UNICEF + Trello

Under orkanen Irma fikk 22 000 personer livsviktig informasjon på under 30 timer takket være UNICEF.

UNICEFs globale innovasjonssenter brukte U-Report, en engasjements- og kommunikasjonsplattform for ungdom, og gjorde det mulig for hundrevis av lokalsamfunn å forberede seg på de katastrofale stormene.

Tre av de 17 teammedlemmene over hele verden jobbet døgnet rundt fra Bangkok til København og Panama til Santiago. De nådde frem til 14 berørte land på rekordtid ved å skalere opp og bruke U-Report. Mer enn halvpartene av menneskene som fikk hjelp, sa at dette var den eneste informasjonen de fikk i tide om hvordan de kunne forberede seg og holde lokalsamfunnene sine trygge.

Trello var et verktøy som gjorde det mulig for UNICEFs innovasjonsteam å gi nødhjelp på kort tid.

Trello tilbyr innsyn og flere perspektiver. Dette hjelper oss med å gi sammenhengende støtte til enkeltland der det kan finnes flere prosjekter i ulike områder, som involverer og støttes av ulike personer.

Korte og tydelige meldinger til de som bodde i stormens bane, hjalp dem å holde seg selv og familien trygge. I en undersøkelse sa 89 % at informasjonen var nyttig, 80 % hadde delt den med minst én annen, og 57 % hadde delt den med fem eller flere.

For alle barn

Når du tenker deg en 70 år gammel organisasjon, ser du kanskje for deg masse byråkrati og kjedelige rutiner, men det bildet stemmer ikke for UNICEF. De er fortsatt en solid og pålitelig organisasjon som har arbeidet med å hjelpe barn i krise i nesten hundre år, men innovasjon ligger også i genene. Bak hver innsats for utvikling og humanitært arbeid ligger det et ønske om å utgjøre en forskjell på en ny måte, å levere tjenester på en bedre måte hver gang og å lære av resultatene.

Enten det handler om håndpumper som gir raskere tilgang til rent drikkevann, prosesser for å undersøke alvorlig feilernærte barn, eller maksimalt å utnytte potensialet i ny teknologi for å forbedre prosessene – alle teamene hos UNICEF deltar i oppdraget om å bygge en bedre verden for alle barn.

Når det gjelder å sprenge grenser, er teamet bak UNICEFs globale innovasjonssenter (GIC) spesielt innovativt. De evaluerer og implementerer ideer og teknologier som kan skaleres på nasjonalt og flernasjonalt nivå for å forbedre livene til barn og familier på en mer effektiv og målrettet måte. De utforsker også hva det innebærer å være et virkelig distribuert team ved hjelp av teknologi.

Tanya Accone er Senior Advisor on Innovation og leder UNICEFs GIC-team. Hun jobber sammen med 16 kolleger på heltid og deltid, fordelt over 11 lokasjoner. De samarbeider asynkront og tilbyr støtte døgnet rundt. Spesielt når det gjelder å ta i bruk løsninger for å støtte nødhjelp, må de utføre arbeidet på best mulig måte:

Når det gjelder informasjon som er livreddende og livsviktig for lokalsamfunn, kan vi ikke kaste bort tid på å sende ting via e-post og så lete etter e-postene igjen senere for å finne ut hvor vi er hver arbeidsdag. Trello gjør samtalene våre og arbeidet vårt mer sømløst og effektivt.

I 2016 jobbet dette lille teamet med ekstreme fjernarbeidere aktivt med 89 av de 193 landene UNICEF støtter, for å starte opp nye initiativer med myndigheter og organisasjoner, hjelpe dem å forberede seg på problematiske hendelser og innføre nye måter å jobbe bedre på med initiativer for helse, beskyttelse og utdanning for barn støttet av UNICEF og partnere over hele verden.

Tøy grensene for fjernarbeid

GIC-teamet jobbet opprinnelig på samme sted og bestod av syv personer i Kampala i Uganda. De begynte å bruke Trello for å ha all sin viktigste informasjon lagret på ett sted – en enkelt pålitelig kilde som ga hele teamet et nivå av åpenhet som ikke var mulig med uhåndterlige e-posttråder og dokumenter på lokale datamaskiner.

