UNICEF + Trello

Tijdens orkaan Irma ontvingen meer dan 22.000 mensen dankzij UNICEF in minder dan 30 uur levensreddende informatie.

Met behulp van een betrokkenheids- en communicatieplatform voor jongeren met de naam U-Report, stelde het UNICEF Global Innovation Centre honderden gemeenschappen in staat zich voor te bereiden op de rampzalige stormen.

Door 24 uur per dag te werken van Bangkok tot Kopenhagen, Panama tot Santiago, bereikten 3 van de 17 wereldwijd verspreide teamleden 14 getroffen landen door U-Report in recordtijd op te schalen en te gebruiken. Meer dan de helft van de mensen die ze hielpen merkte op dat dit de enige informatie was die ze op tijd hebben ontvangen over hoe ze hun gemeenschappen konden voorbereiden en beschermen.

Trello was een tool waarmee het innovatieteam van UNICEF snel kon reageren op de noodsituatie.

De transparantie en meerdere perspectieven in Trello helpen ons coherente support te bieden aan één land waar meerdere projecten plaats kunnen vinden op verschillende gebieden, waarbij verschillende mensen betrokken zijn en die door meerdere mensen worden ondersteund.

De korte, krachtige, eenvoudige berichten die gedeeld werden met mensen die in het door de storm getroffen gebied woonden, hielpen om hen en hun gezinnen te beschermen. Uit navraag bleek dat 89% de informatie nuttig vond, 80% de informatie met ten minste één persoon had gedeeld, en 57% de berichten met vijf of meer mensen had gedeeld.

Voor elk kind

Als je denkt aan een organisatie van 70 jaar oud, denk je misschien aan een instelling die bureaucratisch en star is, maar UNICEF voldoet niet aan dit stereotype beeld. Ze hebben al bijna een eeuw het soort vertrouwen en degelijkheid dat gepaard gaat met het helpen van kinderen tijdens een crisis, maar er zit ook innovatie in hun DNA. Achter elke ontwikkelings- en humanitaire inspanning gaat de drive schuil om op een andere manier een verschil te maken, om services elke keer te verbeteren en van de resultaten te leren.

De missie om een betere wereld te creëren voor elk kind loopt als een rode draad door elk UNICEF-team, of het nu om handpompen gaat voor snellere toegang tot schoon drinkwater, processen voor het nauwkeurig beoordelen van ernstig ondervoede kinderen, of het verleggen van de grenzen van opkomende technologieën om het proces te verbeteren.

Als het gaat om het verleggen van grenzen, is het team achter het Global Innovation Centre (GIC) van UNICEF bijzonder innovatief. Ze evalueren en implementeren ideeën en technologieën die op nationaal of internationaal niveau kunnen worden geschaald om het leven van kinderen en hun families efficiënter en nauwkeuriger te verbeteren. Ze onderzoeken ook wat het betekent om met behulp van technologie een echt verspreid team te zijn.

Tanya Accone, Senior Advisor on Innovation die leiding geeft aan het GIC-team van UNICEF, werkt samen met haar 16 fulltime en parttime collega's op 11 locaties, waardoor er 24/7 in alle tijdzones support en asynchrone samanwerking mogelijk is. Met name bij het toepassen van oplossingen ter ondersteuning van noodhulp, moeten ze hun werk zo goed mogelijk uitvoeren:

Als het gaat om informatie van levensbelang voor gemeenschappen, kunnen we geen tijd verspillen aan het verzenden van e-mails en later het terugzoeken van die e-mails, en het uitzoeken van waar we taken weer moeten oppakken tijdens drukke werkdagen. Trello maakt zowel onze gesprekken als de uitvoering naadloos en efficiënt.

In 2016 werkte dit kleine team van medewerkers op extreme afstand met 89 van de 193 landen die UNICEF ondersteunt. Zo werden er dankzij UNICEF en zijn wereldwijde partners nieuwe initiatieven samen met overheden en organisaties gelanceerd, werden landen voorbereid op ontwrichtende gebeurtenissen en werden er nieuwe manieren van werken geïntroduceerd die initiatieven voor kinderen op het gebied van gezondheid, veiligheid en onderwijs versnellen.

Werken op afstand tot het uiterste gedreven

Het GIC-team was aanvankelijk gedetacheerd als een klein team van zeven mensen die in Kampala in Oeganda werkten. Ze begonnen Trello te gebruiken als middel om al hun belangrijke informatie op één plek te bewaren—één bron van waarheid die een hoge mate van transparantie binnen het team bracht die niet te bereiken was met onhandige e-mailthreads en documenten op lokale computers.

