Jak nawiązać skuteczną komunikację i współpracę z zespołem zdalnym
Najlepsze praktyki dotyczące wirtualnych dyskusji i spotkań wideo.
Komunikacja w zespołach zdalnych wymaga dwóch podstawowych rzeczy: przemyślanego podejścia i kilku modyfikacji pod kątem wirtualnego biura.
Coraz więcej zespołów zaczyna korzystać z technologii cyfrowej i decyduje się na pracę zdalną, dlatego nie należy zapominać, że pewne niuanse komunikacji spotykane w środowisku biurowym niekoniecznie sprawdzą się online.
Ustalenie podstawowych zasad komunikacji zespołowej pozwoli zyskać pewność, że zespół będzie produktywny, a jego członkowie będą zadowoleni.
Ważne jest sprecyzowanie zasad komunikacji w formie ustalonego wspólnie kodeksu postępowania zespołu, który już w trakcie tworzenia będzie uwzględniał zespoły oraz ich życzenia.
Kiedy korzystamy z czatów? Dlaczego piszemy e-maile? W jakich sytuacjach odbieramy telefon? Odpowiedzi na te pytania powinny być efektem wspólnych ustaleń i odzwierciedleniem wysiłków całego zespołu, a nie jednej osoby.
- Beat Buhlmann, dyrektor generalny na region EMEA, Evernote
W środowisku pracy zdalnej kontekst jest wszystkim
W przypadku komunikacji cyfrowej nigdy do końca nie wiadomo, co w danej chwili robi druga osoba. Być może siedzi przy biurku, tak jak Ty, ale równie dobrze może akurat pędzić na spotkanie sprzedażowe i nie mieć czasu, aby udzielić na Twoje pytanie bardziej wyczerpującej odpowiedzi niż „tak”.
Bez znajomości kontekstu drugiej osoby możesz pomyśleć, że Twój problem jej nie obchodzi, podczas gdy w rzeczywistości osoba ta akurat biegnie, żeby złapać taksówkę w San Francisco (życzymy jej powodzenia).
Gdy poznasz kontekst, w jakim znajduje się dana osoba, nagle zdawkowe odpowiedzi nabierają sensu: Twój współpracownik Cię nie ignoruje, lecz po prostu jest w tej chwili niedysponowany.
Poprzedzenie komunikatu kontekstem naprawdę pomaga uniknąć wszelkich nieporozumień komunikacyjnych w nietypowych sytuacjach. Daj członkom zespołu znać, że akurat musisz całkowicie skupić się na projekcie i nie jesteś w stanie odpowiedzieć na pytania od razu. Przekazanie zbyt dużej liczby informacji jest zawsze lepsze niż przyjmowanie założeń.
Narzędzia mogą maskować intencje i odczłowieczać uczestników rozmów.
Ustalenie podstawowych zasad pracy zdalnej
Jeśli jesteś już członkiem zdalnego zespołu, istnieje prawdopodobieństwo, że Twój zespół posiada już zestaw ulubionych narzędzi. Ważne jest jednak, aby zadać sobie pytanie, w jaki sposób i kiedy należy używać tych narzędzi do przekazywania właściwych informacji. Wszystkie te rozważania sprowadzają się do prostego pytania, które pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i energii umysłowej.
Czy informacja jest pilna? Jeśli tak, skorzystaj z czatu. Jeśli nie, przejdź do Trello.
Jeśli na przykład masz do przekazania aktualną informację na temat projektu, która nie jest bardzo pilna, pisanie do ludzi na czacie może ich rozpraszać i wyrywać z cudownego stanu zen, jaki starali się osiągnąć przez cały dzień.
Narzędzia czatu czy wideorozmowy — kiedy korzystać z tych rozwiązań w pracy zdalnej
Zapamiętaj te 4 zasady:
- Narzędzia mogą maskować intencje i odbierać relacjom ludzki charakter: pamiętaj, że po drugiej stronie czatu jest człowiek, który czuje i reaguje.
- Jeśli chcesz udzielić konstruktywnej krytyki, skorzystaj z wideorozmowy, aby odbiorca miał możliwość rozpoznania Twoich intencji.
