McCorvey + Trello

McCorvey Sheet Metal Works ที่ก่อตั้งในปี 1925 มีประวัติยาวนานในด้านงานฝีมือและนวัตกรรม ผู้เก็บรายละเอียด ผู้ผลิต และผู้ติดตั้งโลหะแผ่น HVAC ได้มีการเติบโตอย่างน่าเหลือเชื่อตลอด 92 ปีที่ผ่านมา ซึ่งพัฒนาจากร้านเล็ก ๆ ของครอบครัวให้กลายเป็นบริษัทที่มีหลายสาขาในหลายรัฐที่ปัจจุบันมีสมาชิกครอบครัว McCorvey รุ่นที่สี่แล้วและมีพนักงานที่ทุ่มเทหลายร้อยคน ด้วยที่ตั้งในฮิวสตัน ออร์แลนโด และดัลลัส บริษัทผู้ผลิตจึงเป็นตัวอย่างที่โดดเด่นด้านการขยายธุรกิจที่มั่นคงและประสบความสำเร็จ

นอกจากนี้ McCorvey Sheet Metal ยังมีประวัติการเป็นบริษัทที่ใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารด้วยกระดาษอีกด้วย จนกระทั่งช่วงปีล่าสุด บริษัทได้ดำเนินการในระบบการจัดการแบบอนาล็อกที่ประกอบด้วยคำสั่งที่เขียนขึ้นเองที่ใช้ภายในและส่งไปยังธุรกิจคู่ค้า ผู้ประสานงานด้านเทคโนโลยีอย่างคริส มอนโด ได้สังเกตเห็นอย่างรวดเร็วว่านี่คือธรรมเนียมอย่างหนึ่งของธุรกิจแบบครอบครัวที่ไม่อาจประสบความสำเร็จได้เมื่อต้องขยายไปใช้กับส่วนอื่น ๆ ของบริษัท:

เมื่อกระดาษหายไป ผู้คนจะไม่สามารถติดตามได้ว่ารายการนั้นอยู่ในขั้นตอนใดแล้วของกระบวนการผลิตหรือสำนักงาน

เป้าหมายคือเพื่อเปลี่ยนการดำเนินงานไปสู่ระบบแบบไร้กระดาษที่เรียนรู้ได้ง่าย และที่สำคัญไปกว่านั้นก็คือ เพื่อให้ทุกคนดูแลรักษาได้ง่าย

การสร้างศูนย์กลาง

คริสเริ่มมองหาโปรแกรมการจัดตารางที่สามารถแสดงปริมาณงานที่มีอยู่ในมือในแต่ละขั้นตอนของการผลิตให้เห็นอย่างชัดเจนได้ อย่างไรก็ตาม ความต้องการที่สำคัญที่สุดก็คือระบบซอฟต์แวร์ที่ทำให้ผู้คนมีปฏิสัมพันธ์ได้ง่ายในทุกจุดของกระบวนการ และทุกระดับความสามารถทางเทคนิค เขาต้องการโปรแกรมที่จะเป็นศูนย์กลางทางดิจิทัลได้ เพื่อนำไฟล์และกระบวนการต่าง ๆ ที่พนักงานของ McCorvey ทำงานอยู่แล้วเข้ามาในโปรแกรม เช่น Word และ Dropbox ทางด้านเทคนิคก็คือ การมี API แบบเปิดสำหรับการผสานการทำงาน (อย่างที่ Trello มี) อาจช่วยให้การประยุกต์ใช้เครื่องมือองค์กรกลางอยู่ไปได้อย่างยาวนาน เมื่อมีการนำเครื่องมือดิจิทัลของทีมเฉพาะไปใช้ในขั้นตอนการทำงานของบริษัทมากขึ้น

ในระหว่างขั้นตอนการวิจัย เครื่องมือของทีมที่หลากหลายมีการนำมาทดสอบ รวมถึง Trello, Mavenlink, Wrike และซอฟต์แวร์ CRM... Trello ได้กลายเป็น “เครื่องมือแทนกระดาษ” ด้วยเหตุผลบางประการต่อไปนี้:

1. ผู้ใช้นำคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ใช้งานได้ตรงประเด็นไปประยุกต์ใช้ในบริษัทได้อย่างรวดเร็ว
2. การติดตามงานตลอดกระบวนการผลิตในมุมมองบอร์ดเดียวสามารถทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ
3. ลักษณะขั้นตอนการทำงานที่เห็นภาพช่วยให้พนักงานใช้งานได้ง่ายและราบรื่นเป็นธรรมชาติ

Trello ทดสอบภาคสนามครั้งแรก

Trello เปิดตัวในขั้นตอนการทดสอบด้วยผู้ใช้ 15 คนในกระบวนการผลิต ทีมของพวกเขาเห็นการประกันคุณภาพที่เพิ่มขึ้นได้ทันที คนงานที่ใช้จริงสามารถเห็นสถานะของโปรเจกต์ในร้านได้แบบเรียลไทม์ และตรวจสอบข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่มีให้ ประโยชน์เพิ่มเติมก็คือ พวกเขาไม่จำเป็นต้องโทรศัพท์หรือส่งอีเมลไปยังร้านค้าเพื่อตรวจสอบและถามคำถามเล็ก ๆ น้อย ๆ อีกต่อไป

