UNICEF + Trello

Durante l'uragano Irma, oltre 22.000 persone hanno ricevuto informazioni salvavita in meno di 30 ore grazie all'UNICEF.

Centinaia di comunità hanno potuto prepararsi in anticipo ad affrontare le terribili tempeste grazie a U-Report, una piattaforma di comunicazione in grado di coinvolgere i più giovani, utilizzata dal Global Innovation Centre dell'UNICEF.

Lavorando senza sosta da Bangkok a Copenaghen e da Panama a Santiago, 3 dei 17 membri del gruppo distribuiti in tutto il mondo hanno raggiunto in tempi record 14 Paesi interessati dall'uragano grazie a U-Report. Più della metà delle persone che hanno ricevuto assistenza hanno osservato che queste sono state le uniche informazioni ricevute in modo tempestivo su come prepararsi e proteggere le proprie comunità.

Trello ha consentito al gruppo di innovazione dell'UNICEF di rispondere rapidamente all'emergenza.

La trasparenza e i molteplici punti di vista di Trello ci aiutano a fornire supporto coerente a un singolo Paese in cui potrebbero esserci più progetti in aeree diverse che coinvolgono e sono supportati da persone diverse.

I messaggi brevi, chiari e semplici inviati a chi abitava sul percorso della tempesta hanno contribuito a proteggere queste persone e le loro famiglie. L'89% delle persone intervistate ha affermato di aver trovato utili queste informazioni, l'80% ha condiviso questi messaggi con almeno una persona e il 57% ha inviato il messaggio a cinque o più persone.

Per ogni bambino

Quando si pensa a un'organizzazione di 70 anni, ci si potrebbe immaginare un'istituzione rigida e burocratica, ma l'UNICEF non corrisponde a questa descrizione. L'organizzazione ha mantenuto quella fiducia e quella stabilità che derivano dall'invio, da quasi cent'anni, di aiuti ai bambini in situazioni di crisi, ma nel DNA dell'UNICEF c'è anche l'innovazione. Dietro ogni impegno umanitario e per lo sviluppo c'è la volontà di fare la differenza in modo diverso, di fornire servizi ogni volta migliori e di imparare dai risultati.

Che si tratti di pompe a mano per garantire un accesso più rapido all'acqua potabile pulita o di processi per visitare nel modo migliore bambini gravemente malnutriti o ancora di far avanzare le tecnologie emergenti per il miglioramento dei processi, la missione di costruire un mondo migliore per ogni bambino anima e appartiene a tutti i gruppi dell'UNICEF.

Per quanto riguarda la capacità di spingersi oltre i limiti, il gruppo del Global Innovation Centre (GIC) dell'UNICEF è particolarmente innovativo. Si occupa di valutare e implementare idee e tecnologie scalabili a livello nazionale o multinazionale e che sono in grado di migliorare la vita dei bambini e delle loro famiglie in un modo più efficiente e mirato. Il gruppo si dedica inoltre alla comprensione di cosa significa essere un gruppo realmente distribuito e basato sulla tecnologia.

Tanya Accone, Senior Advisor on Innovation a capo del gruppo GIC dell'UNICEF, collabora con i suoi 16 colleghi a tempo pieno e part-time, distribuiti in 11 Paesi e con diversi fusi orari, per assicurare supporto su cicli di 24 ore e collaborazione asincrona. Soprattutto quando si tratta di implementare soluzioni a supporto delle risposte di emergenza, questo gruppo deve svolgere il suo lavoro con la massima perizia:

Quando si tratta di informazioni salvavita e di grande impatto per le comunità, non possiamo permetterci di sprecare tempo a inviare documenti tramite e-mail, per poi cercare queste e-mail durante le giornate lavorative. Con Trello, le nostre conversazioni e operazioni sono fluide ed efficienti.

Nel 2016, questo gruppo di piccole dimensioni composto da membri estremamente remoti, ha collaborato attivamente con 89 dei 193 Paesi supportati dall'UNICEF per lanciare nuove iniziative in sinergia con governi e organizzazioni, aiutandoli a prepararsi agli eventi dirompenti e introducendo nuove modalità di lavoro per accelerare le iniziative dedicate alla salute, alla protezione e all'istruzione dei bambini supportate dall'UNICEF e dai suoi partner in tutto il mondo.

Spingere il lavoro da remoto al limite estremo

Il gruppo GIC era inizialmente un gruppo co-ubicato di piccole dimensioni composto da sette persone con base a Kampala, in Uganda. I membri di questo gruppo avevano iniziato a utilizzare Trello come un modo per archiviare tutte le informazioni più importanti in un'unica posizione: una singola fonte di riferimento che ha offerto a tutto il gruppo un livello di trasparenza impensabile nei thread di e-mail e documenti difficili da gestire sui computer locali.

