UNICEF + Trello

Hurrikaani Irman aikana yli 22 000 ihmistä sai hengen pelastavia tietoja alle 30 tunnissa UNICEFin ansiosta.

Nuorten sitoutumisen ja U-Report-viestintäalustan avulla UNICEFin globaali innovaatiokeskus auttoi satoja yhteisöjä valmistautumaan ennen tuhoisia myrskyjä.

Työskennellen kellon ympäri Bangkokista Kööpenhaminaan, Panamasta Santiagoon, kolme 17:stä eri puolella maailmaa sijaitsevasta tiimin jäsenestä tavoitti 14 myrskyn kohteeksi joutunutta maata ennätysajassa skaalaamalla ja käyttämällä U-Reportia. Yli puolet heidän avustamistaan ihmisistä totesi, että tämä oli ainoaa ajantasaista tietoa, jota he saivat voidakseen valmistautua ja turvata yhteisönsä.

Työkaluna käytetyn Trellon ansiosta UNICEFin innovaatiotyöryhmä pystyi vastaamaan hätätilanteeseen nopeasti.

Trellon avoimuuden ja monien näkökulmien ansiosta pystymme tarjoamaan johdonmukaista tukea yksittäiselle maalle, jossa voi olla useita eri aloihin liittyviä hankkeita, joissa osallistujina ja tukijoina voi olla eri ihmisiä.

Lyhyet ja tarkat yksinkertaiset viestit, joita vaihdettiin myrskyn reitillä asuvien kanssa, auttoivat pitämään heidät perheineen turvassa. Kyselyssä 89 % sanoi pitäneensä tietoja hyödyllisinä, 80 % oli jakanut tiedot ainakin yhdelle ihmiselle ja 57 % heistä jakoi viestit viidelle tai useammalle ihmiselle.

Jokaiselle lapselle

Ajatellessasi 70-vuotiasta organisaatiota saatat kuvitella instituution olevan byrokraattinen ja muuttumaton, mutta UNICEF ei sovi tuohon muottiin. He ovat säilyttäneet luottamuksen ja vakauden, joka on muodostunut heidän auttaessaan kriisialueiden lapsia lähes vuosisadan ajan, mutta heidän DNA:ssaan on myös innovaatioita. Jokaisen edistysaskeleen ja humanitaarisen tehtävän toimeenpanevana voimana on halu vaikuttaa eri tavalla, tarjota jatkuvasti parempia palveluja ja ottaa opiksi saavutetuista tuloksista.

Oli kyse sitten käsipumpuista, joilla päästään käsiksi puhtaaseen juomaveteen nopeammin, prosesseista, joilla vakavasti aliravittuja lapsia tutkitaan tarkasti, tai menetelmien parantamisesta kehittyvien teknologioiden rajoja venyttämällä, tavoite paremman maailman rakentamisesta jokaiselle lapselle koskee jokaista UNICEFin työryhmää.

Kun puhutaan rajojen venyttämisestä, UNICEFin Global Innovation Centren (GIC) taustatyöryhmä on erityisen innovatiivinen. He arvioivat ja ottavat käyttöön ideoita ja tekniikoita, jotka skaalautuvat kansalliselle tai monikansalliselle tasolle parantamaan lasten ja heidän perheidensä elämää tehokkaammin ja tarkemmin. He myös tutkivat sitä, millaista on olla todella hajautettu tiimi teknologian mahdollistamalla tavalla.

UNICEFin GIC-työryhmää johtava innovaatioiden vanhempi neuvonantaja Tanya Accone työskentelee 16 koko- ja osa-aikaisen kollegansa kanssa 11 paikassa. Se mahdollistaa 24 tunnin aikavyöhykkeen tuen ja yhteistyön eri tahtiin. Erityisesti tehdessään ratkaisuja, jotka koskevat hätätilanteisiin reagointia, heidän on tehtävä työnsä mahdollisimman taitavasti:

Emme voi tuhlata aikaa asioiden lähettelyyn sähköpostitse ja etsimiseen myöhemmin tai sen selvittämiseen, mistä tehtäviä noudetaan työpäivien aikana, kun kyse on hengen pelastavasta, elämään vaikuttavasta tiedosta yhteisöille. Trello tekee keskusteluistamme ja toteutuksesta saumattomia ja tehokkaita.

