UNICEF + Trello

Az Irma hurrikán idején az UNICEF-nek köszönhetően több mint 22 000 ember kapott életmentő információkat 30 óra alatt.

A U-Report nevű, a fiatalok bevonását és a velük való kommunikációt segítő platform használatával az UNICEF Globális Innovációs Központja több száz közösségnek tette lehetővé, hogy időben felkészüljenek a katasztrófát előrevetítő viharokra.

Egész nap dolgozva Bangkoktól Koppenhágáig, Panamától Santiagóig, a globálisan elosztott 17 csapattagból 3 ember ért el 14 érintett országot rekordidő alatt a folyamatok kiterjesztésével és a U-Report használatával. A segített emberek több mint fele jegyezte meg, hogy ez volt az egyetlen, időben érkező információ arról, hogyan készüljenek fel és tartsák biztonságban a közösségeiket.

A Trello tette lehetővé az UNICEF innovációs csapatának a vészhelyzetre való gyors reagálást.

A Trellóban az átláthatóság és a több irányból történő megközelítés segít abban, hogy egységes támogatást tudjunk nyújtani egy olyan országnak, amelyben esetleg több projekt is fut különböző területeken, különböző emberek részvételével és támogatásával.

A vihar útjában élő emberek rövid, pontos és egyszerű üzenetekkel történő tájékoztatása elősegítette az ő és családjuk biztonságba jutását. A megkérdezettek 89%-a mondta, hogy hasznosnak találta az információkat, amelyeket 80%-uk legalább egy másik emberrel, míg 57%-uk legalább öt másik emberrel megosztott.

Minden egyes gyermeknek

Ha egy 70 éves szervezetre gondolunk, egy olyan intézmény juthat eszünkbe, amely bürokratikus és híján van a vállalkozó szellemnek, de az UNICEF esetében erről szó sincs. A felelősség és a megbízhatóság, amely a hátrányos helyzetű gyermekek közel egy évszázados segítése révén alakult ki, megmaradt, de ugyanígy jellemző rájuk az innováció is. Minden egyes fejlesztés és humanitárius törekvés mögött hatalmas motiváció rejlik újabb változások elérése, az egyre jobb szolgáltatásnyújtás és az eredményekből való tanulás iránt.

Ez jelenthet kézi szivattyúkat a tiszta ivóvízhez való gyorsabb hozzáférés érdekében, folyamatokat a kórosan alultáplált gyermekek pontos felméréséhez, vagy az újabb és újabb technológiák maximális kihasználását a folyamatok javítása érdekében – az UNICEF minden csapatában mélyen gyökerezik a misszió, hogy jobb világot teremtsenek az összes gyermek számára.

Ami a maximális kihasználást illeti, az UNICEF Globális Innovációs Központja (GIC) mögött álló csapat különösen innovatív. Kiértékelik és bevezetik azokat az ötleteket és technológiákat, amelyek nemzeti vagy multinacionális szinten is képesek hatékonyabban és célzottabban javítani a gyermekek és családjaik életét. Azt is kutatják, mit jelent egy igazán felosztott csapatban dolgozni a technológia segítségével.

Tanya Accone, vezető innovációs tanácsadó, aki az UNICEF GIC csapatát vezeti, 16 teljes állású és részmunkaidős kollégájával dolgozik együtt 11 helyszínen, biztosítva a 24 órás támogatást a különböző időzónákban és az aszinkron együttműködést. Munkájukat különösen akkor fontos a lehető legnagyobb hozzáértéssel végezniük, amikor a vészhelyzetekre reagálva alkalmazzák megoldásaikat:

Nem pazarolhatjuk az időt sem arra, hogy e-mailben küldünk egymásnak mindent, és utólag próbáljuk megtalálni őket, sem arra, hogy kitaláljuk, hol tart egy feladat az eltolt időzónákban, főleg akkor, ha életmentő, egy közösség életét nagyban befolyásoló információkról van szó. A Trello segíti a gördülékeny és hatékony kommunikációt és munkavégzést.

2016-ban az extrém távoli munkavégzést folytató emberek kis csapata aktívan együtt dolgozott 89 országgal az UNICEF támogatta 193-ból, hogy olyan új kezdeményezéseket indítsanak kormányzatokkal és szervezetekkel együttműködésben, amelyek segítenek nekik felkészülni a fennakadásokat okozó eseményekre és bevezetni új munkavégzési megoldásokat az egészségügyi, gyermekvédelmi és oktatási kezdeményezések felgyorsítására az UNICEF és partnerei által támogatott gyerekek számára világszerte.

A távoli munkavégzés csúcsa

A GIC csapat eleinte egy ugyanott dolgozó, hét emberből álló kis csapat volt az ugandai Kampalában. A Trellót azért kezdték használni, hogy az összes fontos információt egy helyen tárolják – azaz legyen egy közös információforrás, amely a teljes csapatnak olyan átláthatóságot biztosított, mely nem lehetséges véget nem érő levelezés és helyi számítógépeken tárolt dokumentumok formájában.

