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Trello の紹介

Trello によって、チームは作業を簡単に完了できます。プロジェクト、ワークフロー、またはチームのタイプに関係なく、Trello で情報を整理できます。とても簡単です。サインアップしてボードを作成し、すぐに始めましょう。生産性向上を実現しましょう。

Palace Law + Trello

ペーパーレス化、収益とクライアントの満足度向上

ロゴ: Palace Law

法律事務所でペーパーレス化を進めることには困難が伴います。しかし、Palace Law が従来の業務とプロセスを完全なデジタル システムに置き換えることが、クライアント、スタッフ、環境にとって有益であると認識したとき、これが同社の使命となりました。Palace Law は Trello によって、多数のクライアントへのサービスを向上させて弁護士のストレスを軽減し、1 日あたり 200 枚を超える紙を節約できるようになりました。

仕事中の弁護士というと何が思い浮かびますか?

従来は、堅苦しいスーツとネクタイの職業文化、長時間勤務、多数のファイル フォルダーや書類作業などで表現されていました。

数十年にわたって、法曹界は紙ベースのシステム上で作られて存在してきました。

Palace Law 所属の弁護士 Jordan Couch 氏によると、このイメージは特に顧客によってではなく、その職業を実践する人に重点を置いて作られたようです。Jordan 氏は次のように述べています。「これはある種、クライアントの最大限のメリットに対抗する業界です。時間請求のモデルを考えてみましょう。クライアントの成功が障害になるのです。なぜなら、効率よく働くほど、収入は少なくなるからです。そしてこれこそ、クライアントにとって問題になるのです」

Jordan 氏はロー スクール時代に教授たちに触発されて、法の実践にあたり新しいさまざまな方法を検討するようになりました。卒業後、彼は志を同じくする会社を探して、Palace Law の創設者である Patrick Palace と出会いました。どちらも、この職業で料金を余計に請求せずにより良いサービスを提供する必要があると考えていました。Jordan 氏は次のように述べています。「私たちは、多くの人により良いサービスを効率的に提供したいと考えました。このときの願いが、今日までに取り組んで継続している変化の基盤となったのです」

Palace Law は、クライアントに対するサービス向上という目標を達成するには、現在、多数の法律事務所で業務の中心となっている紙ベースの構造に取って代わるデジタル システムを構築して実装することが必要だと判断したのです。

デジタル ジャーニーを始める

「ワークフローを視覚化できることは弁護士にとって非常に重要である一方で、そのワークフローはわかりづらく理解しづらいものです。そしてそれこそ、Trello を選んだ理由です」と Jordan 氏は述べています。

Palace Law が最初にデジタル トランスフォーメーションに着手した際に、2 つの重要な課題に焦点を当てました。

1 つ目の課題は、弁護士が事務所外でもクライアントに対応できるようにしたことです。そのためには、最初にデスクや棚に散乱している紙のファイルの情報に、どこからでもアクセスできるようにする方法を見付ける必要がありました。Palace Law はそのクラウドベースの実務管理システムとして、Clio Legal Trends Report を採用しました。そして、これが同社のデジタル ファイル ルームになりました。すべての通信やファイルがそこに記録されて保管されました。

2 つ目の課題は、弁護士がデジタル環境で自分の案件やタスクにアクセスできるようにすることでした。「ワークフローを視覚化できることは弁護士にとって非常に重要である一方で、そのワークフローはわかりづらく理解しづらいものです。そしてそれこそ、Trello を選んだ理由です」と Jordan 氏は述べています。Palace Law は、クラウドベースのワークフロー システムとして Trello を採用しました。これは Zapier を介して Clio と統合されたため、Palace Law のスタッフはさまざまなプロセスに必要な情報にアクセスできるようになりました。Palace Law はその統合機能からも Trello を選択しており、Slack や Google Drive も同社のデジタル エコシステムの一環となっています。

このペーパーレス環境が整った後に、同社は各ワークフローをすべて見直して、新しいデジタル システム向けにアップデートしました。たとえば、以前のシステムでは誰かが物理的に案件のフォルダーを弁護士のもとへ持ち込んで、机に積み上げていました。フォルダーの山がその弁護士が担当する仕事量になり、弁護士は事務所に縛り付けられたのです。フォルダーがなければ弁護士は仕事を遂行できませんでした。

Trello がこの業務の構造を一新しました。今では、案件フォルダーは Trello カードで表されます。このカードは弁護士の Trello ボードに割り当てられて、弁護士が Trello フィーチャーを使用すれば業務の優先順位を付けられます。旧モデルでは、弁護士は案件フォルダーをいつ見直す必要があるかを手作業でマーキングしていました。今では、案件の見直しが必要になれば Trello にリマインダーが届きます。

Palace Law はそのメールとクライアントのコミュニケーション ワークフロー、そしてそのクライアントの相談プロセス、さらには訴訟中の案件の管理まで、Trello を利用してデジタル化します。

「Trello によって明確なものが得られました。ファイルが物理的に机の上に置かれなくなったため、何が処理中かを把握して優先順位を理解し、クライアントに関連するファイルを確認するために、それぞれの案件フォルダーを確認する方法が必要になりました」と Jordan 氏は述べています。

この変化によって、弁護士は自宅で仕事をしたり、外出先でクライアントと面談するときに資料を手元に用意したりできるようになったため、ストレスが軽減されて全員の効率がアップしました。たとえば、Jordan は Trello モバイル アプリを使用してメールをチェックし、期日を確認しています。「モバイル アプリは状況をチェックして今後の予定を確認できる、非常に便利なツールです」と Jordan 氏は述べています。

1 日に 200 枚もの紙を節約

「使い始めて以来、Trello の評判は概ね好調です。かなり効率が上がりました」と Jordan は述べています。

現在、Palace Law のチームはそのデジタル システムを信頼していますが、ペーパーレス化には困難が伴いました。Jordan は次のように述べています。「私たちが始めたときはまだそれほど普及しておらず、少しおっかなびっくりでした。実証されたモデルもなかったのです」

Palace Law のスタッフはトランスフォーメーションに緊張していましたが、全体で取り組むことにしました。「創造的で革新的、かつ順応性があることは、私たちの文化の一部でもあります。クライアントのために、常により良い方法を模索しているのです」と、Jordan 氏は述べています。

このシステムによって、いくつか大きな結果が得られました。Palace Law の収益は、わずか 9 か月で 76% 増加しました。同社はまた、70 というネット プロモーター スコア (NPS; 顧客推奨度) を実現しました。Clio Legal Trends Report によると、法律事務所の NPS の全国平均は 25 とのことです。同社の紙の使用量も大幅に減少しました。平均して 1 日に 200 枚もの紙を節約しています。

その他のメリットとして、トランスフォーメーションはスタッフの仕事への意識にも影響しています。「使い始めて以来、Trello の評判は概ね好調です。効率もかなり上がって、スタッフのストレスが軽減されました。机の上に書類が溜まっていると、追跡しづらくなります。ラベルと期限が記載された Trello カードを見ることでストレスが軽減されて、ワークフローで優先度の高いものを簡単に特定できるようになりました」と Jordan は述べています。

Trello を使用している世界中の 2 百万を超えるチームに参加して、効率的に作業を完了しましょう。

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