Hoe je voor goede communicatie en samenwerking met een extern team zorgt

Best practices voor virtuele discussies en videovergaderingen.

Voor communicatie binnen externe teams zijn er twee dingen nodig: zorgvuldigheid en wat aanpassingen aan het virtuele kantoor.

Nu meer teams digitaal en op afstand werken, is het belangrijk om te onthouden dat de genuanceerde manier van communiceren zoals op kantoor misschien niet online werkt.

Het opstellen van wat basisregels voor teamcommunicatie helpt je team productief en tevreden te houden.

Het is belangrijk om op gezamenlijke wijze communicatieregels op te stellen waar je de teams en hun wensen direct bij betrekt.
Wanneer gebruiken we chats? Waarom schrijven we e-mails? Wanneer gebruiken we de telefoon? Deze vragen moeten gezamenlijk worden beantwoord op een manier die de bijdrage van het team weerspiegelt, en niet die van één persoon.

- Beat Buhlmann, General Manager EMEA bij Evernote

Context is heel belangrijk wanneer je op afstand werkt

Als je digitaal communiceert, weet je nooit zeker wat de andere persoon op dat moment aan het doen is. Deze zit misschien net als jij achter zijn bureau, of haast zich naar een verkoopafspraak en reageert alleen met "Ja" op je vraag en gaat er niet dieper op in aangezien hij geen tijd heeft.

Zonder de context van de andere persoon te kennen, denk je misschien dat de ander niet om het probleem geeft dat jij onder de aandacht wil brengen, terwijl diegene misschien alleen naar een taxi rent in Amsterdam (veel succes daarbij).

Met de informatie over de context van deze persoon wordt de reden van het korte antwoord opeens duidelijk: het is niet dat je collega het onbelangrijk vindt, maar deze is op dat moment gewoon verhinderd.

Als je je communicatie van context voorziet, kan dat echt helpen om miscommunicatie te voorkomen wanneer er bijzondere omstandigheden zijn. Laat het je teamleden weten wanneer je tot over je oren in een project zit en niet direct op vragen kunt reageren. Te veel communiceren is altijd beter dan uitgaan van aannames.

Tools kunnen de intentie en menselijkheid verbergen van de betrokken personen.

Stel basisregels op voor het werken op afstand

Als je al in een extern team werkt, is de kans groot dat je team een schema met favoriete tools heeft. De belangrijke vraag aan jezelf is hoe en wanneer je deze tools gebruikt om de juiste informatie over te brengen. Al deze overwegingen kunnen worden samengevat in een eenvoudige vraag die je een boel tijd en mentale energie bespaart.

Is de informatie tijdgevoelig? Zo ja, ga naar de chat. Zo niet, ga naar Trello.

Als je bijvoorbeeld een projectupdate hebt die niet tijdgevoelig is, dan is het pingen van mensen via een chat misschien afleidend en kan ze uit hun concentratie halen, terwijl ze daar de hele dag al in proberen te komen.

Wanneer je als externe medewerker gebruikmaakt van chattools en videogesprekken

Laat deze 4 waarheden tot je doordringen:

Tools kunnen intenties en menselijkheid verbergen: onthoud dat er aan de andere kant van de chat een mens zit, met gevoelens en meningen.
Geef constructieve feedback via een videogesprek, zodat je intenties zoals bedoeld overkomen.
Door het gebrek aan verbale en emotionele signalen kan de ene persoon een chat interpreteren als ruzie terwijl een ander het als een discussie ziet.
Wrok wordt geleidelijk opgebouwd door onderliggende problemen die niet besproken worden. Digitale communicatie die uit de hand loopt kan misverstanden en gekwetste gevoelens veroorzaken.

De makkelijkste manier om dit te voorkomen is door de menselijkheid in teamleden te herkennen door hun gezichten te zien tijdens een videogesprek. Het is game-changer.

Vergaderingen in de wereld van het werk op afstand

Vergaderingen hebben een slechte reputatie, maar er is niks meer efficiënt dan een vergadering waar alle deelnemers weten wat er wordt besproken, hoe lang deze zal duren en wat er moet worden voorbereid. Hoe bereik je dit?

Als …

Je wil elke persoon in de vergadering het gevoel geven dat zijn of haar input gelijkwaardig is...

Dan …

Verzamel nooit lokale werknemers rond een scherm tijdens een videogesprek terwijl je de externe medewerkers via de chat erbij betrekt.

Waarom?

Het is moeilijk om gesprekken zowel visueel (proberen te zien wie er praat) en op gehoor (met verschillende afstanden tot de microfoon) te volgen.

Om samenwerking voor iedereen effectief te maken, is er één belangrijke regel: tenzij elke persoon in dezelfde ruimte is, worden vergaderingen via videogesprekken gehouden.

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt dat je deelneemt aan een videogesprek om vervolgens alleen een ruimte vol geluid, echo en achtergrondgesprekken te horen. Dat is een vervelende ervaring. Dus wanneer één persoon "extern" aan een vergadering deelneemt, dan doet iedereen dat.

We volgen enkele richtlijnen op om onderbrekingen te minimaliseren en voor productieve, kwalitatief hoogwaardige gesprekken te zorgen:
Geef elke werknemers een goede koptelefoon om slechte geluidskwaliteit te voorkomen. Maak een betrouwbare internetverbinding een prioriteit voor zowel lokale kantoren als externe ruimtes.
Ontwikkel een videogespreketiquette (en houd je eraan!).
Demp het geluid als je niet spreekt, houd je camera ingeschakeld voor een betrokken deelname, en houd geen gesprekken wanneer je in een lawaaiige coffeeshop zit.

- Justine Jordan, VP Marketing, Litmus

Iedere persoon moet zich in gelijke mate vertegenwoordigd en aanwezig voelen tijdens de vergadering.

Als …

Als je je externe team wil helpen de band te versterken...

Dan …

Gebruik delen van de vergadering om te praten over niet-werkgerelateerde activiteiten, voor spelletjes om het ijs te breken en om over het bedrijf bij te kletsen.