Alle tools om werk op afstand cool te maken
De best beoordeelde software voor effectief werken op afstand
Tools zijn bij extern werken belangrijker omdat ze de basis vormen voor communicatie. Je kan niet even langs iemands bureau lopen om een vraag te stellen. Je moet tools aanpassen zodat ze je 'virtuele kantoor' worden. Als technologie zich nooit zo had ontwikkeld als nu, zou extern werken natuurlijk onmogelijk zijn geweest.
Hier is een overzicht van welke soort tools het belangrijkst zijn voor werken op afstand en geven we nog een aantal aanbevelingen.
De juiste chattools voor verspreide teams
Slack is toonaangevend op het gebied van chattools en heeft bewezen dat het een boeiende en plezierige tool is voor de communicatie binnen het team, vooral voor externe teams.
"Sociale" opties zoals emoticon-reacties en GIPHY-functies zijn een positieve manier om natuurlijker te communiceren als bedrijf dat op afstand werkt.
Het communiceren via Slack-kanalen is ook een belangrijke manier om ervoor te zorgen dat er geen beslissingen verloren gaan. Communicatie op afstand is asynchroon: dit bekent dat het bijhouden van aantekeningen in Slack-kanalen het frustrerende effect wegneemt van gesprekjes bij het bureau. Het betekent ook dat iedereen geïnformeerd kan blijven, en zelfs bij kan dragen aan besluitvorming (op een moment naar keuze!).
Bij Zapier realiseren we het ons dat transparante communicatie belangrijk is voor succesvol werk op afstand. Vrijwel al onze gesprekken gebeuren in openbare Slack-kanalen, zodat iedereen mee kan lezen over wat er allemaal gebeurt binnen de teams en afdelingen. Dat is vooral nuttig wanneer je als team in verschillende tijdzones werkt. Wanneer teamleden wakker worden, krijgen ze eenvoudig context en kunnen ze doorgaan waar de anderen zijn gestopt, omdat ze weten wat er allemaal gaande was terwijl ze sliepen.
- Wade Foster, CEO bij Zapier
Net als in het echt—software voor videogesprekken
Begin een videogesprek wanneer communicatie genuanceerd, verwarrend of zelfs verhit begint te worden. Videogesprekken kunnen een interactie nabootsen alsof je een collega in een kantooromgeving uitkiest om een belangrijk punt te bespreken.
Goede videogesprekken zijn een van de steunpilaren van een effectief bedrijf dat op afstand werkt, en wij hebben ze allemaal getest: Hier zijn onze aanbevelingen:
Zoom heeft aangetoond dat het een van de meest betrouwbare software voor videogesprekken is voor alle soorten internetverbindingen, met name als je vergaderingen hebt met honderden deelnemers vanuit het hele bedrijf.
De "gallery view"-functie is onmisbaar voor vergaderingen op afstand met veel deelnemers. Tijdens vergaderingen kun je ook de chattool gebruiken om een "peanut gallery" te creëren met doorlopende commentaren en reacties terwijl de informatie wordt gepresenteerd.
Er zijn zelfs leuke, op maat gemaakte achtergronden die je als greenscreen kan toevoegen en goede gespreksopeners zijn voor externe teams!
Tools voor samenwerking en status voor het virtuele kantoor
Als je voortgang wil zien, overzichtelijke statusupdates en alle relevante resources voor een project of het werk van een team, is Trello je virtuele kantoor. Alle informatie wordt in realtime bijgewerkt en is 24/7 online, zodat teamleden altijd toegang hebben tot de context, communicatie, de status van aanvragen, projecten, vergaderagenda's of andere items.
Trello zou trouwens niet zo'n gebruiksvriendelijk product zijn zonder de constante input van het externe team dat het ontwikkelt.
Geen team op locatie? Gebruik deze tools voor communicatie & documentatie
Intern
Of het nu om opstellen van beleid gaat, notuleren of het schrijven van een blog om met je team te delen, Confluence is een fantastische tool voor interne communicatie en samenwerking. Gebruik het voor projecten of als medewerkershandboek. Het helpt teams ideeën te delen, aan een community te bouwen en werk af te krijgen in een open en gedeelde Workspace, ongeacht de tijdzone.
Extern
Als het gaat om de samenwerking met mensen van buiten het bedrijf, zoals freelance-schrijvers of externe partners, dan is Google Docs toonaangevend. De mogelijkheid om tegelijkertijd te bewerken, becommentariëren en chatten is perfect. Ook maken de robuuste rechteninstellingen het delen van privé en openbare informatie supereenvoudig.
Trello heeft alles wat je nodig hebt om dingen gedaan te krijgen.
Word een van de miljoenen die verliefd werden op Trello.