Cómo crear una cultura del teletrabajo en equipo
Cómo crear un equipo de éxito que trabaje en zonas horarias distintas
Una de las mayores preocupaciones a la hora de plantearse el teletrabajo es el impacto cultural que se percibe. Los lugares de trabajo llevan tanto tiempo dependiendo de compartir la misma ubicación para crear una cultura de empresa que cuesta imaginar un diciembre sin la tradicional copa o cena de Navidad.
La clave para crear excelentes relaciones a distancia es la intención. Hay que esforzarse más por encontrar intereses comunes, celebrar reuniones significativas y entender de verdad la perspectiva de los demás. El resultado puede ser una red duradera de buenos amigos con los que puedes contar, independientemente de dónde te lleven tus viajes.
La creación de una cultura de equipo remoto sólida depende de dos cosas:
- Un conjunto claro de reglas comunes que tengan la aceptación total de la empresa.
- Un sistema sostenible de reuniones, eventos y hábitos que fomenten la comunicación entre las personas.
Ah, y no te olvides de usar muchos 😄 y 👍
Cinco reglas imprescindibles de la cultura del teletrabajo
Si te imaginas una cultura estimulante y autosuficiente, probablemente pienses en una que no tenga reglas. Pero, en este caso, las reglas son normas sociales que proporcionan a los participantes una experiencia familiar cuando entran en la oficina virtual. Lo especial de estas reglas es que se acuerdan entre todos. Si todo el mundo está de acuerdo con ellas, fomentan la confianza, la comprensión y el apoyo.
¿No te parecería un lugar de trabajo estupendo?
- La empatía lo es todo. Da siempre por sentado que hay una buena intención. En las conversaciones de chat, puede perderse parte del tono y de los matices. Por lo tanto, para evitar malentendidos, lo mejor es asumir que tus compañeros tienen buenas intenciones.
- Ofrece transparencia a tus compañeros. Asegúrate de que todo el mundo puede acceder a la información importante: registra las decisiones que se tomen en conversaciones de chat privadas, graba las reuniones por videoconferencia y toma notas siempre para compartirlas en espacios públicos.
- No pasa nada porque haya asincronía. Promueve la comunicación entre personas que tienen horarios de trabajo en zonas horarias distintas. Nada de decisiones de última hora: planifícalo todo con antelación. Puede que parezca trabajo extra, pero así te organizarás mejor.
- La planificación es fundamental. Establece un proceso, una estructura y una agenda para las reuniones y las actualizaciones para que todo el mundo pueda estar informado, esté donde esté. Elige un líder de la reunión que se encargue de registrar las decisiones clave por escrito.
- Sois todos distintos e iguales a la vez. Acepta esta realidad fundamental: todos los miembros del equipo remoto sois iguales, pero vuestras experiencias no lo son. No pasa nada si los compañeros que trabajan en la misma oficina deciden reunirse. La clave es no olvidarse de los teletrabajadores; por ejemplo, si la empresa organiza un evento, conviene ofrecerles un beneficio alternativo.
Para obtener más información sobre cómo lograr un equilibrio entre los equipos presenciales y los remotos, consulta los seis mandamientos de Trello sobre la relación entre trabajadores presenciales y teletrabajadores en esta página.
Añadir "adoptar el teletrabajo" a la lista de valores de nuestro equipo nos resultó fácil, porque refleja el esfuerzo global que estamos haciendo con Trello todos los días: queremos mejorar la forma de trabajar de la gente. Hay muchas teorías geniales sobre por qué el teletrabajo merece la pena, pero aún más interesantes son los resultados que hemos conseguido:
- Nuestro producto es mejor. Como nosotros mismos utilizamos Trello para teletrabajar, nos surgen un montón de ideas que nos permiten llevar las funciones de colaboración al siguiente nivel.
