Как наладить эффективное общение и сотрудничество в удаленной команде

Рекомендации по проведению виртуальных обсуждений и видеособраний.

Для общения в удаленной команде нужны два главных компонента: вдумчивый подход и некоторые адаптации для виртуального офиса.

По мере того как все больше команд применяют цифровые технологии и переходят на удаленную работу, важно помнить, что все нюансы общения в офисе необязательно транслируются онлайн.

Для повышения производительности и удовлетворенности команды важно установить базовые правила общения.

При создании общих правил взаимодействия необходимо учитывать потребности всей команды.
Когда пользоваться чатом? Зачем писать электронные письма? В какой момент звонить по телефону? Отвечать на эти вопросы нужно с учетом желаний команды, а не только одного человека.

- Бит Бульманн, генеральный директор по региону EMEA, Evernote

При удаленной работе важно всегда помнить о контексте

При общении с человеком через Интернет никогда нельзя сказать точно, чем он занимается в данный момент. Он может просто сидеть за столом. Но может возникнуть ситуация, когда ваш коллега спешит на торговое собрание и отвечает на вопрос кратким «Да», потому что у него нет времени на объяснения.

Очень важно понимать, в какой ситуации находится человек. Вам может показаться, что коллега игнорирует вашу проблему, в то время как он сам пытается поймать такси в Сан-Франциско (это бывает непросто).

Контекст ситуации поможет вам понять, почему человек отвечает кратко. На самом деле ему не все равно, просто сейчас не лучшее время для общения.

Поэтому прежде всего нужно выяснить, удобно ли вашему собеседнику разговаривать. Участникам команды нужно знать, когда вы погружены в работу и не можете быстро отвечать на вопросы. Всегда лучше переспросить, чем строить догадки.

Инструменты могут скрывать истинные намерения и эмоции участников.

Сформулируйте базовые правила удаленной работы

Если вы уже работаете в удаленной команде, вероятно, у ее участников есть любимые инструменты. Важно решить, как и в каких случаях использовать эти инструменты, чтобы сообщить нужные сведения. Для этого используйте один вопрос, который сэкономит массу времени.

Это срочная информация? Если да, перейдите в чат. Если нет, перейдите в Trello.

Например, если вам нужно внести в проект несрочное изменение, не стоит отвлекать коллег упоминаниями в чате. Вы можете сбить рабочий настрой, к которому они стремились в течение всего дня.

Когда удаленному сотруднику следует использовать чат, а когда — видеозвонки?

Запомните четыре принципа.

Инструменты могут скрывать истинные намерения и эмоции. Не забывайте, что по ту сторону чата находится реальный человек со своими чувствами.
Если вы хотите поделиться конструктивной критикой, воспользуйтесь видеосвязью, чтобы вас поняли правильно.
В чате невозможно передать вербальные и эмоциональные сигналы, поэтому один человек может воспринимать беседу как спор, а другой — как обсуждение.
Если проблемы не решаются, со временем может накапливаться негодование. Когда общение в Интернете выходит из-под контроля, возникает риск размолвок и обид.

Самый простой способ пресечь это в корне — общаться по видеосвязи, чтобы участники команды могли видеть друг друга. Такой подход многое меняет.

Собрания для удаленных команд

Не все любят ходить на собрания. Однако нет ничего эффективнее, когда заинтересованные стороны понимают предмет обсуждения и его длительность, а также могут хорошо подготовиться. Как этого добиться?

Если…

Важно, чтобы все участники собрания были равны…

Тогда…

Не стоит собирать сотрудников у экрана в конференц-зале и демонстрировать на нем лица удаленных работников во весь экран.

Почему?

Так будет трудно определить говорящего и приспособиться к разной громкости микрофонов.

Запомните основное правило эффективной совместной работы: собрания нужно проводить в формате видеоконференции в случаях, когда не все участники находятся в одной комнате.

У всех бывали случаи, когда при подключении к вызову слышался только шум, эхо и посторонние разговоры. Это очень неприятно. Если хотя бы один участник собрания находится за пределами офиса, нужно проводить видеоконференцию.

Вот рекомендации, которые помогают нам обеспечить эффективное и качественное общение через Интернет.
У каждого сотрудника должны быть качественные наушники, которые обеспечивают приемлемое качество звука.
Требуется надежное интернет-подключение (важно не только для офисных, но и для удаленных сотрудников).
Создайте правила этикета для звонков по видеосвязи (строго соблюдайте их!).
Отключайте звук, когда не говорите, оставляйте видео включенным, чтобы поддерживать связь с командой, и не принимайте вызовы, когда находитесь в шумном месте, например в кафе.

- Жюстин Джордан, вице-президент по маркетингу в компании Litmus