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Conheça o Trello

Com o Trello, o time pode realizar o trabalho com mais facilidade. Seja qual for o projeto, o fluxo de trabalho ou o tipo de time, o Trello pode ajudar a manter tudo em ordem. É simples: faça a inscrição, crie um quadro e pronto! A produtividade está esperando por você.

UNICEF + Trello

Ajudando as pessoas quando elas mais precisam

Setor

Organização sem fins lucrativos

% da empresa que usa o Trello

100% GIC, 70% Escritório de Inovação

Personalidade da empresa

Confiável, inovadora

Usuários do Trello desde:

2014

Durante o furacão Irma, mais de 22 mil pessoas receberam informações que salvam vidas em menos de 30 horas graças ao UNICEF.

Usando uma plataforma de comunicação e engajamento de jovens chamada U-Report, o Centro de Inovação Global do UNICEF permitiu que centenas de comunidades se preparassem antes do desastre das tempestades.

Trabalhando 24 horas por dia, de Bangkok até Copenhague, do Panamá até Santiago, 3 dos 17 membros do time distribuídos pelo mundo alcançaram os 14 países afetados dimensionando e usando o U-Report em tempo recorde. Mais da metade das pessoas que eles ajudaram disseram que essa foi a única informação oportuna que receberam, indicando como preparar as comunidades e garantir a segurança de todos.

O Trello foi uma ferramenta que permitiu que o time de inovação do UNICEF desse uma resposta rápida à emergência.

A transparência e as várias perspectivas no Trello ajudam a gente a oferecer um apoio coerente a um país que pode ter vários projetos em diferentes áreas envolvendo e contando com diversas pessoas.

As mensagens curtas, claras e simples compartilhadas com as pessoas que moravam no caminho da tempestade ajudaram a manter a segurança delas e das famílias. Quando questionadas, 89% disseram que as informações foram úteis e 80% compartilharam as informações com pelo menos uma pessoa, sendo que 57% compartilharam com cinco ou mais pessoas.

Para cada criança

Ao pensar em uma organização de 70 anos, você pode achar que se trata de uma instituição burocrática e rígida, mas o UNICEF não se encaixa nesse modelo. Eles sempre tiveram o tipo de confiança e solidez adquirido por ajudar crianças em crise durante quase um século, mas também têm a inovação no DNA. Por trás de cada ação humanitária e de desenvolvimento, há uma grande motivação para fazer a diferença de novas maneiras, oferecer serviços cada vez melhores e aprender com os resultados.

Seja qual for a necessidade, como bombas manuais para acelerar o acesso à água potável ou ainda processos para avaliar crianças bastante desnutridas com precisão ou ultrapassar os limites das novas tecnologias para melhorar o processo, a missão de construir um mundo melhor para cada criança permeia todos os times do UNICEF.

Quando se trata de ultrapassar limites, o time do Centro de Inovação Global (GIC) do UNICEF é especialmente inovador. Eles avaliam e implementam ideias e tecnologias que podem ser escaladas em nível nacional ou multinacional para melhorar a vida das crianças e de suas famílias com mais eficiência e precisão. Eles também estão descobrindo o que significa ser um time distribuído e capacitado com tecnologia.

Foto dos membros da equipe da UNICEF

Imagine encontrar seus colegas pela primeira vez em anos! Aqui, a Tanya (segunda à esquerda) e 10 membros do GIC se encontraram em Amã, Jordânia. Embora sejam raros, os encontros dos times são ótimos para fortalecer os relacionamentos e promover a motivação.

Tanya Accone, consultora sênior de inovação que lidera o time do GIC do UNICEF, trabalha com 16 colegas de meio período e período integral em 11 locais, permitindo um ciclo de 24 horas de colaboração assíncrona e apoio a diferentes fusos horários. No caso da aplicação de soluções para apoiar a resposta a emergências, eles precisam realizar o trabalho da maneira mais adequada possível:

A gente não pode perder tempo enviando informações por e-mail e depois tentando encontrar esses e-mails e descobrir de onde começar as tarefas no decorrer dos dias de trabalho quando se trata de informações que salvam e afetam vidas nas comunidades. O Trello ajuda a simplificar e aumentar a eficiência das conversas e ações do time.

Em 2016, esse pequeno time de trabalhadores remotos extremo trabalhou sem descanso com 89 dos 193 países que o UNICEF apoia, para lançar novas iniciativas com governos e organizações, ajudando na preparação para eventos devastadores e apresentando novas formas de trabalho que aceleram iniciativas relacionadas a saúde, proteção e educação para as crianças apoiadas pelo UNICEF e por seus parceiros no mundo todo.