Trello hjelper teamet vårt med å organisere det interne arbeidet, slik at vi kan være så effektive som mulige i å støtte andre ved kriser eller i det sosiale arbeidet.

Flere land hadde behov for støtte, og teamet vokste seg for stort til å drives effektivt fra ett sted. Teamet ble nomadisk, og medlemmene reiser for å støtte kontorer i ulike land rundt om i verden. Da de bestemte seg for å fordele teamet rundt om i verden for å jobbe mer effektivt, ble det enda viktigere å ha én pålitelig kilde. De tok fjernarbeid så langt det går an med en 24-timers asynkron arbeidsdag. Dette gjorde at de fikk behov for en pakke med verktøy for å samarbeide, organisere og dele ett og samme perspektiv på arbeidet, uansett lengde- og breddegrad.

Målet var å bygge en nytt virtuelt arbeidsområde som gjorde at de kunne handle like effektivt og holde like god kontakt over ni tidssoner som da de jobbet på samme sted. I arbeidet med å skape innovasjon i måten UNICEF jobber på, satte de i gang en systematisk utforskning av en rekke verktøy for teamsamarbeid i 2016, for å finne den ideelle pakken for «ekstremt fjernarbeid».

Velger Trello (igjen)

I løpet av 12 måneder testet og vurderte Tanyas team 17 forskjellige samarbeidsapper for prosjektledelse, video, chat og e-post. Som en del av eksperimentet jobbet de med arbeidsflyter i fire ulike verktøy for prosjektsamarbeid.

Til slutt valgte de en pakke med fem verktøy for å drive det virtuelle kontoret. Uavhengig av tidligere bruk av Trello ble det igjen deres foretrukne valg for teamsamarbeid, av noen viktige grunner:

• Den enkle tavle-liste-kort-strukturen var enkel å ta i bruk for medlemmer uten opplæring i prosjektledelse.
• Den er fleksibel og gjennomsiktig, slik at alle får tilgang til informasjonen de trenger.
• Nye arbeidsflyter kan opprettes etter behov, og tavler kan brukes til mer enn bare å følge med på oppgaver.
• Det visuelle perspektivet, kombinert med funksjoner som merkelapper og filtre, hjelper dem å se på informasjon i ulike (og verdifulle) kombinasjoner, enten det er etter land eller globalt etter innsats eller løsning.

Vi kan forme og tilpasse Trello etter hvordan organisasjonen vår tenker og jobber, heller enn å prøve å tilpasse teamet vårt og behovene våre, som er ulike fra dag til dag, i en ferdig struktur.

Slik bidrar Trello til å gi et globalt perspektiv

For UNICEFs GIC-team er Trello det viktigste verktøyet for intern koordinering – et grunnlag for å samarbeide.

De kan jobbe med mange land samtidig og holde oversikt over alle stedene, deriblant alle kontaktpunkter og viktige dokumenter, alt på egne Trello-tavler.

De leder vanligvis flere initiativer samtidig i samme land. De organiserer tavlenavnene etter land og etter løsning de hjelper til med å skalere. Under orkankrisene i Det karibiske hav fokuserte de på en tavle for «Urgent Irma Response», samtidig som de holdt øvrig lokal informasjon synlig.

I bakhodet visste vi også om alle de andre samtalene vi hadde med de 14 landene om å implementere alt annet som kunne være relevant, i tillegg til kontaktpersoner og fokuspunkter for hvert land.

I andre deler av verden jobber teamet med initiativer som UPSHIFT, et inkubatorprogram for unge entreprenører og sosial innovasjon. Dette programmet støtter svært marginalisert ungdom, inkludert de med funksjonshemninger og de som er på flukt, i 8 forskjellige land og regioner, for å utvikle dem til entreprenører og løsningsbyggere i lokalsamfunnet de lever i. Kjernearbeidet i å administrere disse 8 prosjektene og de 20 landene som vil introdusere UPSHIFT (som samtidig har både lignende komponenter og ulike økosystemer og utviklingsstadier) gjøres i Trello.