A Trello segít a csapatunknak a belső törekvéseink megszervezésében, hogy a lehető leghatékonyabban tudjunk másokat támogatni, akár krízishelyzet van, akár rendszeres munkát végzünk a társadalmi igények kezelésére.

Az országokból történő segítségnyújtás iránti igény miatt a csapat hamar kinőtte az egy helyről hatékonyan végrehajtható modellt. Nomádabb életformát vettek fel, és a tagok a világ más-más országainak irodáiba utaztak, hogy támogassák őket. Amikor meghozták a döntést, hogy a hatékonyság és hatásosság érdekében elosztják a csapatot a világ különböző pontjaira, ez az egyetlen közös információforrás még értékesebbé vált. A távoli munkát a lehető legextrémebb módon, 24 órás aszinkron munkanapokkal végezték, ami miatt felmerült az igény egy átfogó, az együttműködésre, a munkaszervezésre és a közös perspektíván való osztozásra használható eszközkészletre, függetlenül a hosszúsági és szélességi körtől.

A cél az volt, hogy egy új virtuális munkateret hozzanak létre, amely lehetővé teszi a közös munka hatékony elvégzését kilenc időzónában úgy, mintha ugyanabban az irodában ülnének. 2016-ban az UNICEF működésének megújítását célzó missziójuk részeként elkezdték több különböző, a csapat együttműködését segítő eszköz szisztematikus megismerését, hogy megtalálják az ideális technológiai csomagot az „extrém távoli munkavégzéshez“.

A Trello kiválasztása (ismét)

Egy 12 hónapos időszak alatt Tanya csapata 17 különböző, együttműködést segítő alkalmazást értékelt ki és tesztelt a projektmenedzsment, a videohívások, a csevegések és az e-mailek kezelésének területén. A kísérlet részeként négy különböző, projektalapú együttműködést segítő eszközben futtatták munkafolyamataikat.

A végén egy öt eszközből álló csomagra esett a választásuk a virtuális irodájuk működtetéséhez. Bár már eddig is a Trellót használták, több fontos ok miatt ismét ez lett a legmegfelelőbb, a csapat együttműködését leginkább segítő választásuk:

• Az egyszerű tábla-lista-kártya struktúrához könnyen igazodtak azok a csapattagok is, akik nem részesültek projektmenedzseri képzésben.
• Rugalmas és átlátható jellege miatt mindenki hozzáfér ahhoz az információhoz, amelyre szüksége van.
• Igény szerint ki lehet találni újabb munkafolyamatokat, mert a táblák másra is használhatók, mint pusztán a feladatok nyomon követésére.
• A vizuális szemlélet – a címkézési és szűrési funkciókkal együtt – segít más (és értékes) kombinációkban szemlélni az információkat, függetlenül attól, hogy országos vagy globális szinten, törekvés vagy megoldás alapján nézik őket.

A Trellót ráadásul képesek voltunk úgy alakítani és formálni, hogy igazodjon a cégünk gondolkodásmódjához és működéséhez – ahelyett, hogy a csapatunkat és a naponta változó szükségleteinket alakítottuk volna egy adott struktúrához.

Hogyan segít a Trello a globális perspektíva kialakításában?

Az UNICEF GIC csapatában a Trello a legfontosabb belső koordinációs eszköz: az együttműködést segítő alap az általuk végzett munkához.

Bármikor képesek korlátlan számú országgal együtt dolgozni, és a dedikált Trello-táblákon nyomon tudják követni az összes helyszínt, beleértve a kapcsolattartókat és minden fontos dokumentumot.

Gyakran egyszerre vezetnek be több kezdeményezést ugyanabban az országban, majd országonként és megoldásonként rendszerezik a táblaneveket, amelyeket próbálnak kiterjeszteni. A Karib-térség hurrikánkrízise alatt a „Sürgős Irma-segítség“ táblára fókuszáltak, miközben figyelemmel kísérték a többi helyi információt is.

Közben fejben tisztában voltunk azokkal a beszélgetésekkel is, amelyeket ezzel a 14 országgal folytattunk az esetleg lényeges egyéb dolgok bevezetéséről, valamint azzal is, hogy kik voltak a fő kapcsolattartók, mik voltak a fókuszpontok az egyes országokban.

Ugyanakkor a világ más részein csapataik olyan kezdeményezéseken dolgoznak, mint az UPSHIFT, amely egy inkubátorprogram a fiatalok által indított vállalkozások és a társadalmi innováció bevezetésére. A program a leginkább a társadalom szélére szoruló fiatalokat – beleértve azokat, akik fogyatékkal élnek vagy akiket kitaszítottak – segíti 8 különböző országban és régióban, hogy vállalkozóként és megoldások megalkotóiként fejlődjenek a közösségükben. A 8 projekt és az UPSHIFT-et bevezetni kívánó 20 ország kezelése (akik a hasonló komponensek mellett különböző ökoszisztémákkal és fejlődési szinttel is rendelkeznek egy adott időben) szintén a Trellóban történik.

