Palace Law + Trello

Lorsque vous imaginez un avocat au travail, qu'est-ce qui vous vient à l'esprit ?

Traditionnellement, vous vous imaginez probablement une personne guindée en costume et cravate, qui passe de longues journées au bureau à traiter de nombreux dossiers et de la paperasse.

Par nature, la profession d'avocat telle qu'elle existe depuis des décennies repose sur un système sur papier.

Selon Jordan Couch, avocat chez Palace Law, elle met également l'accent sur les personnes qui l'exercent, plutôt que sur les clients. Comme il l'explique, « c'est un secteur qui, d'une certaine manière, va à l'encontre des meilleurs intérêts du client. Prenons le modèle des heures facturables. Le succès du client est un frein, car plus vous travaillez rapidement et efficacement, moins vous gagnez. C'est problématique pour le client. »

À la faculté de droit, les professeurs de Jordan Couch l'ont inspiré, et il a commencé à chercher d'autres façons d'exercer son métier. Quand il a obtenu son diplôme, il a recherché un cabinet partageant ses idées. Ses recherches l'ont mené jusqu'à Patrick Palace, fondateur de Palace Law. Tous deux avaient la conviction que les avocats devaient mieux conseiller leurs clients sans pour autant les faire payer plus. « Nous voulions offrir un meilleur service à un plus grand nombre de personnes, plus efficacement. Cette aspiration a été à la base de tous les changements que nous avons apportés et que nous continuons d'apporter aujourd'hui », explique Jordan Couch.

Pour atteindre son objectif, à savoir mieux conseiller ses clients, Palace Law a décidé de créer et de mettre en place un système numérique afin de remplacer la structure papier omniprésente dans le quotidien de nombreux professionnels du droit.

En route vers la digitalisation

« Un avocat doit pouvoir visualiser un flux de travail. Nos flux de travail peuvent toutefois être difficiles à consulter et à comprendre. C'est pourquoi nous avons choisi Trello », explique Jordan Couch.

Lorsque Palace Law a démarré sa transformation digitale, le cabinet s'est concentré sur deux défis clés.

Premièrement : permettre aux avocats de rencontrer des clients en dehors du bureau. Pour ce faire, le cabinet devait trouver comment rendre toutes les informations dispersées sur les bureaux et les étagères (les dossiers papier) accessibles de n'importe où. Palace Law a suivi les recommandations du rapport « Legal Trends Report » de Clio pour son système de gestion de cabinet basé dans le cloud, qui est devenu sa salle d'archives numérique. L'ensemble des communications et des dossiers y sont enregistrés et stockés.

Deuxièmement : permettre aux avocats d'accéder à leurs dossiers et à leurs tâches dans un environnement numérique. « Un avocat doit pouvoir visualiser un flux de travail. Nos flux de travail peuvent toutefois être difficiles à consulter et à comprendre. C'est pourquoi nous avons choisi Trello », explique Jordan Couch. Palace Law a adopté Trello en tant que système de flux de travail basé dans le cloud et l'a intégré à Clio via Zapier. L'équipe de Palace Law a ainsi accès aux informations dont elle a besoin pour divers processus. Palace Law a notamment choisi Trello en raison de ses capacités d'intégration, puisque Slack et Google Drive font aussi partie de l'écosystème numérique du cabinet.

Une fois cet environnement informatisé en place, le cabinet a revu tous ses flux de travail et les a mis à jour pour le nouveau système numérique. Par exemple, dans l'ancien système, quelqu'un entassait une pile de dossiers sur le bureau d'une avocate. Cette pile représentait la charge de travail de l'avocate en question et l'empêchait de quitter le bureau. Car, sans eux, elle ne pouvait pas faire son travail.

Trello a complètement transformé cette structure opérationnelle. Désormais, les dossiers sont représentés par des cartes Trello. Celles-ci sont attribuées aux tableaux Trello des avocats. Pour hiérarchiser leurs différentes tâches, les avocats utilisent les fonctionnalités Trello. Dans l'ancien modèle, il fallait tamponner manuellement la date à laquelle réexaminer un dossier. Dorénavant, l'avocat en charge reçoit un rappel dans Trello.

Palace Law a digitalisé son flux de travail pour les e-mails et la communication avec les clients, ainsi que son processus d'admission des clients. Même les litiges sont gérés à l'aide de Trello.

« Trello nous a fourni une solution tangible. En l'absence de dossier physique sur notre bureau, il nous fallait un moyen de voir chaque dossier, pour savoir sur quoi travailler, comprendre les priorités, consulter les dossiers associés à un client », assure Jordan Couch.

À présent, les avocats peuvent travailler à domicile ou disposer de leurs ressources lorsqu'ils rencontrent un client hors site, ce qui réduit le stress et simplifie la vie de tout le monde. Par exemple, Jordan Couch utilise l'application mobile Trello pour consulter ses e-mails et vérifier les dates limites. « L'application mobile est un outil essentiel pour se tenir informé et voir ce qui nous attend », déclare-t-il.

Économiser 200 feuilles de papier par jour

« Globalement, tout le monde est plus heureux depuis que nous avons commencé à utiliser Trello. Ça nous a vraiment simplifié la vie », déclare Jordan Couch.

Aujourd'hui, l'équipe de Palace Law est confiante quant à son système numérique. Mais au départ, la dématérialisation faisait peur. « Au tout début, très peu de personnes adhéraient au projet, et nous étions inquiets. Il n'existait aucun modèle éprouvé », explique Jordan Couch.

Même si l'équipe de Palace Law appréhendait la transformation, elle était plutôt partante. « La créativité, l'innovation et la souplesse font partie intégrante de notre culture. Nous cherchons toujours à nous améliorer pour nos clients », affirme Jordan Couch.

Le système a donné des résultats remarquables. En seulement neuf mois, Palace Law a augmenté son chiffre d'affaires de 76 %. Le cabinet a également obtenu un NPS (Net Promoter Score) de 70, un chiffre impressionnant. Selon le rapport « Legal Trends Report » de Clio, le NPS moyen à l'échelle nationale pour ce type d'entreprise est de 25. Le cabinet a également considérablement réduit sa consommation de papier. Il économise en moyenne 200 feuilles de papier par jour.

En prime, la transformation a également eu un impact positif sur la perception du travail. « Globalement, tout le monde est plus heureux depuis que nous avons commencé à utiliser Trello. Ça nous a vraiment simplifié la vie. Nous sommes beaucoup moins stressés. La paperasse qui s'accumule sur le bureau est difficile à gérer. Avec leurs étiquettes et dates limites, les cartes Trello réduisent notre stress et facilitent l'identification des principales priorités dans nos flux de travail », déclare Jordan Couch.