O trabalho remoto levado ao extremo

No início, o time do GIC foi estabelecido como um pequeno time de sete pessoas trabalhando no mesmo lugar, em Campala, Uganda. Eles começaram a usar o Trello como um meio de armazenar todas as informações mais importantes em um só lugar, ou seja, uma única fonte de informações que oferecia a todo o time um nível de transparência que antes era impossível nas longas conversas de e-mail e nos documentos em computadores locais.

O Trello ajuda o time a organizar as ações internas para aumentar ao máximo a eficácia no apoio às pessoas, seja em tempos de crise ou durante o trabalho normal para atender às necessidades sociais.

Impulsionado pela demanda por apoio dos países, o time logo ultrapassou o modelo efetivo de entrega de trabalho por meio de uma só localização. O time virou nômade, com os membros viajando para dar apoio a diferentes escritórios no mundo todo. Quando eles decidiram distribuir o time no mundo todo para aumentar a efetividade e a eficiência, essa fonte única de informações ficou ainda mais importante. Eles levaram o trabalho remoto aos limites mais extremos possíveis, com um dia de trabalho assíncrono de 24 horas, revelando a necessidade de um conjunto de ferramentas para colaborar, organizar e compartilhar uma única perspectiva sobre as ações do time, sem limites de longitude ou latitude.

Foto dos membros da equipe da UNICEF

As chamadas de coordenação global com mais de 40 países ao mesmo tempo acontecem sempre e são realizadas de qualquer lugar em que o membro do time anfitrião esteja. Para aumentar o desafio? É preciso encontrar sinal de celular quando a conectividade é limitada!

O objetivo era construir uma nova área de trabalho virtual que permitisse que eles agissem em nove fusos horários com a mesma eficiência e conectividade que agiam quando estavam na mesma localização. E assim, em 2016, na missão de introduzir inovação ao modo de funcionamento do UNICEF, eles iniciaram uma exploração sistemática de diversas ferramentas de colaboração em equipe buscando encontrar os recursos tecnológicos ideais para o “trabalho remoto extremo”.

A escolha do Trello (de novo)

Durante um período de 12 meses, o time da Tanya avaliou e testou 17 aplicativos de colaboração diferentes nas áreas de gestão de projetos, vídeo, bate-papo e e-mail. Durante o experimento, eles executaram fluxos de trabalho em quatro ferramentas de colaboração de projeto diferentes.

No final, eles escolheram um conjunto de cinco ferramentas para administrar o escritório virtual. O Trello já era usado e, mesmo assim, ele foi apontado de novo como a melhor opção de colaboração em equipe por alguns motivos importantes:

  • A estrutura simples de quadro, lista e cartão foi fácil de ser adotada pelos membros do time que não tinham treinamento em gestão de projetos;
  • Sua natureza flexível e transparente significa que todos podem acessar as informações de que precisam;
  • Novos fluxos de trabalho podem ser inventados conforme o necessário, e os quadros podem ser usados para outras coisas além do acompanhamento de tarefas;
  • A perspectiva visual, combinada com recursos como rótulos e filtragem, ajuda a analisar as informações em diferentes (e importantes) combinações, seja por país ou no âmbito global por ação ou solução.

A gente pode moldar o Trello de acordo com a maneira de pensar e se comportar da organização em vez de tentar ajustar o time e as necessidades, que mudam todos os dias, em uma estrutura predefinida.

Como o Trello oferece uma perspectiva global

Para o time do GIC do UNICEF, o Trello é a ferramenta de coordenação interna mais importante, uma base colaborativa para o trabalho que eles fazem.

Ao trabalhar com qualquer número de países a qualquer momento, eles conseguem acompanhar todos os locais, incluindo todos os pontos de contato e todos os documentos importantes, em quadros dedicados do Trello.

Imagem mostrando um quadro do Centro de Inovação Global da UNICEF

Sempre liderando várias iniciativas ao mesmo tempo no mesmo país, eles organizam os nomes dos quadros por país e por solução que estão ajudando a escalar. Durante as crises causadas pelos furacões no Caribe, eles se concentraram o tempo todo em um quadro de “Resposta Urgente ao Irma”, conseguindo contar com as outras informações locais sempre em vista.

Mas a gente não perdia de vista todas as conversas com os 14 países sobre a implementação de qualquer outra coisa que fosse relevante e sabia quem eram os principais contatos e pontos focais em cada país.

