Palace Law и Trello

Какой образ приходит на ум, когда говорят о работе юриста?

Обычно представляются чопорная профессиональная культура, долгие дни в офисе, множество папок с документами и бумажная работа.

На протяжении десятилетий профессия юриста была основана на бумажном документообороте.

А еще, как отмечает Джордан Коуч, адвокат из фирмы Palace Law, в этой профессии основное внимание уделяется тем, кто ее практикует, а не тем, кого она обслуживает. «Это отрасль, которая в некотором роде противоречит интересам клиента, — говорит Джордан. — Взять, например, почасовую модель оплаты работы. Быстрое решение дела клиента невыгодно адвокату — ведь чем быстрее и эффективнее он работает, тем меньше зарабатывает. Такой взгляд на вещи, в свою очередь, становится проблемой для клиента».

Профессора юридического университета, где учился Джордан, вдохновили его на поиск новых, нестандартных способов ведения юридической практики. После окончания учебного заведения он искал фирму, которая бы разделяла его ценности, и поиски привели к Патрику Пэлэсу, основателю Palace Law. Оба юриста были убеждены, что клиентам необходимо предоставлять качественнее обслуживание, не вынуждая платить больше. «Мы хотели более качественно обслуживать большее количество людей и делать это эффективнее, — говорит Джордан. — Это стремление легло в основу всех изменений, которые мы внесли и продолжаем вносить».

Для повышения качества обслуживания фирма Palace Law решила создать и внедрить цифровую систему взамен бумажного документооборота, лежащего в основе работы многих юристов

Начало цифрового путешествия

«Возможность визуализировать рабочий процесс крайне важна для юристов, однако наши рабочие процессы порой сложно увидеть и понять, — говорит Джордан. — Вот почему мы обратили внимание на Trello».

Когда фирма Palace Law впервые приступила к цифровой трансформации, перед ней стояли две ключевых задачи.

Первая — сделать так, чтобы адвокаты могли работать с клиентами даже вне офиса. Для этого нужен был способ оцифровать все бумажные документы, разложенные по столам и полкам, чтобы они были доступны из любого места. Фирма Palace Law внедрила Clio Legal Trends Report в качестве облачной системы управления деятельностью и создала цифровой архив, в котором хранятся все сообщения и файлы.

Вторая задача заключалась в том, чтобы предоставить адвокатам доступ к задачам и делам, переданным в производство, в цифровой среде. «Возможность визуализировать рабочий процесс крайне важна для юристов, однако наши рабочие процессы порой сложно увидеть и понять, — говорит Джордан. — Вот почему мы обратили внимание на Trello». Фирма Palace Law внедрила продукт Trello в качестве облачной системы управления рабочими процессами и интегрировала его с Clio через Zapier, что предоставило сотрудникам доступ к информации, необходимой для различных процессов. Еще одной причиной выбора Trello стали возможности интеграции, поскольку Slack и Google Drive также являются частью цифровой экосистемы Palace Law.

После создания этой безбумажной среды фирма пересмотрела все свои рабочие процессы и обновила их под новую цифровую систему. Например, раньше адвокату на стол клали стопку папок с делами, и эта стопка — текущая рабочая нагрузка — привязывала адвоката к офису. Без бумажных документов работать было невозможно.

С Trello операционная структура полностью изменилась. Теперь папки с делами представлены в виде карточек Trello. Эти карточки назначаются на доски Trello, а потом адвокаты с помощью функций Trello определяют приоритеты дел. В старой модели адвокат вручную ставил на папку с делом пометку, указывающую, когда его необходимо рассмотреть повторно. Теперь, когда приходит время для пересмотра дела, он получает напоминание в Trello.

Фирма Palace Law оцифровала рабочий процесс обработки почты и общения с клиентами, процесс приема клиентов и даже начала управлять судебными делами с помощью Trello.

«С Trello у нас появились ориентиры, — объясняет Джордан. — Поскольку у нас больше нет физических документов на рабочих столах, нам нужно как-то видеть каждую папку с делом, чтобы понимать объем работы, расставлять приоритеты и просматривать документы, связанные с клиентом».

Теперь адвокаты могут работать из дома и иметь под рукой все необходимые ресурсы во время встречи с клиентом вне офиса, что уменьшило уровень стресса и облегчило всем жизнь. Например, Джордан использует мобильное приложение Trello для проверки почты и отслеживания сроков. «Мобильное приложение — замечательный способ уточнять информацию и оставаться в курсе происходящего», — считает он.

Экономия 200 листов бумаги в день

«С тех пор как мы начали использовать Trello, уровень удовлетворенности сотрудников вырос. Это решение значительно облегчило нам жизнь», — говорит Джордан.

Сегодня команда Palace Law уверена в своей цифровой системе, хотя поначалу перспектива безбумажного оборота казалась пугающей. «Когда мы начинали, такое мало кто практиковал, и это несколько страшило, — вспоминает Джордан. — Не было проверенной модели».

Однако несмотря на беспокойство по поводу предстоящих преобразований, в целом сотрудники Palace Law были к этому готовы. «Составляющие нашей культуры — творческое мышление, инновационность и адаптируемость. Мы всегда ищем способы повысить качество обслуживания клиентов», — говорит Джордан.

Новая система принесла несколько важных результатов. Всего за 9 месяцев фирма Palace Law увеличила свой доход на 76 % и заработала впечатляющий индекс потребительской лояльности (NPS) — 70 баллов, в то время как средний показатель NPS по стране для юридических компаний, согласно отчету Clio Legal Trends, составляет 25 баллов. Кроме того, фирма резко сократила количество используемой бумаги: в среднем она экономит по 200 листов в день.

Дополнительным бонусом цифровой трансформации стало новое отношение сотрудников к работе. «С тех пор как мы начали использовать Trello, уровень удовлетворенности сотрудников вырос, — рассказывает Джордан. — Это решение значительно облегчило нам жизнь. Люди испытывают меньше стресса. Сложно отслеживать большое количество бумажных документов на столе, а карточки Trello с метками и сроками выполнения значительно упростили эту задачу, и нам стало легче определять важные приоритеты в рабочем процессе».