos quiénes eran las personas de contacto clave y los puntos de enlace de cada país.

Al mismo tiempo, en otras partes del mundo, su equipo participa en iniciativas como UPSHIFT, un programa de incubación para fomentar el espíritu emprendedor en los jóvenes y la innovación social. Este programa apoya a los jóvenes que más marginación sufren, incluidos los que tienen alguna discapacidad y los que están desplazados, en 8 países y regiones diferentes para que se desarrollen como emprendedores y creadores de soluciones en sus comunidades. El trabajo principal de gestión de estos 8 proyectos y los 20 países que quieren introducir UPSHIFT (que tienen componentes similares y diferentes ecosistemas y etapas de desarrollo en un momento dado) se lleva a cabo en Trello.

Pero Trello solo es una parte del viaje.

El resultado de esta visión global que proporciona Trello cobra vida en las experiencias ofrecidas por programas como UPSHIFT, como es el caso de Tuấn Nguyễn, un estudiante universitario con discapacidad visual de Vietnam que actualmente ayuda a toda una comunidad de profesionales como él con portales de empleo online.

O el caso de Rina Shabani, una adolescente kosovar de 16 años que actualmente lidera la educación sobre desigualdad de género entre sus compañeros y compañeras. Algunos innovadores sociales de Kosovo, como Rina, han lanzado soluciones que han ayudado a más de 200 000 personas.

El CIG también está ayudando a Unicef Indonesia y al Gobierno de Indonesia a gestionar la campaña de inmunización más grande de la historia del país, que consiste en vacunar a 70 millones de niños y niñas contra los virus mortales del sarampión y la rubeola.

Una vez más, la tecnología es fundamental para implementar este tipo de cambio a gran escala: RapidPro, una herramienta de comunicación de código abierto, proporciona información útil en tiempo real que el sistema de seguimiento tradicional en papel no puede proporcionar, y llega a las personas a través de sus propios teléfonos móviles (en este caso, por SMS). Todo lo aprendido con las implementaciones en Indonesia y Zambia se aplicará en los países interesados en los usos de RapidPro para reforzar sus iniciativas de inmunización.

Hay solo dos personas encargadas de establecer el proceso de RapidPro para reforzar la salud digital en 15 países, y la esencia colaborativa de Trello les ayuda a mantener la transparencia en su labor para que cualquier miembro del equipo pueda consultar los detalles que necesite sin tener que comunicar novedades constantemente. Así el equipo también puede formar parte de una red de expertos en salud y amplificarla, los cuales pueden impulsar esta iniciativa en Unicef.

Mejorar la vida de los niños y niñas: hoy y mañana

En esencia, la misión del Centro de Innovación Global de Unicef es coger una idea que ayuda a miles de personas en una sola región e implementarla en aproximadamente 190 países de todo el planeta donde Unicef lleva a cabo su labor para ayudar a millones de niños y niñas y a sus familias.

En la práctica, esto quiere decir que el objetivo del equipo de Tanya es apostar por los principios del código abierto y la innovación digital. Es decir, los proyectos de Unicef están diseñados para que los utilicen otras personas, no solo los miembros de la organización. Trello comparte ese mismo espíritu de colaboración productiva y en constante evolución. Por eso ha sido el motor perfecto para sacar este trabajo adelante.

Siempre que creamos algo, nos aseguramos de que sea fácil de configurar, utilizar, emular y adaptar, ya que debemos tener presente a quienes ayudan estas herramientas: los niños y sus familias en los lugares donde es más difícil llegar.

Tal como explica Tanya, todos formamos parte de un ecosistema común mucho más amplio que se ve afectado por nuestras acciones a la hora de ayudar a los demás. Este ecosistema comprende desde las mayores iniciativas humanitarias que llevan a cabo en equipo hasta las herramientas que utilizan, como Trello. Todas esas iniciativas funcionan de verdad cuando evolucionan y se adaptan a las necesidades de las comunidades a las que van dirigidas:

Más que ser catalizadores, lo que queremos es ser enzimas. Los catalizadores hacen que las reacciones químicas se produzcan más rápido. En cambio, las enzimas aceleran el ritmo de cambio aún más que los catalizadores. Todo lo que tocan lo convierten en algo completamente nuevo. Es más, las propias enzimas cambian y evolucionan a raíz de esos procesos.

En general, esto significa que la cartera de proyectos del CIG, como los tableros de Trello que utilizan para supervisarlos, será muy diferente dentro de un año. Y eso es algo muy positivo.

Nos gustaría echar la vista atrás y ver que hemos contribuido a escalar unos resultados tremendamente positivos para con los niños y las niñas. Queremos coger todas las ideas innovadoras y convertirlas en la forma de trabajar global. En general, esperamos seguir evolucionando de la mejor forma posible para llevar un cambio positivo a todo el planeta.