McCorvey + Trello

1925 年に設立された McCorvey Sheet Metal Works は、職人技と革新の長い歴史を誇っています。この 92 年間の歴史の中で、HVAC シート メタルの細部加工、製作、設置の技術は驚異的な成長を遂げ、地元の家族経営の小さな工場が複数の州にまたがる企業へと成長し、現在では第 4 世代の McCorvey ファミリー メンバーと数百人の熱意ある従業員を擁しています。ヒューストン、オーランド、およびダラスに工場を持つこの製造会社は、着実に成功するビジネスに拡大する方法を示す、すばらしい例です。

McCorvey Sheet Metal には、書類、つまり文書のファイリング システムの歴史も存在します。同社は近年までアナログの管理システムを採用しており、手書きのチケットを社内で使用して、パートナー企業にも送付していました。テクニカル コーディネーターの Chris Mondeau 氏は、これは典型的な家族経営のビジネスの 1 つであり、これでは他の企業に対抗した拡大は不可能だとすぐに気づきました。

書類を紛失することもあり、従業員はアイテムが製作中なのか事務処理中なのかを追跡できないことがありました。

目標は、ペーパーレス システムに移行することでした。操作が覚えやすいだけではなく、さらに重要な点として関係者全員が保守しやすいシステムにです。

中央ハブの構築

Chris 氏は、製作プロセスの各段階で作業中のタスクの量を可視化できるスケジューリング プログラムを探し始めました。ただし、最も重要な点として、プロセスのどの時点でも、技術能力のレベルを問わずに誰でも簡単にやりとりできるソフトウェア システムが求められていました。Chris 氏は McCorvey の従業員がすでに Word や Dropbox などのプログラムで使用しているファイルやプロセスをまとめる、デジタル ハブとなるプログラムを必要としていました。また、技術面では (Trello のように) 統合のためのオープン API を備えておけば、将来、会社のワークフローに対するチーム固有のデジタル ツールの導入が進んだときに、一元的な管理ツールを確実に採用できます。

調査段階では、Trello、Mavenlink、Wrike、CRM ソフトウェアを含むさまざまなチーム指向のツールが試されましたが、次のような理由から Trello が最も「紙の代替」に適しているものとされました。

1. わかりやすく、すぐに社内のユーザーに受け入れられるコラボレーション機能。
2. 生産プロセス全体のタスクを簡単かつ効率的に追跡できる、単一のボード ビュー。
3. 従業員が直感的に確認できるワークフローの視認性。

最初に Trello フィールドをテストする

Trello は製作プロセスで、15 ユーザーのテスト フェーズから開始しました。チームの品質保証はすぐに向上して、現場作業者は、工場内のプロジェクトのステータスをリアルタイムで確認して、必要な情報がすべて揃っていることを検証できるようになりました。その他のメリットとしては、確認や些細な質問のために、電話やメールで頻繁に工場に問い合わせる必要がなくなりました。

Trello は非常に有機的であるため、当社のチームに向いています。ボードでのプロセスの仕組みが適切でないと思ったら、それを変更することができます。Trello は、私たちが日常的に行っていることに完全にフィットします。

社内でさらに多くのチームが、コラボレーティブなデジタル ハブへの移行による効果に気付き始めました。

• Charlie McCorvey 副社長は Trello が工場のプロセスに及ぼす効果を見て、見積もりチームをデジタル ワークフローに組み込みました。パイプライン内のジョブを視覚的に追跡することで、山積みになっているジョブの数が減少していることがわかるようになりました。また、ジョブに想定より時間がかかっている場合や、ジョブの遂行にサポートが必要なメンバーも確認できました。
• 製作チームは、製造プロセスで生じた課題について履歴ログを残し始めました。以降、製作レポートはほぼペーパーレスになりました。

Trello ボードの透明性により、従業員は必要な情報をすべて探し出し、アクセスできるようになっています。たとえば、詳細な記述に問題がある場合、タスクのカードに販売者向けのコメントを残し、しばらくは他の作業を続行することができます。