De a Trello csak egy része az utazásnak.

A Trello által biztosított magasabb szintű perspektíva olyan tapasztalatok által válik valóságos eredménnyé, mint amilyet az UPSHIFT-hez hasonló programok nyújtanak. Erre kiváló példa Tuấn Nguyễn, a látássérült egyetemista Vietnámban, aki ma már hozzá hasonló szakemberek teljes közösségét támogatja online munkatáblákkal.

Vagy Rina Shabani, a 16 éves koszovói tinédzser, aki az oktatás nemek közötti egyenlőtlensége ellen küzd kortársai körében. Koszovó Rinához hasonló közösségi innovátorai olyan megoldásokat vezettek be, amelyek több mint 200 000 emberen segítettek.

A GIC támogatja továbbá az UNICEF Indonézia és az indonéz kormány eddigi legnagyobb immunizációs kampányának végrehajtását, amellyel igyekeznek 70 millió gyermeket beoltani az életveszélyes kanyaró és rubeola vírusai ellen.

Az ilyen jellegű hatalmas léptékű változás alapja itt is a technológia: a RapidPro, egy nyílt forráskódú kommunikációs eszköz olyan, a végrehajtást segítő betekintést nyújt valós időben, amelyet a hagyományos papíralapú nyomkövetési rendszer nem tud, és saját mobiltelefonjukon éri el az embereket; jelen esetben SMS-ben. Az indonéziai és zambiai bevezetések során tanultakat a RapidPro eszközt bevezetni kívánó országokban alkalmazzák, hogy segítsék az ő immunizációs céljaikat is.

Bár csak két ember építette ki a RapidPro folyamatát 15 ország digitális egészségének támogatására, a Trellóban található együttműködést segítő alapokkal könnyű átláthatóan vezetni a munkát, így a csapat tagjai maguk is megtalálják a szükséges információkat, anélkül hogy állandóan megállnának tájékoztatást nyújtani. Ez lehetővé teszi a csapatnak azt is, hogy része legyen – és erősítsen – egy egészségügyi szakértőkből álló hálózatot, akik képesek ezt a munkát az UNICEF egészében vezérelni.

A gyermekek életének jobbá tétele: most és a jövőben

Az UNICEF Globális Innovációs Központjának küldetése lényegében az, hogy előálljanak olyan ötletekkel, amelyek segítik egy adott helyen élő több ezer ember életét, majd kiterjesszék ezeket gyermekek és családjaik millióira abban a mintegy 190 országban, ahol az UNICEF jelen van.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy Tanya csapata elkötelezett a nyílt forrásokra alapozó szemlélet és a digitális innováció mellett. Az UNICEF projektjeit tehát úgy alakították ki, hogy másokkal is megoszthassák, ne csak a saját szervezetükön keresztül használják őket. A Trello osztozik ebben a hatékony, fejlődő együttműködési szellemben, ezért lett a munkavégzés megkönnyítésének ideális eszköze.

Mindent úgy alakítunk ki, hogy könnyű legyen üzembe helyezni, használni, adaptálni és replikálni, mert arra koncentrálunk, hogy kiket segítünk ezekkel az eszközökkel: a legnehezebben elérhető helyeken élő gyermekeket és családjaikat.

Ahogy Tanya is említi, a legmagasabb szintű humanitárius csapatmunkától kezdve egészen a használt eszközökig – mint amilyen a Trello is – mind egy nagy, közös ökoszisztéma részei vagyunk, amelyre hatással van a mások megsegítésére tett igyekezetünk. És ezek az igyekezetek akkor a leghatékonyabbak, ha az általuk szolgált közösségekkel együtt fejlődnek és növekednek:

Enzimek próbálunk lenni, nem katalizátorok. A katalizátorok felgyorsítják a kémiai reakciókat. Az enzimek még a katalizátoroknál is jobban növelik a változások sebességét, és átalakítják a tevékenységük tárgyát valami újjá. Az enzimek maguk is megváltoznak és továbbfejlődnek a folyamat eredményeként.

Ez összességében azt jelenti, hogy a GIC projektportfóliója – mint az ezek nyomon követésére használt Trello-táblák is – meglehetősen máshogy néz majd ki egy év múlva. És ez nagyszerű dolog.

Visszatekintve azt szeretnénk látni, hogy rendkívüli eredmények eléréséhez járultunk hozzá a gyermekekkel és gyermekek számára. Szeretnénk kézbe venni az „innovatív“ dolgokat, és átalakítani őket, hogy illeszkedjenek az átfogó folyamatainkba. Összességében azt reméljük, hogy képesek vagyunk együtt fejlődni olyan új módszerekkel, amelyek kedvező változásokat vezetnek be.