Ao mesmo tempo, em outras partes do mundo, o time trabalha em iniciativas como o UPSHIFT, um programa incubador para desenvolver o empreendedorismo e a inovação social entre os jovens. Esse programa apoia os jovens mais marginalizados, incluindo os que têm deficiências e os deslocados, em 8 países e regiões diferentes para que eles se desenvolvam como empreendedores e criadores de soluções nas comunidades em que estão inseridos. O trabalho principal para gerenciar esses 8 projetos e os 20 países que querem adotar o UPSHIFT (que têm componentes semelhantes, mas ecossistemas e estágios de desenvolvimento diferentes) é feito no Trello.

Mas o Trello é só uma parte da jornada.

O resultado do alto nível de perspectiva que o Trello oferece é concretizado nas experiências que programas como o UPSHIFT proporcionam, como no caso de Tuấn Nguyễn, um estudante universitário com deficiência visual do Vietnã que agora apoia uma comunidade inteira de profissionais como ele usando quadros de emprego on-line.

Ou Rina Shabani, uma adolescente do Kosovo de 16 anos que agora lidera a conscientização contra a desigualdade de gênero entre os colegas. Os inovadores sociais no Kosovo, como Rina, já lançaram soluções que ajudaram mais de 200 mil pessoas.

O GIC também está apoiando o UNICEF Indonésia e o Governo da Indonésia para gerenciar a maior campanha de imunização de todos os tempos, uma ação apara vacinar 70 milhões de crianças contra os vírus do sarampo e da rubéola que ameaçam à vida.

A tecnologia é a base para fazer esse tipo de mudança em escala: o RapidPro, uma ferramenta de comunicação de código aberto, oferece informações acionáveis em tempo real que o sistema tradicional de acompanhamento em papel não consegue, e chega nos celulares das pessoas; neste caso, por SMS. As lições aprendidas com as implementações na Indonésia e também na Zâmbia vão ser aplicadas em países interessados em adotar o RapidPro para apoiar objetivos de imunização.

Com apenas duas pessoas desenvolvendo o processo do RapidPro para apoiar a saúde digital em 15 países, a base colaborativa no Trello deixa esse trabalho transparente para que os membros do time possam buscar informações sem precisar parar e fazer atualizações o tempo todo. Assim, o time também pode fazer parte e contribuir para a expansão de uma rede de especialistas em saúde que promove esse trabalho no UNICEF inteiro.

Como melhorar a vida das crianças: de agora para o futuro

A missão central por trás do Centro Global de Inovação do UNICEF é pegar uma ideia que ajude milhares de pessoas em um determinado lugar e implementá-la para ajudar milhões de crianças e suas famílias em 190 países ao redor do mundo onde o UNICEF trabalha.

Na prática, quer dizer que o time da Tanya tem um comprometimento com os princípios de código aberto e inovação digital. Ou seja, os projetos do UNICEF são desenvolvidos para serem compartilhados e usados por outras pessoas, não apenas por meio da organização. O Trello compartilha esse espírito de colaboração produtiva e em evolução e, por esse motivo, é considerado o meio ideal para viabilizar esse trabalho.

Tudo é desenvolvido para que possa ser configurado, usado, adaptado e replicado com facilidade, porque a gente sempre está pensando nas pessoas que essas ferramentas ajudam: as crianças e suas famílias nos lugares de mais difícil acesso.

Como a Tanya observa, desde o nível mais alto de trabalho humanitário em equipe até as ferramentas que eles usam, como o Trello, tudo faz parte de um ecossistema compartilhado maior que é afetado pelas ações que a gente realiza para ajudar os outros. E essas ações causam mais impacto quando evoluem e aumentam de acordo com as necessidades das comunidades que atendem:

O objetivo aqui é agir como enzimas, não como catalisadores. Os catalisadores aceleram as reações químicas. As enzimas aumentam a taxa de alterações com mais rapidez do que os catalisadores. Elas convertem o elemento em que agem em algo novo e elas próprias mudam e evoluem como resultado desse processo.

No geral, quer dizer que o portfólio de projetos do GIC, como os quadros do Trello que eles usam para fazer o acompanhamento do projeto, vai ficar muito diferente no período de um ano, o que é muito positivo.

A gente quer olhar para trás e ver que ajudou a expandir os resultados positivos em grande escala com as crianças e para elas. A gente quer aplicar tudo que é “inovador” ao modo de trabalho das pessoas em todos os setores. Acima de tudo, a gente espera evoluir com as novas maneiras de introduzir mudanças benéficas no mundo.

Junte-se a mais de 2 milhões de times que usam o Trello para produzir mais.

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