Vuonna 2016 tämä pieni äärimmäistä etätyötä tekevä ryhmä työskenteli aktiivisesti 89:ssä 193:stä UNICEFin tukemasta maasta. Sen tavoitteena on käynnistää hallitusten ja organisaatioiden kanssa uusia hankkeita, jotka auttavat heitä valmistautumaan tuhoisiin tapahtumiin, ja ottaa käyttöön uusia työskentelytapoja, jotka edistävät UNICEFin ja sen kumppaneiden tukemia hankkeita lasten terveyden parantamiseksi, suojelemiseksi ja kouluttamiseksi kaikkialla maailmassa.

Etätyön vieminen äärimmilleen

GIC-tiimi oli alun perin pieni seitsemän hengen työryhmä Kampalassa, Ugandassa. He alkoivat käyttää Trelloa menetelmänä, jolla he pystyivät tallentamaan kaikki tärkeimmät tietonsa yhteen paikkaan. Se toimi yhteisenä tiedonlähteenä ja mahdollisti koko tiimille avoimuuden, jota hankalat sähköpostiketjut ja paikallisesti tallennetut asiakirjat eivät tarjoa.

Trello auttaa työryhmäämme organisoimaan sisäiset tehtävämme niin, että voimme olla mahdollisimman tehokkaita, oli kyseessä sitten muiden tukeminen kriisiaikoina tai vastaaminen sosiaalisiin tarpeisiin tavallisen työnteon aikana.

Eri maista tulevan tukitarpeen myötä työryhmä kasvoi nopeasti liian suureksi voidakseen toimia tehokkaasti yhdessä paikassa. Työryhmästä tuli liikkuva. Sen jäsenet matkustivat kohdemaiden toimistojen tueksi eri puolilla maailmaa. Kun työryhmä päätettiin hajauttaa maapallon eri osiin vaikuttavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi, yhdestä yhteisestä tiedonlähteestä tuli entistäkin arvokkaampi. He venyttivät etätyön rajoja äärimmilleen 24-tuntisella, eri tahtiin ajoitetulla työpäivällä. Tämä nosti esiin tarpeen työkaluille, joilla yhteistyö, organisointi ja tehtävien yhtenäisen näkökulman jakaminen onnistuvat leveys- tai pituusasteesta riippumatta.

Tavoitteena oli kehittää uusi virtuaalinen työtila, jonka avulla he pystyvät toimimaan yhdeksällä aikavyöhykkeellä yhtä tehokkaasti yhdessä kuin samassa paikassa työskennellessään. Niinpä he vuonna 2016 aloittivat erilaisten yhteistyötyökalujen järjestelmällisen tutkimisen pyrkiessään lisäämään innovaatiota UNICEFin työskentelytapoihin. He halusivat löytää ihanteellisen valikoiman teknisiä apuvälineitä ”äärimmäistä etätyötä” varten.

Trellon valitseminen (uudelleen)

Yli 12 kuukauden aikana Tanyan tiimi arvioi ja testasi 17 erilaista yhteistyösovellusta, joiden käyttöalueita olivat projektinhallinta, video, chat ja sähköposti. Kokeilun osana he ohjasivat työnkulkuja neljällä erilaisella projektiyhteystyöhön käytettävällä työkalulla.

Lopuksi he valitsivat viiden työkalun kokoelman, joiden avulla he pyörittävät virtuaalista toimistoaan. Vaikka he olivatkin käyttäneet Trelloa aikaisemmin, se nousi taas heidän ensisijaiseksi valinnakseen työryhmien yhteistyössä muutamien tärkeiden syiden takia:

• Yksinkertainen taulusta, luetteloista ja korteista muodostuva rakenne on helppo omaksua työryhmän jäsenille, jotka eivät ole saaneet projektinhallintakoulutusta.
• Sen joustavan ja avoimen luonteen ansiosta kaikki pääsevät käsiksi tarvitsemaansa tietoon.
• Uusia työnkulkuja voidaan keksiä tarpeen mukaan, ja tauluja voidaan käyttää muuhunkin kuin vain tehtävien seurantaan.
• Visuaalinen näkökulma yhdessä leimojen ja suodatuksen kaltaisten ominaisuuksien kanssa auttaa heitä tarkastelemaan tietoja erilaisissa (hyödyllisissä) yhdistelmissä, joko maittain tai maailmanlaajuisesti, tehtävittäin tai ratkaisuittain.