Trello helpt ons team onze interne inspanningen te organiseren, zodat we anderen het effectiefst kunnen ondersteunen tijdens een crisis of tijdens standaard werkzaamheden om aan sociale behoeften te voldoen.

Door de grote vraag naar ondersteuning uit landen, werd het team al snel te klein om effectief te kunnen leveren vanuit een enkele locatie. Het team begon zich te verspreiden en leden begonnen te reizen om kantoren in landen over de hele wereld te ondersteunen. Toen ze besloten om het team over de hele wereld te verdelen om de effectiviteit en efficiëntie te vergroten, werd die ene bron van waarheid nog waardevoller. Extern werken werd tot het uiterste gedreven met een asynchrone werkdag van 24 uur. Hierdoor ontstond de behoefte voor tools om samen te werken, te organiseren en hetzelfde inzicht te verkrijgen in hun inspanningen, ongeacht waar ze zich bevonden.

Het doel was om een nieuwe virtuele workspace te bouwen die ze in staat stelde net zo efficiënt en verbonden te handelen in negen tijdzones als toen ze op dezelfde plek waren gestationeerd. Dus zijn ze in 2016, als onderdeel van hun missie om innovatie te brengen op de manier waarop UNICEF werkt, systematisch op zoek gegaan naar een tool voor teamsamenwerking om de ideale tech stack voor 'extreem extern werk' te vinden.

Trello (opnieuw) gekozen

Over een periode van 12 maanden heeft het team van Tanya 17 verschillende samenwerkingsapps op het gebied van projectbeheer, video, chat en e-mail beoordeeld en getest. Als onderdeel van het experiment hebben ze workflows uitgevoerd in vier verschillende tools voor projectsamenwerking.

Uiteindelijk hebben ze voor vijf tools gekozen om hun virtuele kantoor te runnen. Ondanks hun eerdere gebruik van Trello, kwam het om een aantal belangrijke redenen opnieuw naar voren als de beste keuze voor samenwerking tussen teams:

• De eenvoudige bord-lijst-kaart-structuur was eenvoudig in te voeren door teamleden die geen projectmanagementtraining hadden gevolgd;
• Het flexibele en transparante karakter betekent dat iedereen toegang heeft tot de benodigde informatie;
• Er kunnen naar behoefte nieuwe workflows worden bedacht en borden kunnen worden gebruikt voor meer dan alleen het volgen van taken;
• Het visuele perspectief, gecombineerd met functies zoals labels en filters, helpt ze om informatie in verschillende (en waardevolle) combinaties te bekijken, per land of wereldwijd, per inspanning of oplossing.

We kunnen Trello vormen en aanpassen aan de manier waarop we in onze organisatie denken en ons gedragen, in plaats van te proberen ons team en onze behoeften, die elke dag veranderen, in een vaste structuur te plaatsen.

Hoe Trello helpt een wereldwijd perspectief te bieden

Voor het UNICEF GIC-team is Trello de belangrijkste interne coördinatietool—een gezamenlijke basis voor het werk dat ze doen.

Ze werken op willekeurige momenten met een willekeurig aantal landen en kunnen op speciale Trello-borden elke locatie volgen, inclusief alle contactpersonen en elk belangrijk document.

Vaak leiden ze meerdere initiatieven tegelijk binnen hetzelfde land en organiseren ze vervolgens bordnamen per land en per oplossing die ze helpen op te schalen. Tijdens de Caribische orkaancrises hebben ze zich geconcentreerd op een bord voor een 'Snelle reactie op Irma', terwijl ze voortdurend zicht hielden op hun lokale informatie.

In ons achterhoofd hadden we ook alle andere gesprekken die we met die veertien landen voerden over het implementeren van alle overige wellicht relevante zaken, en wie de belangrijkste contactpersonen en aanspreekpunten waren in elk land.

Tegelijkertijd werkt hun team in andere delen van de wereld aan initiatieven zoals UPSHIFT, een incubatorprogramma om ondernemerschap onder jongeren en sociale innovatie te stimuleren. Dit programma ondersteunt de meest kansarme jongeren, inclusief jongeren met een handicap en ontheemde jongeren, in 8 verschillende landen en regio's, om zich te ontwikkelen als ondernemers en bedenkers van oplossingen binnen hun gemeenschappen. De belangrijkste werkzaamheden om deze 8 projecten te beheren en de 20 landen die UPSHIFT willen introduceren (die beide vergelijkbare componenten en verschillende ecosystemen en ontwikkelingsstadia hebben) worden uitgevoerd in Trello.