Men Trello er bare én del av reisen.

Trello gir oversikt på høyt nivå, og dette gir resultater i programmer som UPSHIFT. Tuấn Nguyễn er en svaksynt universitetsstudent i Vietnam som nå støtter et helt fellesskap av fagfolk som seg selv via jobbtavler på nettet.

Eller Rina Shabani, en 16-åring i Kosovo, som nå leder utdanning om kjønnsdiskriminering blant sine jevnaldrende. Rina og andre sosiale innovatører i Kosovo har lansert løsninger til hjelp for over 200 000 personer.

GIC støtter også UNICEF Indonesia og regjeringen i Indonesia med å administrere deres største vaksineringskampanje noensinne, med sikte på å vaksinere 70 millioner barn mot de livstruende virussykdommene meslinger og røde hunder.

Igjen gir teknologien grunnlag for å gjøre slike forandringer i stor skala: RapidPro, et kommunikasjonsverktøy basert på åpen kildekode, gir nyttig innsikt i sanntid, til forskjell fra et tradisjonelt papirbasert sporingssystem. Det når frem til mennesker på mobiltelefonen, i dette tilfellet via SMS. Erfaringer fra distribusjon i Indonesia og Zambia anvendes også i land som er interessert i å bruke RapidPro til å støtte vaksinasjonsmålene sine.

Bare to personer bygger ut RapidPro-prosessen for å støtte digital helse i 15 land. Trello gir dem grunnlag for å samarbeide og gjøre arbeidet gjennomsiktig, slik at teammedlemmer selv kan finne informasjonen de trenger, uten behov for å stoppe og gi oppdateringer hele tiden. Det gjør det også mulig for teamet å bli med i – og forsterke – et nettverk av helseeksperter som kan drive dette arbeidet i hele UNICEF.

Forbedre barns liv: nå og i fremtiden

Kjernen i oppdraget til UNICEFs globale innovasjonssenter er å ta en idé som hjelper tusenvis av mennesker ett sted, og ta den i bruk for å hjelpe millioner av barn og familier i rundt 190 land over hele verden der UNICEF jobber.

I praksis betyr det at Tanyas team jobber engasjert basert på prinsippene om åpen kildekode og digital innovasjon. UNICEFs prosjekter bygges med andre ord for å kunne deles og brukes av andre, ikke bare via organisasjonen selv. Trello er også laget med et mål om produktivt samarbeid som videreutvikles. Derfor har det vært det ideelle verktøyet for dette arbeidet.

Vi bygger alt slik at det er enkelt å konfigurere, bruke, tilpasse og gjenskape fordi vi alltid tenker på hvem verktøyene hjelper: barn og familier på avsidesliggende steder.

Tanya forteller at de alle inngår i et større, felles økosystem som påvirkes av innsatsen de gjør for å hjelpe andre, fra humanitært arbeid på høyeste nivå til verktøy som Trello. Alt dette arbeidet har mest effekt når det utvikles og vokser i takt med behovene i lokalsamfunnene de betjener:

Vi tar sikte på å være mer som enzymer enn katalysatorer. Katalysatorer får kjemiske reaksjoner til å skje raskere. Enzymer øker endringshastigheten enda raskere enn katalysatorer. Det de påvirker, forvandles til noe nytt, og selve enzymene endres og utvikler seg som et resultat av denne prosessen.

Samlet betyr dette at GICs prosjektportefølje kommer til å se annerledes ut om et års tid, akkurat som Trello-tavlene de bruker til å følge med på prosjektene. Og det er veldig bra.

Vi ønsker å se tilbake og se at vi har vært med å skalere opp viktige positive resultater med og for barn. Vi ønsker å ta ting som er innovative og bruke dem som prinsipper for hvordan jobben gjøres overalt. Samlet sett håper vi å utvikle oss med den neste og beste måten å skape positive forandringer i verden på.