Trello aiuta il nostro gruppo a organizzare il lavoro interno per poter supportare gli altri nel modo più efficace, sia durante le crisi che durante il lavoro quotidiano, al fine di affrontare le esigenze sociali.

Spinto da richieste di supporto da parte dei vari Paesi, il gruppo molto presto ha superato la mole di lavoro che poteva essere svolta in modo efficace tramite il modello della posizione singola. Il gruppo è diventato nomade, con i membri impegnati in viaggi di lavoro per fornire supporto agli uffici nazionali di tutto il mondo. Quando si è deciso di distribuire il gruppo a livello globale per migliorare l'efficacia e l'efficienza, questa unica fonte di riferimento è diventata ancora più preziosa. L'organizzazione ha spinto il lavoro da remoto ai limiti più estremi con giornate lavorative asincrone di 24 ore, portando alla luce la necessità di una suite di strumenti che consentissero di collaborare, organizzare e condividere una prospettiva unica sul lavoro dell'organizzazione, a prescindere dalla longitudine e dalla latitudine.

L'obiettivo era quello di creare un nuovo spazio di lavoro virtuale che consentisse al gruppo di lavorare in modo ugualmente efficiente e connesso su nove fusi orari diversi come quando tutti i membri lavoravano dalla stessa posizione. E così, nel 2016, come parte della missione di portare innovazione nelle modalità operative dell'UNICEF, è stato dato il via a un'analisi sistematica di una serie di diversi strumenti di collaborazione tra gruppi per trovare lo stack tecnologico ideale per favorire il "lavoro da remoto estremo".

Scelta di Trello (di nuovo)

Nell'arco di 12 mesi, il gruppo di Tanya ha valutato e testato 17 app di collaborazione diverse nelle aree di gestione dei progetti, video, chat ed e-mail. Come parte dell'esperimento, il gruppo ha eseguito flussi di lavoro in quattro diversi strumenti di collaborazione sui progetti.

Alla fine, ha optato per una suite di cinque strumenti per la gestione dell'ufficio virtuale. Nonostante in precedenza il gruppo avesse già usato Trello, questo strumento è emerso ancora una volta come la migliore soluzione di collaborazione dei gruppi per alcuni importanti motivi:

• La semplice struttura bacheca-lista-scheda è stata facile da adottare dai membri del gruppo che non avevano nessuna formazione sulla gestione dei progetti;
• La sua natura flessibile e trasparente implica che tutti possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno;
• È possibile inventare nuovi flussi di lavoro in base alle necessità e le bacheche possono essere utilizzate per qualcosa di più del semplice monitoraggio dei task;
• La prospettiva visiva, combinata con funzioni come le etichette e i filtri, aiuta il gruppo ad esaminare le informazioni in diverse (e utili) combinazioni, sia in base al Paese o a livello globale in base alle attività o alla soluzione.

Possiamo modellare Trello in base alla mentalità e ai comportamenti della nostra organizzazione, piuttosto che provare ad adattare il nostro gruppo e le nostre necessità in costante mutamento a una struttura fissa.

In che modo Trello favorisce una prospettiva globale

Per il gruppo GIC dell'UNICEF, Trello è lo strumento di coordinamento interno più importante, una base collaborativa per il lavoro che svolge.

Lavorando con un numero variabile di Paesi in qualsiasi momento, il gruppo può tenere traccia di tutte le posizioni, inclusi tutti i punti di contatto e ogni documento importante, sulle bacheche Trello dedicate.

Spesso alla guida di più iniziative in contemporanea nello stesso Paese, il gruppo organizza i nomi delle bacheche in base al Paese e alla soluzione che sta contribuendo ad attuare su larga scala. Durante le crisi degli uragani nei Caraibi, il gruppo si è concentrato su una bacheca di "Risposta urgente a Irma", il tutto mantenendo visibili le altre informazioni locali.

In secondo piano, c'erano anche tutte le altre conversazioni in corso con quei 14 Paesi sull'implementazione di qualsiasi altro elemento pertinente e sui punti di contatto e i punti focali chiave di ogni Paese.

Allo stesso tempo, in altre parti del mondo, il gruppo lavora su iniziative come UPSHIFT, un programma di incubazione volto a promuovere l'imprenditorialità giovanile e l'innovazione sociale. Questo programma supporta i giovani più emarginati, compresi quelli con disabilità e coloro che sono stati sfollati, in 8 diversi Paesi e regioni aiutandoli a crescere come imprenditori e creatori di soluzioni nelle loro comunità. Le attività principali di gestione di questi 8 progetti e dei 20 Paesi che vogliono introdurre UPSHIFT (che presentano sempre elementi simili ed ecosistemi e fasi di sviluppo diversi) vengono svolte in Trello.