Maar Trello is alleen maar een deel van het traject.

De output van het hoge perspectiefniveau dat Trello biedt wordt tot leven gebracht in de ervaringen die programma's als UPSHIFT bieden, zoals die van Tuấn Nguyễn, een visueel gehandicapte student aan een universiteit in Vietnam die nu een volledige community aan professionals, zoals hijzelf, met online vacaturebanken ondersteunt.

Of Rina Shabani, een 16-jarige tiener uit Kosovo die nu de aanklacht leidt over genderongelijkheid in het onderwijs onder haar leeftijdsgenoten. Sociale vernieuwers in Kosovo zoals Rina hebben oplossingen geïntroduceerd die meer dan 200.000 mensen hebben geholpen.

De GIC ondersteunt ook UNICEF Indonesië en de regering van Indonesië om hun grootste immuniseringscampagne ooit te beheren, een push om 70 miljoen kinderen te vaccineren tegen levensbedreigende mazelen- en rodehondvirussen.

Wederom vormt technologie de basis om dergelijke veranderingen op schaal door te voeren: RapidPro, een open source communicatietool, biedt bruikbare inzichten in realtime die het traditionele op papier gebaseerde traceringssysteem niet kan bieden, en bereikt mensen op hun eigen mobiele telefoon; in dit geval via sms. Geleerde lessen door implementaties in Indonesië en ook in Zambia zullen worden toegepast in landen die geïnteresseerd zijn in toepassingen van RapidPro om hun immuniseringsdoelen te ondersteunen.

Met slechts twee mensen die het RapidPro-proces vormgeven om digitale gezondheid in 15 landen te ondersteunen, helpt de gezamenlijke basis in Trello ze dat werk transparant te houden, zodat teamleden zelf details kunnen achterhalen die ze nodig hebben zonder te hoeven stoppen en voortdurend updates te hoeven geven. Op deze manier kan het team ook deel uitmaken van een netwerk van gezondheidsexperts die het werk binnen UNICEF stimuleren — en dit versterken.

De levens van kinderen verbeteren: nu en in de toekomst

De kern van de missie achter het Global Innovation Centre van UNICEF is een idee te nemen dat duizenden mensen op één plek helpt en dit te implementeren om miljoenen kinderen en hun families te helpen in de ongeveer 190 landen over de hele wereld waar UNICEF werkt.

In de praktijk betekent dit dat het team van Tanya zich inzet voor open source-principes en digitale innovatie. UNICEF-projecten zijn dus opgezet om te worden gedeeld en gebruikt door anderen, en niet alleen hun eigen organisatie. Trello deelt dit idee van productieve, ontwikkelende samenwerking en daarom is het de ideale tool om dit werk mogelijk te maken.

We ontwikkelen alles zodanig dat het eenvoudig kan worden ingesteld, gebruikt, aangepast en gekopieerd, omdat we altijd in ons achterhoofd houden wat het doel is van deze tools: kinderen en hun families helpen op de moeilijkst bereikbare plaatsen.

Zoals Tanya opmerkt, maken we allemaal deel uit van een groter, gedeeld ecosysteem dat wordt beïnvloed door onze inspanningen om anderen te helpen, van het hoogste humanitaire teamworkniveau tot aan de tools die ze gebruiken zoals Trello. En deze inspanningen hebben de meeste impact als ze ontwikkelen en meegroeien met de behoeften van de gemeenschappen die ze bedienen:

We proberen enzymen te zijn en geen katalysatoren. Katalysatoren zorgen ervoor dat chemische reacties worden versneld. Enzymen versnellen veranderingen nog sneller dan katalysatoren. Ze zetten hetgeen waarop ze reageren om in iets nieuws, en enzymen zelf worden gewijzigd en evolueren als gevolg van dat proces.

Over het algemeen betekent dit dat GIC-projecten, zoals de Trello-borden die ze gebruiken om ze te volgen, er over een jaar heel anders uit zullen zien. En dat is heel goed.

We willen graag terugkijken en zien dat we een steentje hebben bijgedragen aan enorme positieve resultaten met en voor kinderen. We willen graag aan de slag met 'innovatieve' dingen en deze omzetten in hoe werk overal wordt uitgevoerd. Uiteindelijk hopen we mee te groeien met de volgende beste manier om de wereld positief te veranderen.