Hvordan bygge opp solid kommunikasjon og samarbeid med en arbeidsgruppe som jobber eksternt
Beste praksis for virtuelle diskusjoner og videomøter.
Kommunikasjon i fjernarbeidsgrupper er avhengig av to grunnleggende ting: gjennomtenkte vurderinger og noen tilpasninger til et virtuelt kontor.
Etter hvert som flere arbeidsgrupper blir digitale og går over til fjernarbeid, er det viktig å huske at den typen nyansert kommunikasjon man har i kontormiljøet, ikke nødvendigvis passer på nettet.
Det er viktig å etablere noen grunnregler for kommunikasjon i arbeidsgrupper for å sørge for at alle er produktive og fornøyde.
Det er viktig å fastsette kommunikasjonsregler på en måte som inkluderer arbeidsgruppene og tar utgangspunkt i deres ønsker helt fra starten.
Når skal vi bruke chatter? Hvorfor skriver vi e-poster? Når bør vi ta en telefon? Svarene bør utarbeides i fellesskap og gjenspeile arbeidsgruppens innsats, heller enn innsatsen til én enkelt person.
- Beat Buhlmann, administrerende direktør, EMEA, Evernote
Kontekst er avgjørende når man arbeider eksternt
Når du kommuniserer digitalt, vet du aldri helt hva den andre personen holder på med i det øyeblikket. Det kan være de er ved skrivebordet sitt akkurat som deg, eller de kan være stresset på vei til et salgsmøte og svarer bare «ja» på spørsmålet ditt uten å utdype det, fordi de ikke har tid.
Når du ikke vet hvilken situasjon den andre personen er i, tenker du kanskje at vedkommende ikke bryr seg om problemet du tok opp, når det egentlig bare skyldes at han løper for å finne en drosje i San Francisco (lykke til).
Hvis du vet hvilken situasjon personen er i, forstår du med en gang hvorfor svarene er som de er: Det betyr ikke at medarbeideren din ikke bryr seg, han er bare opptatt i øyeblikket.
Hvis du starter samtalen med å si noe om situasjonen din, kan det bety alt for å unngå feilkommunikasjon når ting er utenom det vanlige. Gi arbeidsgruppemedlemmene beskjed hvis du er gravd ned i et prosjekt, og ikke kan svare på spørsmålene med en gang. Det er alltid bedre å si for mye, enn å gjøre antakelser.
Verktøy kan skjule meningen og menneskeligheten til de det gjelder.
Fastsett grunnregler for fjernarbeid
Hvis du allerede jobber i en ekstern arbeidsgruppe, er det sannsynlig at arbeidsgruppen din har sine egne favorittverktøy. De viktige spørsmålene er hvordan og når verktøyene skal brukes til å formidle riktig informasjon. Alle disse betraktningene kan kokes ned til ett enkelt spørsmål som sparer deg for mye tid og mental energi.
Haster det med informasjonen? Hvis ja, bruker du chat. Hvis nei, bruker du Trello.
Hvis du for eksempel har en prosjektoppdatering som ikke haster, kan det være distraherende å plinge folk på chatten og ta dem bort fra den verdifulle følelsen av konsentrasjonsro de har prøvd å nå hele dagen.
Når skal fjernarbeidere bruke chatteverktøy eller videokonferanser?
Tenk på disse fire sannhetene:
- Verktøy kan skjule mening og menneskelighet: Husk at på den andre siden av chatten er det et menneske med følelser og reaksjoner.
- Hvis du vil gi konstruktive tilbakemeldinger, kan du gjøre det i en videosamtale slik at meningen blir tydelig formidlet.
- Som en følge av manglende verbale og følelsesmessige signaler kan én person oppfatte en chattesamtale som en krangel, mens den andre personen oppfatter det som en diskusjon.
- Forakt kan bygge seg opp over tid når årsakene som ligger til grunn, ikke løses. Når digital kommunikasjon får fritt spillerom, kan det føre til misforståelser og sårede følelser.
Den enkleste måten å stoppe slikt på før det begynner, er å tenke på arbeidsgruppemedlemmer som mennesker ved å møte dem ansikt-til-ansikt i en videosamtale. Det gjør hele forskjellen.
Møter i en fjernverden
Møter har dårlig rykte på seg, men ingenting er mer effektivt enn et møte der alle interessenter vet hva som skal drøftes, hvor lenge det skal vare, og hvordan de skal forberede seg. Hvordan oppnår du det?
Hvis …
Du vil at alle i møtet skal føle at deres innspill er like mye verdt …
Så …
Unngå å samle de som jobber på kontoret, rundt en skjerm i konferanserommet med fjernarbeiderne som gigantiske chattehoder på skjermen.
Hvorfor?
Det er vanskelig å følge samtaler både visuelt (prøve å se hvem som snakker) og lydmessig (med varierende avstand til mikrofonen).
For at samarbeid skal fungere for alle, er det én hovedregel: Med mindre alle deltakerne er i samme rom, skal møter avholdes som videokonferanser.
Vi har alle opplevd å være den personen som ringer inn til en samtale bare for å høre et rom fullt av støy, ekko og småsamtaler i den andre enden. Det er ikke gøy. Dersom én person er «ekstern» i et møte, bør alle være det.
Vi følger noen retningslinjer for å minimere avbrudd og sikre produktive telefonsamtaler av høy kvalitet:
- Gi alle ansatte gode hodetelefoner for å sikre lydkvaliteten.
- En pålitelig internett-tilkobling må gjøres til en prioritet både for lokale kontorer og eksterne oppsett.
- Utarbeid regler for skikk og bruk i videosamtaler (og følg dem!).
- Slå av mikrofonen når du ikke snakker, ha kamera på for å holde deg engasjert, og unngå å ta telefonen når du er i en støyende kaffebar.
- Justine Jordan, visepresident for markedsføring, Litmus
Hver enkelt person skal føle at de er like mye representert og til stede på møtet.
Hvis …
Du ønsker å hjelpe de eksterne arbeidsgruppene med å skape samhold …
Så …
Sett av deler av møtetiden til å snakke om fritidsaktiviteter og selskapssladder, og til å spille spill for å løse opp stemningen.
Hvorfor?
Hold en positiv tone ved å inkludere en «Team Bravo»-seksjon som en god mulighet for medlemmer å fremheve hverandres bidrag.
«Sladder»-delen gjør at alle føler seg mer knyttet til selskapet.
Hvis …
Du ønsker å unngå møter der folk holder på i tilsynelatende endeløse monologer …
Så …
Bruk en Trello-tavle til å skape både demokratisk deltakelse og struktur.
Hvorfor?
Arbeidsgruppemedlemmer må være fortrolige med strukturen, hyppigheten og forventningene til arbeidsgruppemøter.
Alle kan når som helst legge til et kort i listen «Diskuter på møtet».
Trello har alt du trenger for å få ting gjort.
Bli en av millioner av mennesker som har blitt glad i Trello.