Ma Trello è solo una parte del percorso.

Il risultato della prospettiva di alto livello offerta da Trello è tangibile nelle esperienze offerte da programmi come UPSHIFT, come l'esperienza di Tuấn Nguyễn, uno studente universitario ipovedente vietnamita che adesso supporta un'intera comunità di professionisti come lui tramite le bacheche di lavoro online.

O come l'esperienza di Rina Shabani, una sedicenne kosovara che adesso è alla guida di una campagna di sensibilizzazione sulla disuguaglianza di genere tra i suoi coetanei. Gli innovatori sociali in Kosovo come Rina hanno lanciato soluzioni che hanno aiutato più di 200.000 persone.

Il gruppo GIC supporta inoltre UNICEF Indonesia e il governo indonesiano nella gestione della più grande campagna di immunizzazione mai organizzata, che si pone l'obiettivo di vaccinare 70 milioni di bambini contro i virus potenzialmente letali del morbillo e della rosolia.

Ancora una volta, la tecnologia è la base da cui partire per apportare questi cambiamenti su larga scala: RapidPro, uno strumento di comunicazione open source, fornisce pratiche informazioni approfondite in tempo reale che il sistema di monitoraggio tradizionale basato su carta non potrebbe mai fornire e raggiunge le persone direttamente sul loro smartphone, in questo caso specifico tramite SMS. Quanto appreso dalle distribuzioni in Indonesia e anche in Zambia verrà applicato nei Paesi interessati alle applicazioni di RapidPro per supportare i loro obiettivi di immunizzazione.

Con solo due persone che lavorano allo sviluppo dei processi di RapidPro a supporto della salute digitale in 15 Paesi, la base collaborativa di Trello le aiuta a mantenere questo lavoro trasparente per fare in modo che i membri del gruppo possano accedere in autonomia ai dettagli di cui hanno bisogno senza doversi fermare e fornire costantemente aggiornamenti sul lavoro. In questo modo, il gruppo può ampliare e fare parte di una rete di esperti sanitari in grado di guidare questo lavoro all'interno dell'UNICEF.

Migliorare la vita dei bambini: dal presente al futuro

La missione alla base del Global Innovation Centre dell'UNICEF è quella di prendere un'idea in grado di aiutare migliaia di persone in un luogo e distribuirla per arrivare ad aiutare milioni di bambini e le loro famiglie nei circa 190 Paesi di tutto il mondo in cui opera l'UNICEF.

Nella pratica, ciò significa che il gruppo di Tanya lavora per l'implementazione dei principi open source e dell'innovazione digitale. In altre parole, i progetti dell'UNICEF sono strutturati per essere condivisi e utilizzati dagli altri, non solo attraverso l'organizzazione. Trello condivide questo spirito di collaborazione produttiva e in evoluzione ed è per questo che è stato il mezzo ideale per svolgere questo lavoro.

Predisponiamo i nostri strumenti in modo che siano facili da configurare, utilizzare, adattare e replicare perché teniamo sempre presenti i loro destinatari, ovvero i bambini e le loro famiglie che vivono nei posti più difficili da raggiungere.

Come osserva Tanya, dal livello più alto del lavoro di squadra umanitario fino agli strumenti, come Trello, usati dai gruppi, siamo tutti parte di un ecosistema più grande e condiviso che viene influenzato dagli sforzi che facciamo per aiutare gli altri. E questi sforzi hanno maggiore impatto quando si evolvono e crescono di pari passo con le necessità delle comunità che servono:

Vogliamo essere enzimi anziché catalizzatori. I catalizzatori accelerano le reazioni chimiche. Gli enzimi aumentano la velocità del cambiamento in misura persino maggiore rispetto ai catalizzatori, convertendo l'elemento su cui agiscono in qualcosa di nuovo, modificandosi ed evolvendosi durante questo processo.

Nel complesso, ciò significa che il portfolio dei progetti di GIC, come le bacheche Trello utilizzate per il monitoraggio, avranno un aspetto molto diverso nell'arco di un anno. E questo è un aspetto estremamente positivo.

Vogliamo guardarci indietro e vedere che abbiamo contribuito alla diffusione di enormi risultati positivi con e per i bambini. Vogliamo prendere le innovazioni e trasformarle in modalità per portare a termine il lavoro nella bacheca. Nel complesso, speriamo di evolverci nel modo migliore possibile per portare cambiamenti positivi in tutto il mondo.