UNICEF + Trello

Au cours de l'ouragan Irma, l'UNICEF a fourni des informations vitales à plus de 22 000 personnes en moins de 30 heures.

À l'aide d'une plateforme de communication et d'interaction avec les jeunes appelée U-Report, le Global Innovation Centre (Centre d'innovation mondial ou GIC) de l'UNICEF a permis à des centaines de communautés de se préparer aux effroyables tempêtes.

En travaillant 24 h/24 de Bangkok à Copenhague, de Panama à Santiago, trois des 17 membres de l'équipe distribuée dans le monde ont pu informer très rapidement des personnes de 14 pays concernés en utilisant U-Report. Plus de la moitié des personnes soutenues ont indiqué que ces informations étaient les seules qu'elles aient reçues en temps opportun pour pouvoir se préparer et assurer la sécurité de leurs communautés.

Trello a permis à l'équipe d'innovation de l'UNICEF de réagir rapidement à l'urgence.

Comme Trello est transparent et offre de multiples perspectives, il nous permet de fournir un soutien cohérent à un pays qui peut compter de nombreux projets dans de multiples domaines impliquant différentes personnes et portés par ces dernières.

Les messages brefs, clairs et simples transmis aux personnes vivant sur la trajectoire de l'ouragan ont contribué à assurer leur sécurité et celle de leur famille. 89 % des personnes interrogées ont déclaré avoir trouvé ces informations utiles. 80 % les ont partagées avec au moins une personne et 57 %, avec au moins cinq personnes.

Tous les enfants comptent

Lorsque vous pensez à une organisation vieille de 70 ans, vous vous imaginez peut-être une institution bureaucratique et guindée. Mais ce n'est pas le cas de l'UNICEF. La confiance et la force nécessaires pour aider les enfants dans le besoin depuis près d'un siècle sont toujours présentes, mais l'innovation fait également partie de son ADN. Derrière chaque effort de développement et humanitaire se cache une volonté affirmée de faire la différence autrement, de fournir des services toujours plus efficaces et de tirer des leçons des résultats.

Installer des pompes manuelles pour accéder plus rapidement à de l'eau potable propre, amorcer des processus permettant d'examiner avec précision les enfants souffrant de malnutrition sévère, ou encore repousser les limites des technologies émergentes pour améliorer les processus : toutes les équipes de l'UNICEF s'efforcent de construire un monde meilleur pour tous les enfants.

Pour repousser les limites, l'équipe du GIC de l'UNICEF se montre particulièrement innovante. Elle évalue et met en œuvre des idées et des technologies plus efficaces et précises, capables d'évoluer au niveau national ou international pour améliorer la vie des enfants et de leurs familles. Elle est également véritablement distribuée grâce à la technologie.

Tanya Accone, conseillère principale en innovation et responsable de l'équipe du GIC de l'UNICEF, travaille avec ses 16 collègues à temps plein et à temps partiel sur 11 sites. L'équipe peut ainsi assurer un cycle de 24 heures de support et de collaboration asynchrone entre différents fuseaux horaires. Elle doit réaliser son travail le plus habilement possible, en particulier dans le cas de la mise en œuvre de solutions pour soutenir les interventions d'urgence :

Nous ne pouvons pas nous permettre de perdre du temps à envoyer du contenu par e-mail et à passer ensuite des heures à chercher ces e-mails, ni à déterminer où récupérer des tâches pendant plusieurs jours ouvrés lorsqu'il est question d'informations vitales, qui ont un impact sur la vie des communautés. Grâce à Trello, nos conversations et nos activités sont fluides et efficaces.

En 2016, cette petite équipe de « télétravailleurs de l'extrême » a collaboré activement avec 89 des 193 pays où l'UNICEF est actif pour lancer de nouvelles initiatives auprès de gouvernements et d'organisations. L'objectif était de les aider à se préparer aux perturbations et d'introduire de nouvelles méthodes de travail qui appuient les projets en matière de santé, de protection et d'éducation destinés aux enfants et portés par l'UNICEF et ses partenaires du monde entier.

Exploiter le plein potentiel du télétravail

Les sept membres de l'équipe du GIC travaillaient initialement dans le même bureau à Kampala, en Ouganda. Ils ont commencé à utiliser Trello pour centraliser toutes leurs informations essentielles. Cette source de référence unique a offert à l'ensemble de l'équipe un niveau de transparence impossible à atteindre dans les échanges d'e-mails interminables et les documents enregistrés sur les ordinateurs locaux.

