Aan een externe teamcultuur bouwen

Een succesvol team opzetten in meerdere verschillende tijdzones

Een van de grootste zorgen als men extern werken overweegt, is de impact die dit zou hebben op de cultuur. Bedrijven hebben zo lang op co-locatie vertrouwd om de bedrijfscultuur te helpen ontwikkelen, dat nu geen week compleet is zonder vrijdagmiddagborrel.

Een belangrijk onderdeel van het opbouwen van een goede relatie op afstand is welwillendheid. Je moet harder je best doen om gemeenschappelijke interesses te vinden, om nuttige vergaderingen te houden en om echt andermans perspectief te snappen. Het resultaat kan een blijvend netwerk met vrienden zijn waarop je kunt vertrouwen, welke richting je ook opgaat in je leven.

Een sterke teamcultuur op afstand creëren hangt af van twee dingen:

Duidelijke regels waar het hele bedrijf volledig achter staat.
Een gezond systeem voor vergaderingen, evenementen en gebruiken dat ervoor zorgt dat mensen blijven communiceren.

O, en vergeet niet om veel 😄 en 👍 te gebruiken

5 cultuurregels voor werken op afstand die je in acht moet nemen

Als je denkt aan een levendige, zelfbehoudende cultuur, denk je misschien niet aan regels. Maar in dit geval zijn regels sociale normen die deelnemers van een verwachte ervaring voorzien wanneer zij het spreekwoordelijke kantoor betreden. Het bijzondere aan normen is dat er collectief mee wordt ingestemd. Met een volledige buy-in, zorgen deze regels voor vertrouwen, begrip en ondersteuning.

Klinkt dit niet als een geweldige plek om te werken?

Empathie is de kern. Ga altijd uit van een positieve intentie. De toon en nuances kunnen verloren gaan in een chat. Potentiële misverstanden kunnen worden voorkomen als je ervan uitgaat dat je collega een positieve intentie heeft.
Behandel anderen met transparantie. Houd belangrijke informatie voor iedereen toegankelijk: sla chatbeslissingen op, neem videovergaderingen op, en maak altijd aantekeningen om in de openbare spaces te delen.
Asynchroniciteit is helemaal oké. Omarm communicatie bij verspreide werkschema's en tijdzones. Plan vooruit: er worden geen last-minute-beslissingen genomen. Het lijkt misschien op extra werk, maar het is eigenlijk meer gestructureerd.
Verwacht structuur. Zorg voor een proces, structuur en agenda bij vergaderingen en updates, zodat iedereen deze onafhankelijk van zijn locatie kan volgen. Wijs een gespreksleider en notulist aan om ervoor te zorgen dat belangrijke beslissingen schriftelijk worden vastgelegd
Verschillend maar toch gelijk. Accepteer deze fundamentele realiteit: alle externe teamleden zijn gelijk, maar hun ervaringen verschillen. Het is oké voor lokale teamleden om op locatie samen te komen. Het belangrijkst is om attent te zijn. Als het een door het bedrijf gesponsord evenement is, zorg je voor een alternatief voor externe werknemers.

Voor meer informatie over het balanceren van lokale en externe teams, bekijk je de zes geboden van Trello over de cultuur tussen kantoor en externe teamleden:

Het toevoegen van 'omarm werken op afstand' aan onze lijst met teamwaarden was eenvoudig, aangezien het het grotere werk weerspiegelt dat we elke dag voor Trello verrichten: we willen de wijze verbeteren waarop mensen werken. Er zijn veel goede theorieën over waarom werken op afstand het waard is, maar nog boeiender zijn de resultaten die we hebben ondervonden:
Ons product is beter. Door Trello als extern team van input te voorzien, zorgen we voor een boel verschillende perspectieven en verleggen we de grenzen van de samenwerkingsfuncties ervan.
Ons talent is sterker. We konden enkele van de beste mensen binnen de branche vinden en een plaats geven, omdat we hen op meer dan een locatie kunnen ondersteunen.
Ons doel is duidelijker. We hebben een bijzonder merk, omdat we een hecht team hebben. Door de beste communicatie- en samenwerkingsstandaarden na te leven, staan we open voor elkaar en delen we onze creativiteit binnen de hele organisatie. Oh, en we krijgen allemaal taart te eten. Iedereen krijgt op zijn verjaardag een taart thuisgeleverd.

- Michael Pryor, mede-oprichter van Trello

Bouw een systeem specifiek voor sociale interactie

Geef zowel extraverte als introverte mensen de kans om op een betekenisvolle manier met hun collega's te praten.

Hier zijn drie soorten sociale interactie die je gemakkelijk kan toepassen voor je externe team:

Plenaire meeting met het hele bedrijf

Vergeet al je ideeën over de traditionele kwartaal-updatespeech. Dit moet een open gesprek zijn voor vragen, discussies, en (korte) teampresentaties, dat minstens één keer per maand plaatsvindt. Elk openbaar Trello-gesprek begint met een bespreking van de waarden en prioriteiten van het bedrijf, en de jubileums van medewerkers. Daarna mogen nieuwe werknemers zich voorstellen. De rest van het uur wordt gevuld met agenda-items die van tevoren via crowdsourcing zijn verkregen van het bedrijf.

Waarom werkt het openbare gesprek? Er is een beheerder. Daarnaast is het energiek en democratisch. Er is een vastgesteld schema, en je kan ieders gezicht zien via hun eigen videoscherm. Probeer dat maar eens in een ruimte met 100 mensen!

Meer informatie

Oh hallo, Mr. Rogers

Als bedrijven groeien, kun je niet garanderen dat iedereen elkaar kent of met elkaar praat. Daarvoor is "Mr. Rogers" bedoeld, een wekelijkse willekeurige groep met teamleden voor een videogesprek om gewoon een kwartiertje te kletsen.

Na de sessie wordt er een screenshot van de leden genomen en worden de hoogtepunten opgeslagen. Hoe leer je je collega's anders van de andere kant kennen?

Waarom werkt Mr. Rogers? Het openbaart gezamenlijke interesses en opent gesprekken die op een later moment hervat kunnen worden. Het biedt een pauze van werkgerelateerde gesprekken en creëert persoonlijke relaties met een vertrouwelijke toon.

Meer informatie

"Offsites" voor externe teams

Iedereen naar een exotische locatie vliegen en een uitgebreide teambuilding-sessie houden met het bedrijf is ontzettend leuk, maar ook duur. Voor je bedrijf zou dit niet de enige oplossing moeten zijn om samen te komen.

Als extern team kun je ook samen ervaringen opdoen met een bedrijfsavontuur dat je zelf kiest. Bij Trello houdt dit een vrije zomerdag in, waarop het hele bedrijf vrij is en lokale kantoormedewerkers naar het strand gaan en externe teamleden een budget krijgen voor de kosten van hun eigen uitje.

Waarom werkt het zelf te kiezen evenement? We brengen iedereen bij elkaar met een hashtag en een gedeeld Trello-bord met samenvatting en foto's, dat tijdens het volgende openbare gesprek wordt bekeken.

Iedereen heeft een gelijke (maar verschillende) kans om plezier te hebben, en daarna via deze verhalen een onderlinge band te creëren. Meer informatie

Het is geweldig om op afstand te kunnen werken en je eigen leven, waar dan ook, in te kunnen richten! Deze flexibiliteit is een van de sterke punten van deze unieke werkstijl.
Het is ook super belangrijk om je team in het echt te zien. Als je de mogelijkheid hebt, moet je je teamleden fysiek zien, samen eten en mooie herinneringen delen.

- Stephen Olmstead, VP of Design Partnerships bij InVision