Scan2CAD + Trello

Comment Scan2CAD utilise Trello pour évoluer avec simplicité, flexibilité et visibilité

Pour la plupart des entreprises, la croissance rime avec davantage d'employés, de processus, de complexité et de casses-tête. Mais Scan2CAD, le premier logiciel de conversion au monde pour les conceptions architecturales et techniques, contre cette tendance grâce à Trello.

Scan2CAD a pour objectif de simplifier ses processus tout en évoluant. Alors que d'autres organisations augmenteraient impulsivement leurs effectifs et leur espace de bureau passé les 90 000 clients, l'équipe de Scan2CAD choisit de rester modeste (moins de 25 personnes, en incluant les sous-traitants !) et distribuée. Quand d'autres entreprises se précipiteraient pour lancer de nouveaux produits et conquérir de nouveaux marchés, Scan2CAD reste concentrée sur un produit pour deux publics principaux.

Et tandis que d'autres peuvent accumuler davantage de systèmes et d'outils, Scan2CAD double la mise sur Trello, l'utilisant de manière créative pour répondre à tous ses besoins en matière d'administration de projet, de vente et de gestion de produits.

Combler le fossé entre le physique et le numérique

Scan2CAD aide les architectes et les ingénieurs à donner vie à leurs projets et produits. Son logiciel facilite la conversion de plans et d'images numérisés dans des types de fichiers traditionnels en fichiers DAO (dessin assisté par ordinateur) et FAO (fabrication assistée par ordinateur) à des fins d'édition et de documentation. Cette technologie intelligente et sa mission sous-jacente étaient au cœur des préoccupations du PDG, Luke Kennedy, lorsqu'il a pris les rênes de l'entreprise en 2010.

Si Luke Kennedy faisait ses premiers pas en tant que propriétaire, il n'était pas nouveau dans l'entreprise. Son père a fondé Scan2CAD il y a plus de 20 ans. L'entreprise a été reprise après sa retraite, mais des années plus tard, lorsque son acquéreur a souhaité donner une autre orientation à l'entreprise, Luke Kennedy a sauté sur l'occasion pour la racheter et poursuivre l'héritage de son père.

Depuis qu'il a endossé les fonctions de PDG, Luke Kennedy a perçu diverses opportunités de simplification, d'augmentation de la productivité et d'amélioration de la visibilité. « Nous savons que nos clients font appel à nous à une seule fin : convertir des fichiers. C'est pourquoi je voulais qu'il soit aussi simple que possible pour eux d'y parvenir », explique-t-il. « Puis j'ai commencé à me demander comment nous pourrions également simplifier notre activité. »

Dans cet esprit, Luke Kennedy a entrepris de trouver un système flexible unique qui assurerait l'organisation de son équipe aujourd'hui et qui évoluerait avec elle à l'avenir. Il a donc ouvert son fidèle tableau Trello personnel et en a fait découvrir la magie à ses collègues de Scan2CAD.

Un outil aux multiples usages

Sans Trello, nous dépendrions probablement de 10 applications distinctes… Nous avons gagné des heures, nous nous sommes épargnés de nombreuses difficultés et nous avons économisé beaucoup d'argent.

En se coordonnant avec les différentes équipes, Luke Kennedy leur a présenté des idées d'utilisation possible de Trello pour tout gérer, de simples listes de tâches aux flux de travail plus complexes. Au fil du temps, les employés ont repris ces idées et les ont mises en pratique. Finalement, toute l'entreprise a adopté Trello pour tous ses processus critiques (comme les ventes et l'embauche, l'idéation et la création de contenu, le développement de logiciels et le suivi des bugs) et a consolidé plusieurs outils en un seul. « Sans Trello, nous dépendrions probablement de 10 applications distinctes », explique Luke Kennedy. « En passant à une application unique, nous avons gagné des heures, nous nous sommes épargnés de nombreuses difficultés et nous avons économisé beaucoup d'argent. »

Par exemple, l'équipe de contenu de Scan2CAD utilise Trello pour réaliser des brainstormings sur des idées d'articles d'aide et de ressources client. Elle crée une carte pour chaque thème ou livrable, puis organise les cartes par mois et attribue des auteurs à chacune. L'auteur déplace ses cartes de l'état « Brouillon » vers « En cours d'édition » puis « Lancement » au fur et à mesure du processus. Les éditeurs comptent également sur le Power-Up Répéteur de cartes et la fonctionnalité Checklist pour s'assurer qu'aucune tâche d'édition ne passe entre les mailles du filet.