Trello aide notre équipe à organiser ses efforts internes et à soutenir les autres de la manière la plus efficace possible, que ce soit en temps de crise ou au cours des tâches régulières visant à répondre à des besoins sociaux.

Poussée par la demande d'aide des pays, l'équipe a rapidement dépassé les performances atteignables grâce à un modèle de site unique. Elle est devenue nomade, ses membres se déplaçant d'un pays à l'autre pour aider les différents bureaux à travers le monde. Lorsque l'équipe a décidé de se répartir dans le monde entier pour gagner en efficacité, cette source de référence unique est devenue encore plus précieuse. L'équipe a exploité le plein potentiel du télétravail avec une journée de travail asynchrone de 24 heures, révélant la nécessité de déployer une suite d'outils pour collaborer, organiser les tâches et partager une perspective unique sur les efforts, où que se trouvent ses membres.

L'objectif ? Créer un espace de travail virtuel qui permettait aux membres de l'équipe d'interagir et de travailler aussi efficacement sur neuf fuseaux horaires que lorsqu'ils se trouvaient dans le même bureau. En 2016, dans le cadre de sa mission visant à repenser le fonctionnement de l'UNICEF, l'équipe a donc lancé l'étude systématique de différents outils de collaboration d'équipe afin de trouver la stack technique parfaitement adaptée au « télétravail de l'extrême ».

Trello s'impose (à nouveau)

En un an, l'équipe de Tanya a évalué et testé 17 applications de collaboration dans les domaines de la gestion de projet, de la vidéo, du chat et des e-mails. Au cours de cette expérience, elle a exécuté des flux de travail dans quatre outils de collaboration différents.

Au final, elle a opté pour une suite de cinq outils pour gérer son bureau virtuel. Elle avait déjà utilisé Trello, mais il s'est à nouveau imposé comme principal outil de collaboration d'équipe pour plusieurs raisons importantes :

• La structure simple constituée d'un tableau, de listes et de cartes était facile à adopter par les membres de l'équipe n'ayant pas suivi de formation en gestion de projet.
• Sa nature flexible et transparente permet à chacun d'accéder aux informations dont il a besoin.
• Des flux de travail peuvent être créés selon les besoins, et l'utilisation des tableaux ne se limite pas au simple suivi des tâches.
• La perspective visuelle, combinée à des fonctionnalités comme les étiquettes et le filtrage, permet d'examiner les informations selon différentes combinaisons (précieuses), que ce soit par pays ou globalement, par effort ou solution.

Nous sommes en mesure de modeler Trello en fonction des réflexions et du comportement de notre organisation, plutôt que d'essayer d'adapter notre équipe et nos besoins (qui évoluent tous les jours) à une structure définie.

Trello permet d'obtenir une perspective mondiale

Pour l'équipe du GIC de l'UNICEF, Trello est le principal outil de coordination interne, puisqu'il constitue une base collaborative pour le travail accompli.

Travaillant constamment avec plusieurs pays, l'équipe est en mesure de suivre les projets sur chaque site, y compris tous les interlocuteurs et tous les documents importants, sur des tableaux Trello dédiés.

Menant souvent plusieurs initiatives dans le même pays, l'équipe organise ensuite les noms de tableau par pays et par solution qu'elle aide à déployer. Lors de la crise liée à l'ouragan Irma dans les Caraïbes, elle s'est concentrée sur le tableau « Urgent Irma Response », tout en gardant un œil sur leurs autres informations locales.

Nous avions une vue d'ensemble de toutes les discussions en cours avec ces 14 pays concernant la mise en œuvre d'autres solutions pouvant être pertinentes, ainsi que des principaux interlocuteurs et contacts dans chaque pays.

En parallèle et dans d'autres parties du monde, l'équipe travaille sur des initiatives comme UPSHIFT, un programme d'incubateur visant à développer l'entrepreneuriat et l'innovation sociale chez les jeunes. Ce programme aide les jeunes les plus marginalisés (y compris les handicapés et les migrants) de huit régions et pays différents à devenir des entrepreneurs et à créer des solutions dans leurs communautés. Trello permet de réaliser les principales tâches nécessaires pour gérer ces huit projets et les 20 pays qui souhaitent introduire UPSHIFT (et présentent des composants similaires ainsi que des écosystèmes et des stades de développement différents à tout moment).

