Skapa stark kommunikation och samarbete med ett distansteam

Bästa praxis för virtuella diskussioner och videomöten.

Distansteam behöver två saker för att kommunicera: riktig eftertanke och vissa anpassningar för det virtuella kontoret.

Allteftersom fler team blir digitala och övergår till distansarbete är det viktigt att komma ihåg att den typ av nyanserad kommunikation som du får i en kontorsmiljö inte nödvändigtvis fungerar online.

Några grundregler för teamkommunikationen kan hjälpa till att se till att teamet är produktivt och trivs.

Det är viktigt att fastställa kommunikationsregler på ett gemensamt sätt som inkluderar grupper och deras önskemål direkt.
När använder vi chattar? Varför skriver vi e-postmeddelanden? När lyfter vi telefonluren? Svaren på dessa frågor bör hittas gemensamt och ska återspegla teamets insats jämfört med en individs insats.

- Beat Buhlmann, chef för EMEA på Evernote

Sammanhanget är avgörande vid distansarbete

När man kommunicerar digitalt vet man aldrig riktigt vad den andra personen gör i den stunden. Hen kanske sitter vid skrivbordet precis som du, eller så kanske hen rusar till ett säljmöte och bara svarar ”Ja” på din fråga utan att utveckla svaret eftersom hen inte har tid.

Om du inte förstår den andra personens sammanhang kanske du tror att personen inte bryr sig om frågan du tog upp, när hen egentligen bara har fullt upp att hitta en taxi i San Francisco (lycka till med det).

Med information om personens sammanhang blir helt plötsligt det korta svaret rimligt: det är inte så att din kollega inte bryr sig, hen är bara upptagen just nu.

Att inleda kommunikationen med ditt sammanhang kan verkligen bidra till att undvika missförstånd i ovanliga situationer. Informera dina teammedlemmar när du har fullt upp med ett projekt och inte kan svara på frågor direkt. Extra tydlig kommunikation är alltid bättre än att göra antaganden.

Verktyg kan maskera de berörda personernas avsikter och mänsklighet.

Upprätta grundregler för att arbeta på distans

Om du redan arbetar i ett distansteam är det troligt att ditt team har en uppsättning favoritverktyg. Den viktiga frågan att ställa till dig själv är hur och när du ska använda dessa verktyg för att förmedla rätt information. Alla dessa överväganden kan sammanfattas med en enkel fråga som sparar mycket tid och mental energi.

Är informationen tidskänslig? Om svaret är ja går du till chatten, och om svaret är nej går du till Trello.

Om du till exempel har en projektuppdatering som inte är tidskänslig kan det vara distraherande för människor i chatten att få en massa meddelanden som får dem att tappa det där djupa tillståndet av koncentration som de har försökt uppnå hela dagen.

När du ska använda chattverktyg eller videosamtal som distansarbetare

Ta in dessa fyra sanningar:

Verktyg kan maskera avsikter och mänsklighet: Tänk på att den du chattar med är en människa med känslor och reaktioner.
Om du har konstruktiv feedback att ge bör du göra det i ett videosamtal så att dina avsikter är tydliga.
På grund av brist på verbala och känslomässiga signaler kan en person uppfatta ett chattsamtal som en dispyt medan den andra personen uppfattar det som en vanlig diskussion.
Förbittring byggs upp över tiden på grund av att underliggande problem inte blir lösta. Digital kommunikation som gått snett kan leda till missförstånd och sårade känslor.

Det enklaste sättet att kväva detta i sin linda är att se människan i teammedlemmarna genom att se deras ansikte i ett videosamtal. Detta har en avgörande betydelse.

Möten i en fjärransluten värld

Möten har dåligt rykte, men inget är mer effektivt än ett möte där alla intressenter vet vad som diskuteras, hur länge mötet kommer att pågå och vad ska förberedas. Hur åstadkommer man detta?

Om …

Du vill att alla som deltar i mötet ska känna att deras synpunkter räknas ...

Sedan …

Samla inte kontorsarbetande personal runt en skärm i ett konferensrum och kläm in distansarbetarna som gigantiska chatthuvuden.

Varför?

Det är svårt att följa konversationer både med ögonen (försöka se vem som pratar) och med öronen (med varierande avstånd från mikrofonen).

För att få samarbetet att fungera för alla finns det en huvudregel: om inte samtliga personer befinner sig i samma rum hålls alla möten via videokonferens.

Vi har alla varit den där personen som ansluter till ett samtal bara för att höra ett rum fullt av ljud, ekon och sidosamtal i andra änden. Det är en hemsk upplevelse. Så när en person deltar i ett möte på distans, gör alla det.

Vi följer några riktlinjer för att minimera störningar och säkerställa produktiva samtal av hög kvalitet:
Ge alla medarbetare bra hörlurar för att slippa dålig ljudkvalitet.
Gör en tillförlitlig internetanslutning till en prioritet för både lokala kontor och distansarbete.
Utveckla vett och etikett för videosamtal (och följ det!). Stäng av ljudet > - när du inte pratar, låt kameran vara på och undvik att svara på samtal när du är på ett bullrigt kafé.

- Justine Jordan, vice vd för marknadsföring på Litmus