- Nuestro talento es más sólido. Hemos sido capaces de encontrar e incorporar a algunos de los mejores profesionales del sector porque pueden trabajar en más de una ubicación.
- Nuestro propósito está más claro. Nuestra marca destaca del resto porque nuestro equipo está muy unido. Como nos preocupamos en implementar los mejores estándares de comunicación y colaboración, conseguimos evitar los aislamientos y compartimos los esfuerzos creativos en toda la organización.Ah, y todo el mundo recibe una tarta en su casa el día de su cumpleaños.
- Michael Pryor, cofundador de Trello
Crea un sistema que promueva la socialización
Ofrece a todo el mundo —tanto a personas introvertidas como a extrovertidas— la posibilidad de charlar con sus compañeros de trabajo de formas significativas.
Te contamos tres tipos de interacciones sociales que puedes promover fácilmente en tu equipo remoto:
Reunión general de toda la empresa
Olvídate de cualquier concepto que tengas del tradicional discurso trimestral sobre novedades. Este evento debe ser un foro abierto para plantear preguntas, y hacer debates y presentaciones cortas en grupo al menos una vez al mes. Cada asamblea de Trello empieza con un repaso de los valores y las prioridades de la empresa, así como de los aniversarios de los empleados. A continuación, se presentan los nuevos empleados. El resto de la hora la dedicamos a asuntos que nos han sugerido compañeros con antelación.
¿Por qué funciona tan bien la asamblea? Está bien planificada, es enérgica y democrática. Se celebra en un horario establecido, y puedes ver a todo el mundo en su propia pantalla de vídeo. ¡Intenta hacer lo mismo en una sala con 100 personas!
Hola, Mr. Rogers
A medida que las empresas crecen, no puedes dar por hecho que todo el mundo se conozca o interactúe. Para solucionarlo, tenemos a "Mr. Rogers", una actividad que consiste en juntar a los miembros del equipo en grupos aleatorios durante 15 minutos para que hablen por videoconferencia de lo que les apetezca.
Después de la sesión, se registra una captura de pantalla de los miembros y momentos destacados. ¿De qué otra manera podrías enterarte de que José preferiría luchar contra una langosta del tamaño de un elefante que con 700 elefantes del tamaño de una langosta?
¿Por qué funciona tan bien Mr. Rogers? Revela intereses comunes y hace que surjan conversaciones que pueden retomarse en el evento anual fuera de la oficina. Permite hablar de temas no relacionados con el trabajo y desarrollar relaciones personales a buen ritmo.
Eventos fuera de la oficina para equipos remotos
Llevar a todo el mundo a un lugar exótico y celebrar un gran evento para estrechar las relaciones en la empresa es una maravilla, pero sale caro. No debería ser la única solución para que las personas de tu empresa se reúnan.
También podéis compartir vuestras experiencias de equipo remoto con una actividad del tipo "elige tu propia aventura". En Trello, esto se traduce en un día libre de verano para toda la empresa durante el cual los trabajadores presenciales van a la playa, mientras que los teletrabajadores reciben un estipendio que pueden gastar en su propia aventura.
¿Cómo funcionan estos eventos de "elige tu propia aventura"? Nos reunimos todos utilizando un hashtag y un tablero compartido de Trello y colgamos resúmenes e imágenes de los que se hablará en la próxima asamblea de la empresa.
De esta forma, todos tienen las mismas oportunidades de divertirse y luego pueden conocerse mejor hablando de esas historias. Más información
Teletrabajar es una oportunidad increíble, ya que nos permite estructurar nuestra vida y vivir dónde y cómo queramos. Esta flexibilidad es una de las ventajas de este estilo de trabajo único.
También es muy importante dedicar tiempo a conversar cara a cara con tu equipo. Si tienes la oportunidad, reúne a tu equipo en persona, tomaos algo y compartid experiencias difíciles de olvidar.
- Stephen Olmstead, vicepresidente de Colaboraciones de Diseño, InVision
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