Mythes over werken op afstand ontkrachten: tips en best practices
Extern werken heeft een slechte reputatie. Maar klopt die wel?
Zodra het onderwerp op afstand werken naar voren komt, gebeurt het regelmatig dat mensen meteen sceptisch worden. Veelgehoorde vragen en opmerkingen zijn onder andere:
"Dat werkt nooit met ons systeem."
"In theorie klinkt het goed, maar mensen die op afstand werken, kunnen niet naar vergaderingen komen en ze hebben nooit alle informatie."
"Tja, dat hebben we geprobeerd maar werkte niet echt en de mensen die extern werkten zijn ontslagen."
"Hoe weet je nou of mensen niet zitten te niksen?"
Ojee.
Al deze beweringen zijn gedaan op basis van verkeerde aannames of op basis van fouten in het proces. Op afstand werken krijgt een slechte naam, terwijl de oorzaak van het probleem eenvoudig te herleiden is naar bepaald gedrag en beleidsregels.
Effectief werken op afstand begint bij de leidinggevenden. Als leidinggevenden gedrag dat niet past bij de bedrijfscultuur van extern werken corrigeren en inclusieve processen introduceren, dan zorgt dit voor een positieve ervaring bij iedereen binnen het bedrijf.
Mythe 1
"Mensen die op afstand werken, lopen de kantjes er af"
De opvatting bestaat dat als je iemand niet fysiek aan een bureau ziet werken, dat ze dan niks gedaan krijgen.
Voor iedere werknemer, waar die ook werkt, geldt dat als managers niet goed communiceren wat ze verwachten en welke deadlines gehaald moeten worden, ze minder hard zouden kunnen gaan werken. Zodra men begrijpt waar men verantwoordelijk voor is (doelen) en wanneer dat af moet (deadlines) en daarnaartoe werkt (met regelmatige statusupdates), dan wordt, ongeacht waar, nooit over ze gezegd dat ze de kantjes er vanaf lopen. Teams die resultaten belonen, trekken mensen aan die waar dan ook productief zullen zijn en zullen deze werknemers eerder vasthouden.
Tip: naast een chattool voor snelle communicatie, zouden managers ook wekelijkse check-ins via videobellen moeten organiseren met degene die direct verslag uitbrengen om vragen te beantwoorden en eventuele tegenslagen direct te signaleren.
Werk nooit vanuit bed.
Toen ik bij Buffer volledig op afstand begon te werken, stelde ik mijzelf de regel dat ik nooit vanuit bed zou werken, en dit is de reden:
- Het wordt moeilijker om in slaap te vallen, omdat werken vanuit bed de mentale associatie verzwakt tussen je slaapkamer en slaap.
- Je krijgt misschien het gevoel dat je altijd op werk bent en een plek verliest om thuis te komen.
- De kwaliteit van je slaap neemt af, omdat het gebruik van elektronica vóór het slapengaan de melatonine vermindert die je nodig hebt om in slaap te vallen.
- Hailley Griffis, Future of Work Marketer bij Buffer
MYTHE 2
"Het is aan de medewerkers op afstand om te bewijzen dat ze aan het werk zijn"
Veel externe medewerkers denken dat zij voortdurend "zichtbaar" moeten zijn op hun digitale werkplek om te "bewijzen" dat ze aan het werk zijn. Ze hebben het idee dat ze voor elke discussie in de chat aanwezig moeten zijn, of kunnen een bericht niet voor meer dan enkele minuten onbeantwoord laten.
Deze druk zorgt voor onnodige bezorgdheid. In plaats van dat ze hun werk geconcentreerd kunnen doen, maken ze zich voortdurend zorgen over hoe hun bijdragen worden gezien.
Deze ideeën zorgen ook impliciet voor het concept dat externe medewerkers "anders" zijn of op een bepaalde manier verschillen van hun andere collega's. Als externe medewerkers deze druk voelen om zichtbaar te zijn, dan is het aannemelijk dat dit voortkomt uit het idee dat ze niet evenveel gewaardeerd worden als de kantoormedewerkers.
Tip: deze zorgen worden minder zodar werk op afstand in het hele bedrijf de norm wordt. Deze collega's zijn niet anders of gebrekkig (mogelijk ervaren ze zelfs minder afleidingen). Iedereen zou zijn tijden voor "geconcentreerd werken" op een agenda moeten aangeven, of een statusupdate in een chatprogramma moeten gebruiken om zijn beschikbaarheid aan te geven.
Net als ieder ander staan externe medewerkers 's ochtends op om naar werk te gaan, alleen hebben zij waarschijnlijk een kortere reistijd!
MYTHE 3
Werken op afstand heeft een slechte invloed op de bedrijfscultuur
Sommige mensen zijn nog wat huiverig voor externe teams omdat ze bang zijn voor een gebrek aan teamspirit. Het klopt dat er geen flauwe grapjes gemaakt worden in de kantine of even in de gang gekletst wordt door externe teams, maar met efficiënt plannen kunnen deze sociale interacties ook in een externe dynamiek worden opgenomen.
Tip: aangezien er tot wel 10.000 nonverbale signalen per minuut in een persoonlijk gesprek gecommuniceerd kunnen worden, zijn tools voor videovergaderen essentieel voor het opbouwen van relaties. Je kunt teambuildingsactiviteiten via video organiseren die inspelen op de pluspunten van werken op afstand, zoals het delen van het uitzicht van je (thuis)kantoor of je kat introduceren aan de kat van je collega en zien hoe de beestjes beste vrienden worden.
We hebben zelfs een heel hoofdstuk voor de handleiding geschreven over tips voor een bedrijfscultuur bij werken op afstand. Bekijk hier meer informatie.
MYTHE 4
"Externe werknemers zijn de hele dag beschikbaar"
Het is makkelijk om aan te nemen dat iemand die thuiswerkt op elk moment beschikbaar is, om een snelle werkgerelateerde vraag te beantwoorden. Dit is absoluut onjuist.
Een van de meest belangrijke gewoontes voor werk op afstand is het stellen van strikte werktijden, zoals je ook in een kantoor zou doen. Externe medewerkers worden gestimuleerd om te beslissen (en te communiceren) over beschikbare tijden, om degelijke lunchpauzes te nemen, en om fysiek om te schakelen wanneer ze hun werkplek verlaten en hun huiselijk leven leiden. Het scheiden van werk en privé is nog steeds goed mogelijk, ook als je kantoor zich in je huis bevindt!
Tip: houd de werkbeschikbaarheid bij op een teambord waar andere belangrijke informatie wordt opgeslagen. Als het onduidelijk is of iemand momenteel beschikbaar is, kun je de kaart dubbelchecken om het zeker te weten!
Neem de tijd.
Werken op afstand betekent dat je veel rust krijgt om geconcentreerd te werken. Maar geconcentreerd werken is vermoeiend! Las pauzes van 5 minuten in: loop een blokje om, bel je moeder, aai je kat. Zorg goed voor jezelf, zodat je vrijdag nog steeds energie over hebt om van je vrije tijd te genieten.
- Sarah Goff-Dupont, Principal Writer bij Atlassian, extern vanuit Minnesota
Meer artikelen over werken op afstand
Blog
Een stapsgewijze handleiding van een manager voor het leiden van een extern team](http://blog.trello.com/how-to-manage-a-remote-team "A Manager's Step-By-Step Guide To Leading A Remote Team")
Trello heeft alles wat je nodig hebt om dingen gedaan te krijgen.
Word een van de miljoenen die verliefd werden op Trello.