- Z powodu braku wskazówek werbalnych i emocjonalnych rozmowa na czacie może dla jednej osoby nosić znamiona kłótni, podczas gdy druga osoba będzie ją odbierać jako dyskusję.
- Jeśli podstawowe problemy nie będą rozwiązywane, niechęć będzie z czasem narastać. Niewłaściwie prowadzona komunikacja cyfrowa może rodzić kolejne nieporozumienia i ranić uczucia jej uczestników.
Najprostszym sposobem, aby stłumić takie odczucia już w zarodku, jest spojrzenie w twarz innym członkom zespołu w trakcie wideorozmowy, dzięki czemu relacja nabiera bardziej ludzkiego charakteru. Takie podejście zmienia wszystko.
Spotkania w świecie zdalnym
Spotkania cieszą się złą sławą. Nic jednak nie może równać się pod względem efektywności ze spotkaniem, przed którym wszyscy interesariusze wiedzą, o czym będzie mowa, jak długo potrwa oraz jak się przygotować. Jak to osiągnąć?
Jeśli…
Chcesz, aby każdy uczestnik spotkania miał poczucie, że jego wkład jest w równym stopniu ważny…
Wtedy…
Nie zbieraj ludzi pracujących na miejscu wokół ekranu w pokoju konferencyjnym, na którym osoby pracujące zdalnie będą widoczne w formie gigantycznych głów na czacie.
Dlaczego?
Trudno jest śledzić rozmowy zarówno wizualnie (próbując dostrzec, kto się wypowiada), jak i słuchowo (z uwagi na różne odległości rozmówców od mikrofonu).
Aby ułatwić wszystkim współpracę, warto trzymać się jednej kluczowej zasady: o ile wszyscy uczestnicy nie znajdują się w tym samym pomieszczeniu, każde spotkanie powinno odbywać się w formie wideokonferencji.
Każdy z nas choć raz był tą osobą, która wdzwoniła się na spotkanie tylko po to, żeby usłyszeć pełno szumów, pogłosu i nieistotnych rozmów po drugiej stronie. To coś okropnego. Jeśli więc choć jedna osoba uczestniczy w spotkaniu „zdalnie”, powinni to robić również wszyscy inni.
Aby zminimalizować zakłócenia oraz zapewnić efektywne i wysokiej jakości rozmowy, należy przestrzegać kilku wytycznych:
- Wyposażyć każdego pracownika w doskonałe słuchawki, aby uniknąć słabej jakości dźwięku.
- Zapewnić niezawodne połączenie internetowe zarówno w biurach lokalnych, jak i na stanowiskach do pracy zdalnej.
- Opracować etykietę obowiązującą w trakcie wideorozmów (i jej przestrzegać).
- Wyciszać mikrofon, gdy nic się nie mówi, nie wyłączać kamery, aby nie tracić zaangażowania i unikać wykonywania rozmów w hałaśliwych kawiarniach.
- Justine Jordan, wiceprezes ds. marketingu, Litmus
Każdy uczestnik spotkania powinien czuć się równie ważny i reprezentowany.
Jeśli…
Chcesz pomóc zespołowi zdalnemu zbudować więzi…
Wtedy…
Przeznacz część spotkania na rozmowy na temat rzeczy niezwiązanych z pracą, gry integracyjne i nadrabianie zaległości w firmowych ploteczkach.
Dlaczego?
Warto zadbać o dobry nastrój, uwzględniając sekcję „Brawa od zespołu”, w której członkowie będą mogli zwrócić uwagę na wkład swoich kolegów.
Sekcja „Ploteczki” pomoże zacieśnić związki z firmą.
Jeśli…
Chcesz uniknąć spotkań pełnych niekończących się monologów…
Wtedy…
Wykorzystaj tablicę Trello do opracowania demokratycznych zasad uczestnictwa oraz struktury.
Dlaczego?
Członkowie zespołu muszą znać plan i rytm spotkań, a także związane z nimi oczekiwania.
Każdy może w dowolnej chwili dodać kartę do listy „Do omówienia w trakcie spotkania”.
Więcej artykułów o pracy zdalnej
Trello ma wszystko, czego potrzebujesz, aby realizować zadania.
Dołącz do milionów osób, które doceniły Trello.