Pystymme muovaamaan Trelloa organisaatiomme ajattelutavan ja toimintatapojen mukaiseksi sen sijaan, että yrittäisimme sovittaa työryhmämme ja päivittäin muuttuvat tarpeemme kiinteisiin rakenteisiin.

Miten Trello auttaa saavuttamaan maailmanlaajuisen näkökulman

Trello on UNICEF GIC -työryhmän tärkein sisäinen koordinointityökalu, yhteistyön perusta kaikelle heidän tekemälleen työlle.

Työskennellessään milloin tahansa, miten monen maan kanssa tahansa he pystyvät seuraamaan kaikkia kohteita, myös kaikkia yhteyspisteitä ja kaikkia tärkeitä asiakirjoja niiden omilla Trello-tauluilla.

Keskittyessään usein samaan aikaan useisiin hankkeisiin tietyssä maassa he järjestävät taulujen nimet maiden ja skaalattavien ratkaisuiden mukaan. Karibian hurrikaanikriisien aikana he keskittyivät jatkuvasti tauluun ”Kiireellinen reagointi hurrikaani Irmaan” ja pitivät samalla muita paikallisia tietojaan näkyvillä.

Tiesimme taustalla myös kaikki muut keskustelut, joita kävimme näiden 14 maan kanssa kaikenlaisten muiden asiaankuuluvien asioiden toteuttamisesta. Tiesimme, ketkä olivat tärkeimmät yhteyshenkilöt ja yhteyspisteet kussakin maassa.

Samaan aikaan heidän tiiminsä toimivat muualla maailmassa UPSHIFTin kaltaisten hankkeiden parissa. UPSHIFT on nuorisoyrittäjyyttä ja sosiaalisia innovaatioita kehittävä yrityshautomo-ohjelma. Tämä ohjelma tukee kahdeksassa eri maassa ja alueella kaikkein syrjäytyneimpiä nuoria, vammaiset ja pakkosiirretyt mukaan lukien, kehittymään yrittäjinä ja ratkaisunrakentajina yhteisöissään. Näiden samanlaisia komponentteja ja erilaisia ekosysteemejä ja komponentteja sisältävien kahdeksan hankkeen ja 20 maan, jotka haluavat ottaa käyttöön UPSHIFTin, hallinnan ydintehtävät tehdään Trellossa.

Trello on kuitenkin vain osa taivalta.

Trellon tarjoama korkean tason näkökulma herää eloon UPSHIFTin kaltaisten ohjelmien tuottamissa kokemuksissa. Esimerkkinä tästä on Tuấn Nguyễn, näkövammainen vietnamilainen yliopisto-opiskelija, joka tukee nyt kokonaista kaltaistensa ammattilaisten yhteisöä ylläpitämällä työpaikkailmoitustauluja verkossa.

Toinen esimerkki on Rina Shabani, 16-vuotias kosovolaisteini, joka tällä hetkellä johtaa tasa-arvoisuuskoulutusta kaltaisilleen. Kosovossa Rinan kaltaiset sosiaaliset innovaattorit ovat käynnistäneet ratkaisuja, jotka ovat olleet avuksi yli 200 000 ihmiselle.

GIC tukee myös Indonesian UNICEFia ja Indonesian hallitusta kaikkien aikojen suurimman rokotuskampanjan hallinnassa. Tavoitteena on rokottaa 70 miljoonaa lasta hengenvaarallisia tuhkarokko- ja vihurirokkoviruksia vastaan.