L'équipe commerciale de Scan2CAD utilise Trello de la même manière. Chaque fois qu'une action est requise pour un nouveau prospect ou un client existant, le commercial crée une carte dans le tableau Trello « Offres » afin d'en garantir le suivi.

Les développeurs de Scan2CAD ont également adapté Trello à leurs besoins, plutôt que d'ajouter un autre outil à ceux qu'ils utilisaient déjà. Bien qu'ils aient recours à des scripts pour les tests automatisés, le déploiement nécessite toujours de nombreuses saisies manuelles. Pour réduire la charge mentale et s'assurer que chaque tâche est menée à bien, l'équipe de développement crée des cartes Trello pour chaque livraison, puis utilise la fonctionnalité Checklist afin de remplir automatiquement les checklists de déploiement et de lancement.

Les développeurs font également confiance à Trello pour suivre et corriger les bugs. Ils créent des cartes pour chaque bug, attribuent des utilisateurs spécifiques à chacune (ce qui réduit également les interférences pour le reste de l'équipe) et communiquent sur le ticket par le biais de commentaires sur les cartes. Luke Kennedy confie que ce flux de travail s'est avéré si utile pour l'équipe que son succès actuel en dépend. « Nous ne pourrions rien livrer sans lui », assure-t-il. « Et comme nous n'attribuons de cartes qu'aux personnes qui ont besoin d'en avoir connaissance, tout le monde peut rester concentré et savoir exactement de quoi il est responsable. Il y a un équilibre à trouver entre faire preuve de transparence et [ne pas] inonder les gens d'informations. »

Un système simple et flexible qui donne vie aux données et aux rêves

Trello est notre « source de référence » unique.

Des processus très linéaires (comme la création de contenu) aux plus itératifs (comme le suivi des bugs), Scan2CAD a constaté que Trello était suffisamment flexible pour s'adapter à tous ses flux de travail critiques.

L'entreprise a également amélioré la visibilité et la collaboration au sein de son équipe entièrement distante, répartie dans le monde entier, grâce à Trello. Luke Kennedy explique : « C'est notre "source de référence unique". Tous les membres de l'équipe, y compris les nouveaux employés en cours d'intégration, peuvent consulter Trello et avoir accès aux informations dont ils ont besoin. »

Selon Luke Kennedy le design intuitif et la flexibilité de Trello expliquent sa large adoption et son succès au sein de Scan2CAD. Peu importe le niveau d'expertise technologique d'une personne, elle peut apprendre à l'utiliser rapidement, sans formation, et adapter les tableaux à ses besoins spécifiques. Il précise : « Trello est aussi flexible qu'une feuille de calcul, mais bien plus puissant. Il peut être utilisé comme une liste à puces dans sa forme la plus simple, ou comme une application complète intégrée à d'autres systèmes pour renforcer des pans entiers de votre entreprise. »

Scan2CAD a étendu Trello d'un tableau personnel unique à un système à l'échelle de l'entreprise, et Luke Kennedy et son équipe en sont venus à dépendre de l'outil pour concrétiser leurs idées. « Pour nous, Trello est devenu un type de fichier. Cette application n'est vraiment comparable à aucune autre », explique Luke Kennedy. « Nous utilisons Trello parce qu'il donne vie à nos données. Une liste à puces se transforme en véritables tâches, attribuées à de vraies personnes, avec des dates limites et des connexions à nos autres applications. Cet outil renferme un potentiel incroyable. »