Trello เป็นเครื่องมือที่ดีกับทีมของเราเพราะมีความเที่ยงตรงมาก หากคุณไม่ชอบวิธีทำงานของกระบวนการบนบอร์ด คุณก็สามารถเปลี่ยนได้ Trello เหมาะสมกับสิ่งที่เราทำอยู่เป็นกิจวัตรประจำวันเป็นอย่างมาก

ทีมอื่น ๆ ภายในบริษัทเริ่มเห็นผลจากสิ่งที่ทีมนำเข้ามาในศูนย์ดิจิทัลเพื่อการทำงานร่วมกัน:

• เมื่อชาร์ลี แมคคอร์วีย์ รองประธาน ได้เห็นผลลัพธ์ที่ Trello มีต่อกระบวนการทำงานในร้าน เขาจึงได้นำทีมประมาณการเข้าสู่ขั้นตอนการทำงานแบบดิจิทัล ด้วยการติดตามงานที่เห็นภาพได้ชัดในแผนงาน พวกเขาจึงได้เห็นจำนวนงานที่เหลืออยู่ในตารางลดน้อยลง พวกเขายังได้เห็นอีกด้วยเมื่องานต่าง ๆ ใช้เวลานานเกินกว่าที่คาดไว้ และใครบ้างที่ต้องการความช่วยเหลือในการทำให้งานเสร็จสิ้น
• ทีมฝ่ายผลิตได้เริ่มสร้างบันทึกประวัติของปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการผลิต รายงานด้านการผลิตส่วนใหญ่จึงกลายเป็นแบบดิจิทัลหลังจากนั้น

โดยรวมแล้ว พนักงานชอบที่จะสามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลใดก็ตามที่พวกเขาต้องการได้ ซึ่งพวกเขาสามารถทำได้ด้วยคุณลักษณะติดตัวของบอร์ด Trello หากมีปัญหากับการให้ข้อมูลรายละเอียด สามารถเว้นช่องความคิดเห็นไว้ให้กับผู้ลงรายละเอียดได้ในการ์ดของงาน และงานอื่น ๆ ก็สามารถดำเนินต่อไปได้ในระหว่างนี้

การสร้างวัฒนธรรม Trello ของบริษัท

หนึ่งในวิธีที่คริสได้นำ Trello มาใช้ในการใช้งานประจำวันของบริษัทคือการติดตั้งไว้ในอุปกรณ์ต่าง ๆ ในโหมดคีออสก์ (kiosk) ซึ่งตั้งอยู่รอบ ๆ ร้านและสำนักงานแต่ละแห่ง เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าสู่ระบบและใช้ Trello ได้ในทุกที่ทุกเวลา แอปบนมือถือยังช่วยให้สมาชิกทีมภาคสนามได้รับสิทธิ์การเข้าถึงในระหว่างเดินทางอีกด้วย

Trello ได้กลายเป็นเครื่องมือมาแรงกับบุคลากรในร้านและในสำนักงาน

นอกเหนือจากการอบรม Trello พื้นฐาน (ซึ่งปกติจะใช้เวลาครึ่งวัน) คริสยังจับคู่กับทีม McCorvey ต่าง ๆ เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ เพื่อช่วยให้พวกเขาสร้างบอร์ดตามกระบวนการของแต่ละทีมได้ เริ่มต้นจากชุดรายการ “สิ่งที่ต้องทำ” “สิ่งที่กำลังทำ” และ “สิ่งที่ทำเสร็จแล้ว” จาก Kanban พื้นฐาน จากนั้นเขาจึงตรวจสอบและช่วยให้ทีมพัฒนาขั้นตอนการทำงานโดยใช้เค้าโครงรายการแบบกำหนดเอง และ Power-Ups

หนึ่งในเคล็ดลับอันดับต้น ๆ ของเขาคือการใช้ประโยชน์จากไดเรกทอรี แม่แบบ Trello เพื่อสร้างไอเดียและบอร์ดตัวอย่างที่สามารถปรับเปลี่ยนเองได้แทนที่จะต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น การเข้ามาตรวจสอบเป็นประจำกับทีมก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญ คริสไม่ลืมที่จะดำเนินการเพื่อลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานพื้นฐานหากบอร์ดและรายการมีความยาวเกินไปหรือไม่เหมาะสม

บอร์ดทีม McCorvey อันดับต้น ๆ

ขั้นตอนการทำงาน Trello อันดับต้น ๆ ของ McCorvey Sheet Metal มีดังนี้:

การระดมความคิดของทีม

ขั้นตอนการทำงาน: เพื่อช่วยส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ในบริษัท บอร์ดระดมความคิดศูนย์กลางกระตุ้นให้พนักงานสร้างการ์ดที่มีไอเดียต่าง ๆ เพื่อการพัฒนาหรือพยายามลองใช้กระบวนการใหม่ ๆ บอร์ดได้รับการตรวจสอบโดยรวมในทุก ๆ สองสัปดาห์ เมื่อมีการเลือกไอเดียอันดับต้น ๆ และมีการนำไปดำเนินการแล้ว

ใช้สำหรับ: ทั้งองค์กร

เคล็ดลับการสร้างบอร์ด: ใช้ Power-Up การโหวตเพื่อระดมความคิดเห็นเกี่ยวกับแต่ละไอเดีย

การกระจายปริมาณงานไปในหลายตำแหน่ง

ขั้นตอนการทำงาน: บอร์ดที่ใช้ร่วมกันระหว่างที่ตั้งในฮิวสตันและฟลอริด้าที่แสดงขั้นตอนการทำงานให้เห็นภาพชัดเจน ผู้จัดการร้านใช้บอร์ดในการกระจายงานให้กับทีม ระหว่างสองแห่งตามรายการคงค้าง

ใช้สำหรับ: ผู้จัดการทีม

เคล็ดลับการสร้างบอร์ด: ใช้ป้ายในการระบุให้เห็นภาพว่างานใดจะไปอยู่ที่ใด ระบบอีเมลสู่บอร์ดช่วยให้ผู้ประเมินสามารถส่งต่อคำขอของลูกค้าทางอีเมลไปยังบอร์ด และรับงานต่าง ๆ เข้าสู่แผนงานได้อย่างง่ายดาย

การตั้งเป้าที่สูงขึ้น

McCorvey ได้ประโยชน์จากการทำงานร่วมกันและความโปร่งใสที่ Trello นำมาให้กับการปฏิบัติงานในแต่ละวันของพวกเขาอย่างแน่นอน นอกจากนั้นแล้ว พวกเขาก็ยังได้กลายเป็นผู้นำในอุตสาหกรรมจากการเปลี่ยนแปลงไปสู่ระบบดิจิทัลอีกด้วย

ในระหว่างการประมูลโปรเจกต์สถานพยาบาลขนาดใหญ่ Trello ช่วยให้พวกเขาโดดเด่นท่ามกลางบริษัทคู่แข่ง 14 บริษัท โดยในส่วนหนึ่งของการนำเสนองาน พวกเขาสร้างบอร์ดชุมชนที่ให้ผู้ทำสัญญาทั้งสองฝ่ายสามารถสื่อสารและติดตามกระบวนการการผลิตแบบเรียลไทม์ การทำงานร่วมกันแบบเปิดที่พวกเขาตั้งใจนำเสนอนี้สร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้า คริสได้กล่าวว่า "ความโปร่งใสยังคงเป็นปัจจัยการขายที่สำคัญอยู่เสมอ การใช้ Trello ช่วยสื่อสารสิ่งที่เราต้องการเพื่อให้มั่นใจว่างานสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี”

ยุคใหม่แห่งการผลิตแบบไร้กระดาษ

เมื่อ คริส มอนโด ออกค้นหาโปรแกรมที่จะช่วยจัดการกระบวนการด้านการผลิต เขาอาจไม่รู้ถึงผลกระทบที่โปรแกรมจะส่งผลต่อทั้งบริษัทได้ เมื่อผลลัพธ์ออกมา Trello ก็ได้กลายเป็นตัวเร่งให้ทีมของพวกเขาเข้าสู่การทำงานแบบไร้กระดาษอย่างแท้จริง:

McCorvey เป็นบริษัทที่ใช้กระดาษมาเป็นเวลา 60 ถึง 70 ปี และได้เปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ภายในข้ามคืนด้วย Trello ซึ่งสร้างการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญและเป็นผลลัพธ์ที่เราไม่ได้ตั้งใจไว้แต่แรก แต่เราก็รักมันมาก

เป้าหมายเดิมที่คริสมีในการนำ Trello เข้ามาในบริษัท—ไม่ว่าจะเป็นการขยายการทำงานร่วมกัน เพิ่มความโปร่งใส และการสื่อสารระหว่างทีม —ก็ได้บรรลุแล้วทั้งหมด ด้วยผลลัพธ์ที่ชัดเจนจับต้องได้ ช่วยให้สำนักงาน ร้านค้า และสถานที่ทำงานของพวกเขาทั่วฟลอริด้าและเท็กซัสสามารถเชื่อมต่อกันได้ตลอด สำหรับ McCorvey Sheet Metal Works ซึ่งตอนนี้มีศูนย์ดิจิทัลที่ขยายไปพร้อมกับองค์กรของพวกเขาก็ก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคงเพื่อที่จะเติบโตเป็นบริษัทที่ประสบความสำเร็จในอีก 100 ปีข้างหน้า