Tässäkin tapauksessa teknologia on perustana tällaiselle mittakaavan muutokselle: RapidPro, avoimen lähdekoodin viestintäväline, tarjoaa reaaliaikaisesti toimivia näkemyksiä, joihin perinteinen paperipohjainen seurantajärjestelmä ei pysty. Se tavoittaa ihmiset omista matkapuhelimistaan, tässä tapauksessa tekstiviestien avulla. Indonesiassa ja Sambiassa tehdyistä käyttöönotoista saatuja kokemuksia sovelletaan maissa, jotka ovat kiinnostuneita RapidPro-sovelluksista rokotustavoitteidensa tukena.

RapidPro-prosessia digitaalisen terveyden tukemiseksi 15 maassa on kehittämässä vain kaksi ihmistä. Yhteistyön perustana toimiva Trello auttaa heitä pitämään työn avoimena, jotta työryhmän jäsenet voivat saada tarvitsemiaan tietoja itsepalveluna, tarvitsematta jatkuvasti pysähdellä ja antaa päivityksiä. Tämä antaa tiimille myös mahdollisuuden vahvistaa ja olla osana terveydenhuollon asiantuntijoiden verkostoa, joka voi ohjata tätä työtä koko UNICEFissa.

Lasten elämää parantamassa: nykyhetkestä tulevaisuuteen

UNICEFin maailmanlaajuisen innovaatiokeskuksen tehtävän ytimenä on hyödyntää ideaa, joka auttaa tuhansia ihmisiä tietyssä kohteessa, ja auttaa sen avulla miljoonia lapsia ja heidän perheitään UNICEFin noin 190 toimintamaassa kautta maailman.

Se tarkoittaa käytännössä sitä, että Tanyan tiimi on sitoutunut avoimen lähdekoodin periaatteisiin ja digitaaliseen innovaatioon. Unicefin hankkeet on toisin sanoen kehitetty sellaisiksi, että muutkin voivat jakaa ja käyttää niitä, myös heidän organisaationsa ulkopuolella. Myös Trellolle ajatus tuottavasta ja kehittyvästä yhteistyöstä on tärkeä. Siksi se on ollut ihanteellinen väline tämän työn mahdollistamiseen.

Toteutamme kaiken helposti käyttöön otettavaksi, käytettäväksi, mukautettavaksi ja monistettavaksi, koska keskitymme aina siihen, keitä nämä työkalut auttavat: lapsia ja heidän perheitään kaikkein vaikeapääsyisimmissä paikoissa.

Kuten Tanya toteaa, me kaikki humanitaarisen ryhmätyön korkeimmasta tasosta aina Trellon kaltaisiin työkaluihin asti olemme osa suurempaa, jaettua ekosysteemiä, johon ponnistelumme muiden auttamiseksi vaikuttavat. Näiden ponnistelujen vaikutus on suurin silloin, kun ne kehittyvät ja kasvavat niiden yhteisöjen mukana, joita ne palvelevat.

Pyrimme olemaan entsyymejä katalyyttien sijaan. Katalyytit nopeuttavat kemiallisia reaktioita. Entsyymit lisäävät muutosnopeutta vieläkin enemmän kuin katalyytit. Ne muuttavat sen, mihin ne vaikuttavat, joksikin uudeksi. Entsyymit itse muuttuvat ja kehittyvät tämän prosessin tuloksena.

Kaiken kaikkiaan tämä tarkoittaa sitä, että GIC:n projektit, samoin kuin Trello-taulutkin, joita he käyttävät niiden seuraamiseen, näyttävät hyvin erilaiselta vuoden kuluttua. Se on todella hyvä asia.

Haluaisimme taaksepäin katsoessamme nähdä, että osallistumisemme lasten kanssa ja lasten puolesta tehtävään työhön on auttanut merkittävien myönteisten tulosten saavuttamisessa. Haluaisimme tarttua ”innovatiivisiin” asioihin ja siirtää ne taululla tehtävään työhön. Kaiken kaikkiaan toivomme kehittyvämme seuraavalla parhaalla tavalla saadaksemme aikaan hyödyllisiä muutoksia maailmassa.