Mais Trello n'est qu'un maillon de la chaîne.

Le niveau élevé de perspective proposé par Trello se concrétise dans les expériences fournies par des programmes comme UPSHIFT. Prenons quelques exemples : Tuấn Nguyễn, étudiant dans une université au Vietnam et malvoyant, soutient désormais toute une communauté de professionnels à son image grâce à des tableaux d'offres d'emploi en ligne.

Rina Shabani, une adolescente kosovare de 16 ans, lutte contre les inégalités entre les sexes qui touchent les jeunes de son âge dans le système éducatif. Au Kosovo, des pionniers sociaux comme elle ont lancé des solutions qui ont aidé plus de 200 000 personnes.

Le GIC aide également UNICEF Indonésie et le gouvernement indonésien à gérer la plus grande campagne de vaccination jamais menée dans le pays. Elle vise à vacciner 70 millions d'enfants contre les virus potentiellement mortels de la rougeole et de la rubéole.

Encore une fois, ce type de changement à grande échelle repose sur la technologie : RapidPro, un outil de communication open source, offre des informations exploitables en temps réel qu'un système de suivi papier traditionnel ne pourrait pas fournir. Il utilise la technologie SMS pour toucher les gens directement sur leur téléphone portable. Les leçons tirées des déploiements en Indonésie et en Zambie seront appliquées dans les pays intéressés par les applications de RapidPro pour atteindre les objectifs de vaccination.

Deux personnes développent à elles seules le processus RapidPro pour soutenir la santé numérique dans 15 pays. Trello étant par nature collaboratif, il les aide à garantir un travail transparent afin que les membres de l'équipe puissent accéder en libre-service aux informations dont ils ont besoin, sans avoir à s'arrêter constamment pour faire le point. L'équipe peut également rejoindre et venir renforcer un réseau d'experts de la santé à même de mener ce travail à l'échelle de l'UNICEF.

Améliorer les conditions de vie des enfants : pour aujourd'hui et pour demain

Fondamentalement, la mission du GIC de l'UNICEF est de tirer parti d'une idée qui aide des milliers de personnes et de la déployer pour aider des millions d'enfants et leurs familles dans les quelque 190 pays du monde où l'organisation est active.

Dans la pratique, l'équipe de Tanya s'engage donc à respecter les principes open source et l'innovation numérique. En d'autres termes, les projets de l'UNICEF sont conçus pour être partagés et utilisés par d'autres, et ce, sans l'intervention de l'organisation. Trello partage cet esprit de collaboration productive et évolutive ; c'est pourquoi il est l'outil idéal pour appuyer ce travail.

Tous nos outils sont faciles à configurer, utiliser, adapter et reproduire, car nous n'oublions jamais à qui ils s'adressent : aux enfants et à leurs familles dans les endroits les plus difficiles d'accès.

Comme l'explique Tanya, de la collaboration humanitaire la plus générale aux outils utilisés comme Trello, nous faisons tous partie intégrante d'un écosystème partagé plus vaste, influencé par les efforts déployés pour aider autrui. Ces efforts ont plus d'impact lorsque l'équipe évolue et se développe en fonction des besoins des communautés qu'elle soutient :

Nous cherchons à être des enzymes plutôt que des catalyseurs. Les catalyseurs accélèrent les réactions chimiques. Les enzymes augmentent le taux de changement encore plus rapidement que les catalyseurs. Elles convertissent ce sur quoi elles agissent en quelque chose de nouveau. Elles sont elles-mêmes modifiées et évoluent en conséquence.

Dans l'ensemble, le portefeuille de projets du GIC, comme les tableaux Trello qu'il utilise pour le suivi, sera donc très différent dans un an. Et c'est très bien ainsi.

Nous aimerions pouvoir dresser le bilan et constater que nous avons contribué à améliorer considérablement la vie des enfants. Nous aimerions tirer parti de solutions « innovantes » et les transformer en méthodes de travail à tous les niveaux. Dans l'ensemble, nous espérons découvrir une nouvelle méthode efficace pour introduire des changements bénéfiques dans le monde.