社内の Trello 文化を構築する

Chris 氏が Trello を日常業務に組み込んだ方法の 1 つとして、各工場やオフィスのデバイスに Trello をキオスク モードでインストールすることで、従業員がいつでもどこからでも Trello にログインして使用できるようにしたことが挙げられます。また、モバイル アプリによって、現場のチーム メンバーは外出先からでも同じようにアクセスできます。

Trello は工場やオフィスの従業員に絶賛されています。

(通常は半日かかる) 基本的な Trello トレーニング以外に、Chris 氏は McCorvey のチームごとに 1 週間のペアを組んで、プロセスに基づいたボード作成を支援します。基本のカンバンにヒントを得た「To Do」、「実行中」、「完了」リストから始めて、チームがリストのレイアウト、ラベル、Power-Up をさらにカスタマイズしてワークフローを展開できるように、監視して支援します。

最大のヒントの 1 つとして、ゼロから始めるのではなく、Trello のテンプレート ディレクトリを活用して優れたアイデアやサンプル ボードを参照し、それをカスタマイズすることを推奨しています。また、チームの定期的な確認も重要です。Chris 氏はボードやリストが長くなりすぎたり、扱いにくくなったりしないように、ワークフローの簡素化を常に支援しています。

McCorvey の上位のチーム ボード

McCorvey Sheet Metal の主な Trello ワークフローをいくつかご紹介します。

チーム ブレーンストーミング

ワークフロー: 社内で創造性を育むために、一元的なブレーンストーミング ボードによって、プロセスを向上させて新しいプロセスを試行するためのアイデアを盛り込んだカードを作成するように従業員に呼びかけます。ボードは数週間ごとに一括してレビューされて、上位のアイデアを選択して実施しています。

利用対象: 組織全体

ボード作成のヒント: 投票用 Power-Up を使用して、それぞれのアイデアのフィードバックにクラウドソーシングを利用します。

複数拠点でワークロードを分散

ワークフロー: ヒューストンとフロリダの各施設で、制作ワークフローを可視化するボードを共有しています。工場のマネージャーはこのボードを使用して、バックログに応じて 2 拠点間でチームのワークロードを分散します。

使用対象者: チーム マネージャー

ボード作成のヒント: ラベルを使用して、どのタスクがどの場所へ行くかを可視化します。メールから直接作成すると、見積もり担当者はメールで受信したお客様のリクエストをボードに転送して、ジョブをパイプラインに簡単に進められます。

さらに高みを目指す

McCorvey では Trello が日常業務にもたらしたコラボレーションと透明性による恩恵を確実に受けており、さらにはそのデジタル トランスフォーメーションによって業界のリーダーの地位も確立しました。

Trello のおかげで、大規模な医療施設プロジェクトへの入札の際も、競合する 14 社の中でも注目を集められました。そのプレゼンテーションの一環として、双方向からリアルタイムで製作プロセスを伝えて追跡できる共同ボードを設置しました。このオープンなコラボレーションがもたらすメリットは、クライアントに感銘を与えました。Chris 氏は「透明性は常に大きなセールス要因です。Trello を使用することで、業務が正しく確実に行われていることに関するメッセージを発信できます」と述べています。

ペーパーレスによる生産性向上の新時代

Chris Mondeau 氏が製造プロセスの整理に役立つプログラムを探し始めた際は、そのプログラムがもたらす全社的な真の影響については把握していませんでした。最終的には、Trello がチームを真のペーパーレスへと推し進めるきっかけとなりました。

McCorvey は 60 ～ 70 年続く製紙会社です。Trello のおかげで一晩でデジタル化できました。このことの影響は非常に大きく、まったく意図していなかった結果がもたらされました。もちろん、当社はその結果に大変満足しています。

Chris 氏が Trello を会社に取り入れた当初の目標、つまり、チーム間のコラボレーション、透明性、コミュニケーションの向上などは、すべて具体的な成果を持って達成されました。これによって、フロリダ州とテキサス州のオフィス、工場、現場ではつながりを維持できるようになりました。McCorvey Sheet Metal Works の場合は、組織に合わせて拡張できるデジタル ハブを持ったことが、今後 100 年にわたる企業の成長を成功させるための確固たる一歩となりました。