McCorvey + Trello

McCorvey Sheet Metal Works ble etablert i 1925 og har en rik historie med håndverk og innovasjon. Detaljtegneren, produsenten og montøren av VVS-metallplater har sett stor vekst i løpet av sin 92 år lange historie, der de gikk fra en liten lokalbutikk til et kjempeselskap som driver i flere delstater og nå har fire generasjoner med McCovey-familiemedlemmer og hundrevis av dedikerte ansatte. Produksjonsselskapet har anlegg i Houston, Orlando og Dallas og er et flott eksempel på hvordan man skalerer opp en vellykket bedrift.

McCorvey Sheet Metal har også en etablert historie med papir – altså papirarkiver. Det er ikke lenge siden selskapet ble drevet med et analogt administrasjonssystem som bestod av håndskrevne lapper som ble brukt internt i tillegg til å bli sendt til andre bedrifter de samarbeidet med. IT-koordinator Chris Mondeau så raskt at dette var en av familiebedriftens tradisjoner som ikke kunne skaleres med resten av selskapet:

Papirer ble borte, og vi kunne ikke holde styr på hvor ting var i produksjons- eller kontorprosessen.

Målet var å flytte driften til et papirløst system som var lett å lære, og enda viktigere, lett å opprettholde av alle involverte.

Skap et sentralt knutepunkt

Chris begynte å se etter et planleggingsprogram som kunne visualisere oppgavemengden de hadde foran seg i hvert trinn i produksjonsprosessen. Men det de trengte mest, var et programvaresystem som var lett å bruke gjennom hele prosessen, uavhengig av teknisk anleggelse. Han ville ha et program han kunne bruke som et digitalt knutepunkt som samlet filer og prosesser som McCorveys ansatte allerede jobbet med i programmer som Word og Dropbox. På den mer tekniske siden ville et åpent API for integreringer (som Trello har) hjelpe med å sikre at selskapet kunne fortsette å bruke et sentralt organiseringsverktøy i fremtiden, selv når flere digitale verktøy for spesifikke arbeidsgrupper blir brukt i selskapets arbeidsflyt.

Som en del av jakten på det beste programmet ble en rekke verktøy rettet mot arbeidsgrupper testet ut – inkludert Trello, Mavenlink, Wrike og CRM-programvare. Trello ble den beste «papirerstatteren» av flere grunner:

1. De enkle samarbeidsfunksjonene ble raskt tatt i bruk av selskapets brukere.
2. Det var enkelt og effektivt å spore oppgaver gjennom hele produksjonsprosessen på én enkel tavle.
3. De visuelle arbeidsflytene føltes intuitive for de ansatte.

Først, en Trello-felttest

Trello ble lansert i en testfase med 15 brukere i produksjonsprosessen. Arbeidsgruppen så umiddelbart et hopp i kvalitetssikring: Nå kunne arbeidere på anlegget se prosjektstatuser i fabrikken i sanntid og bekrefte at all nødvendig informasjon ble oppgitt. Bonusen? De trengte ikke lenger å ringe eller sende e-post til fabrikken hele tiden for oppdateringer og små spørsmål.

Trello er bra for arbeidsgruppene våre fordi det kommer så naturlig. Hvis man ikke liker måten prosessen på tavlen fungerer på, kan man endre den. Trello passer perfekt med det vi gjør til daglig.

Flere arbeidsgrupper i selskapet begynte å se påvirkningen av å samle arbeidsgrupper i et digitalt knutepunkt:

• Da visedirektør Charlie McCorvey så hvordan fabrikkprosessen ble påvirket av Trello, tok han arbeidsgruppen for beregning til en digital arbeidsflyt. Da de visuelt sporet jobber i pipelinen, så de at antall gjenstående jobber ble redusert. De kunne også se når jobber tok lenger tid enn forventet, og hvem som trengte hjelp med å fullføre en jobb.
• Arbeidsgruppen for produksjon begynte å lage en historisk logg med problemer som oppstod i produksjonsprosessen. Produksjonsrapporter ble for det meste papirløse etter det.

Samlet sett liker ansatte å kunne finne og ha tilgang til all informasjonen de trenger, takket være åpenheten som kommer med Trello-tavler. Hvis det for eksempel er et problem med detaljtegningen, kan ansatte legge ut kommentarer til detaljtegneren på oppgavekortet og arbeide på noe annet i mellomtiden.

