Kaikki työkalut, joilla etätyönteosta voi tehdä upeaa
Parhaiksi arvioidut ohjelmistot tehokkaaseen etätyöhön
Etätyössä työkalujen merkitys korostuu, koska ne ovat viestinnän perusta. Kun et voi kävellä kollegan työpöydän luokse juttelemaan, sinun on tehtävä työkaluista ”virtuaalinen toimistosi”. Jos tekniikka ei olisi kehittynyt nykyiselle tasolleen, etätyö ei olisi loppujen lopuksi edes mahdollista.
Tässä on yhteenveto ja joitakin suosituksia tärkeimmistä työkalutyypeistä, joita kannattaa harkita etätyössä.
Suositut chat-työkalut jakautuneille työryhmille
Slack on chat-työkalujen vallitseva voimanpesä, ja se on osoittautunut mukaansatempaavaksi ja hauskaksi työkaluksi työryhmien viestintään erityisesti etänä.
Sosiaaliset ominaisuudet, kuten emoji-reaktiot ja GIPHY-integraatio, ovat positiivisia tapoja tehdä yrityksen etäviestinnästä luonnollisempaa.
Slack-kanavien kautta viestiminen on myös tärkeä tapa varmistaa, että päätökset eivät jää tiedostamatta. Etäviestintä on asynkronista, joten kirjanpito Slack-kanavilla auttaa välttämään turhauttavia viestintäkatkoksia. Se myös auttaa kaikkia pysymään ajan tasalla ja tukemaan päätöksentekoa (omalla aikataulullaan).
Olemme Zapierilla ymmärtäneet, että läpinäkyvä viestintä on tärkeää etätyön onnistumisen kannalta. Lähes kaikki keskustelumme käydään julkisilla Slack-kanavilla, jotta kaikki voivat antaa panoksensa ja lukea uusista tapahtumista eri työryhmissä ja eri osastoilla. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun työskentelemme työryhmänä eri aikavyöhykkeillä. Kun työryhmän jäsenet heräävät, he voivat saada helposti kontekstitietoa ja jatkaa siitä, mihin muut jäivät, sen sijaan että kaikki menisi heiltä ohi yöunien aikana.
- Wade Foster CEO, Zapier
Kuin oikeassa elämässä – videopuheluohjelmisto
Kun viestintä alkaa olla vivahteikasta, hämmentävää tai jopa kiivasta, hypätkää videokeskusteluun. Videokeskustelun avulla voit luoda vaikutelman, joka muistuttaa työtoverin kanssa tärkeästä asiasta puhumista toimistoympäristössä.
Hyvät videokeskustelut muodostavat yhden tehokkaan etätyön kulmakivistä, ja olemme kokeilleet niitä kaikkia. Tässä on suosituksiamme:
Zoom on osoittautunut kaikista luotettavimmaksi videoneuvotteluohjelmistoksi kaikenlaisilla internetyhteyksillä, erityisesti kun osallistujia on satoja yrityksen laajuisissa kokouksissa.
Gallerianäkymä on loistava ominaisuus etäkokouksiin, joissa on paljon osallistujia. Voit myös käyttää chat-työkalua kokouksissa ”katsomon” luomiseksi jatkuvalla kommentoinnilla ja reaktioilla samalla, kun tietoja esitellään.
Voit myös käyttää hauskoja mukautettuja taustoja väriavainnuksen tavoin, ja ne sopivat etätyöryhmien hienoiksi keskustelunavauksiksi!
Yhteistyö- ja tilapäivitystyökalut virtuaaliseen toimistoon
Trello on virtuaalitoimistosi, joka auttaa sinua näkemään yhdellä silmäyksellä edistymisen ja tilapäivityksen sekä kaikki projektiin tai työryhmän työhön liittyvät resurssit. Kaikki tietopäivitykset ovat saatavilla reaaliaikaisesti ja vuorokauden ympäri, jotta työryhmän jäsenet voivat helposti nähdä kontekstin ja viestinnän sekä pyyntöjen, projektien, kokousten esityslistojen ja muiden asioiden tilan silloin, kun he haluavat.
Trello ei olisi niin käyttäjäystävällinen tuote, jos sitä kehittävät etätyöryhmät eivät käyttäisi sitä itse jatkuvasti.
Eikö työryhmä työskentele samassa paikassa? Käytä näitä viestintä- ja dokumentaatiotyökaluja
Sisäinen
Confluence on mahtava sisäinen viestintä- ja yhteistyötyökalu, joka sopii esimerkiksi käytäntöjen laatimiseen, kokousmuistioiden tekemiseen ja henkilökohtaisen blogin kirjoittamiseen työryhmällesi jaettavaksi. Käytä sitä projekteihin tai työntekijöiden oppaana. Se auttaa työryhmiä jakamaan ideoita, rakentamaan yhteisöllisyyttä ja tekemään töitä yhdessä avoimessa jaetussa työtilassa aikavyöhykkeestä riippumatta.
Ulkoinen
Google Docs on alan standardi yrityksen ulkopuolisten, kuten freelancereiden ja ulkoisten kumppaneiden, kanssa työskentelemisessä. Mahdollisuus muokata, kommentoida ja keskustella yhtä aikaa on lyömätön. Lisäksi monipuoliset käyttöoikeusasetukset tekevät yksityisten ja julkisten tietojen jakamisesta vaivatonta.
Trellossa on kaikki mitä tarvitset, jotta asiat saadaan tehtyä.
Liity miljoonien Trelloon rakastuneiden ihmisten joukkoon.