Bygge opp Trello-kultur i selskapet

En av måtene Chris har innført Trello i selskapets daglige bruk på, er ved å installere det på enheter i kioskmodus plassert rundt i hver fabrikk og på hvert kontor. Slik kan ansatte logge seg på Trello hvor og når som helst. Mobilappen gjør også at arbeidsgruppemedlemmene ute i felten får samme tilgang når de er på farten.

Populariteten til Trello har skutt i været på fabrikken og kontoret.

Utover grunnleggende opplæring i Trello (som vanligvis tar en halv dag) samarbeider Chris med ulike arbeidsgrupper i McCorvey i en uke for å hjelpe dem med å lage tavler basert på prosessene deres. Han begynner med et grunnleggende Kanban-inspirert sett med listene «Gjøremål», «Pågår» og «Ferdig». Deretter følger og hjelper han arbeidsgruppen med å utvikle arbeidsflyten med mer tilpassede listeoppsett, etiketter og Power-Ups.

Et av de beste tipsene hans er å dra nytte av katalogen Trello-maler for å finne ideer og eksempeltavler som kan tilpasses, i stedet for å lage alt fra bunnen av. Det er også viktig å følge opp arbeidsgruppen regelmessig. Chris sørger for å være tilgjengelig for å forenkle arbeidsflyter fortløpende hvis tavler og lister blir for lange eller uhåndterlige.

Mest brukte arbeidsgruppetavler hos McCorvey

Her er noen av McCorvey Sheet Metals mest brukte arbeidsflyter i Trello:

Idémyldring for arbeidsgruppe

Arbeidsflyten: For å styrke kreativiteten i selskapet blir en sentral idémyldringstavle opprettet for å oppmuntre ansatte til å opprette kort med ideer om forbedringer eller å prøve nye prosesser. Tavlen blir regelmessig gjennomgått i fellesskap med noen ukers mellomrom der de beste ideene velges ut og blir tatt i bruk.

Bruk for: hele organisasjonen

Tavletips: Bruk Power-Up-en Stemmegivning for å crowdsource tilbakemeldinger på hver idé.

Distribusjon av arbeidsmengde mellom flere lokasjoner

Arbeidsflyten: En tavle som deles av anleggene i Houston og Florida, visualiserer arbeidsflyten for produksjonen. Fabrikkledere bruker tavlen til å fordele arbeidsgruppenes arbeidsmengde mellom de to lokasjonene, avhengig av backlog.

Bruk for: arbeidsgruppeledere

Tavletips: Bruk etikettertil å indikere visuelt hvilke oppgaver som går til hvilke lokasjoner. E-post-til-tavle gjør det enkelt for beregnerne å videresende kundeforespørsler som ble sendt på e-post, til tavlen og få jobber i pipelinen.

Større ambisjoner

McCorvey har dratt mange interne fordeler av samarbeidet og åpenheten de har fått med Trello i den daglige driften, men de har også blitt bransjeledende takket være digitaliseringen.

Under en budrunde om et stort prosjekt for et medisinsk anlegg hjalp Trello dem med å utmerke seg blant de 14 selskapene som konkurrerte om prosjektet. Som en del av presentasjonen satte de opp en felles tavle der begge partene kunne kommunisere og spore produksjonsprosessen i sanntid. Det åpne samarbeidet de ville komme med, imponerte kunden. Som Chris påpeker: «Åpenhet er alltid en stor salgsfaktor. Når vi bruker Trello, viser det at vi sørger for at jobben gjøres skikkelig.»

En ny æra med papirløs produktivitet

Da Chris Mondeau begynte å se etter et program som kunne hjelpe med å organisere produksjonsprosessen, var han nok ikke klar over hvor mye det ville påvirke hele selskapet. Det viste seg at Trello ble katalysatoren som fikk arbeidsgruppene til å slutte helt med papir:

McCorvey var et papirbasert selskap i 60 til 70 år, og ble helt digitalt på et blunk takket være Trello. Det har hatt en stor påvirkning og var virkelig ikke planen – og vi elsker det.

Chris' opprinnelige mål med å bringe Trello til selskapet – økt samarbeid, åpenhet og kommunikasjon på tvers av arbeidsgrupper – har også blitt nådd med målbare resultater, noe som hjelper kontorene, fabrikkene og anleggene i hele Florida og Texas med å holde sammen. McCorvey Sheet Metal Works har nå et digitalt knutepunkt som vokser med organisasjonen, og det er et godt steg fremover mot å ha god vekst i selskapet de neste 100 årene.