เครื่องมือทุกอย่างที่ช่วยให้การทำงานระยะไกลดีเยี่ยม

ซอฟต์แวร์อันดับต้น ๆ สำหรับการทำงานระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

เครื่องมือมีบทบาทที่สำคัญมากขึ้นในการทำงานระยะไกล ในฐานะที่เป็นรากฐานสำหรับการสื่อสาร คุณไม่สามารถเดินไปที่โต๊ะของใครคนใดคนหนึ่งเพื่อคุยกับเขาได้ แต่ต้องประยุกต์ใช้เครื่องมือให้เป็น "สำนักงานเสมือนจริง" ของคุณ เพราะที่สุดแล้ว หากเทคโนโลยีไม่ได้ก้าวหน้ามาถึงจุดที่เป็นอยู่ในปัจจุบันนี้ การทำงานระยะไกลคงไม่มีทางเป็นจริงขึ้นมาได้

บทสรุปต่อไปนี้ คือประเภทเครื่องมือที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องพิจารณาสำหรับการทำงานระยะไกล รวมไปถึงคำแนะนำอย่างเจาะจงด้วย

เครื่องมือการแชทยอดนิยมสำหรับทีมที่กระจายอยู่ตามที่ต่าง ๆ

Slack เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในด้านการแชทและได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นเครื่องมือที่น่าสนใจและใช้งานสนุกสำหรับการสื่อสารในทีม โดยเฉพาะสำหรับทีมระยะไกล

คุณสมบัติของโลก “โซเชียล” เช่น การตอบสนองเอโมจิและการผสานรวม GIPHY เป็นวิธีที่ดีสำหรับบริษัทระยะไกลในการสื่อสารให้เป็นธรรมชาติมากขึ้น

การสื่อสารผ่านช่องทาง Slack ยังเป็นอีกหนึ่งวิธีสำคัญที่จะช่วยให้แน่ใจว่าจะมีการพิจารณาเพื่อการตัดสินใจอย่างครอบคลุมไม่ตกหล่น การสื่อสารระยะไกลมีเวลาไม่ตรงกัน ซึ่งหมายความว่าการเก็บบันทึกในช่องทาง Slack จะช่วยลดความน่ารำคาญของการต้องเดินมาที่โต๊ะเพื่อคุยกันได้ นอกจากนี้ยังหมายความว่าทุกคนสามารถรับทราบข้อมูล ไปจนกระทั่งสามารถมีส่วนร่วมในการตัดสินใจได้ (ตามเวลาของแต่ละคน!)

ที่ Zapier เราตระหนักดีว่าการสื่อสารที่โปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญในการทำงานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ การสนทนาเกือบทั้งหมดของเราเกิดขึ้นในช่อง Slack สาธารณะ เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้ามาแสดงความเห็นและอ่านเรื่องราวที่เกิดขึ้นระหว่างทีมและแผนกต่าง ๆ ได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องทำงานเป็นทีมที่มีเขตเวลาต่างกัน เมื่อสมาชิกทีมตื่นขึ้นมา พวกเขาก็สามารถทำความเข้าใจบริบทและทำงานต่อจากคนอื่นได้แทนที่จะไม่ทราบว่าเกิดอะไรขึ้นบ้างระหว่างที่พวกเขากำลังหลับ

- Wade Foster ประธานกรรมการบริหารของ Zapier

ซอฟต์แวร์การสนทนาทางวิดีโอ—ใช้งานได้เหมือนคุยกันต่อหน้า

เมื่อการสื่อสารเริ่มมีความแตกต่างปลีกย่อย ความสับสน หรือแม้กระทั่งเกิดบรรยากาศที่ขัดแย้งมากขึ้น ให้เข้าสู่วิดีโอแชท การสนทนาทางวิดีโอช่วยให้สามารถโต้ตอบได้ง่ายขึ้น เปรียบเหมือนตอนที่คุณไปหาเพื่อนร่วมงานในสำนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาที่สำคัญ

การประชุมทางวิดีโอที่ดีเป็นหนึ่งในพื้นฐานที่สำคัญของบริษัทระยะไกลที่มีประสิทธิภาพ และเราได้ทดลองทุกอย่างมาหมดแล้ว นี่คือคำแนะนำของเรา:

Zoom ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่น่าเชื่อถือที่สุดสำหรับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตทุกรูปแบบ โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการกับผู้เข้าร่วมประชุมหลายร้อยคนในการประชุมทั่วทั้งบริษัท

คุณสมบัติ “มุมมองแกลเลอรี” เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประชุมระยะไกลกับผู้เข้าร่วมจำนวนมาก นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เครื่องมือแชทในการประชุมเพื่อสร้าง "วงสนทนาย่อย" สำหรับติชมและแสดงปฏิกิริยาโต้ตอบระหว่างที่การนำเสนอข้อมูลดำเนินไป

นอกจากนี้ ยังมีพื้นหลังแบบกำหนดเองสนุก ๆ ที่คุณสามารถเพิ่มเป็นเสมือนจอสีเขียวที่ใช้เริ่มต้นการสนทนาสำหรับทีมระยะไกลได้เป็นอย่างดี!

เครื่องมือการทำงานร่วมกันและสถานะสำหรับสำนักงานเสมือนจริง

เมื่อคุณต้องการเห็นความคืบหน้า การอัปเดตสถานะได้ทันที และทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์หรืองานของทีมล่ะก็ Trello คือสำนักงานเสมือนจริงของคุณ ข้อมูลทั้งหมดอัปเดตแบบเรียลไทม์ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถติดตามบริบท การสื่อสาร และสถานะของคำขอ โปรเจกต์ วาระการประชุม หรือรายการอื่น ๆ ได้ตามความสะดวก

นอกจากนี้ หากไม่มีการทดลองใช้งานจากทีมระยะไกลที่ช่วยสร้างระบบนี้ขึ้นมา Trello ก็ไม่มีทางจะกลายเป็นผลิตภัณฑ์ที่เป็นมิตรกับผู้ใช้แบบนี้ได้เลย

ลงทะเบียน ไม่เสียค่าใช้จ่าย!

ไม่ใช่ทีมร่วมสำนักงานใช่ไหม ใช้เครื่องมือการทำเอกสารและติดต่อสื่อสารต่อไปนี้

ภายใน

Confluence เป็นเครื่องมือการสื่อสารและทำงานร่วมกันเป็นการภายในที่ยอดเยี่ยม ไม่ว่าจะเป็นการสรุปนโยบาย การจดบันทึกการประชุม หรือการเขียนบล็อกเพื่อแบ่งปันกับทีมของคุณ ใช้สำหรับโปรเจกต์หรือเป็นคู่มือของพนักงาน ซึ่งช่วยให้ทีมแบ่งปันไอเดีย สร้างชุมชน และทำงานให้เสร็จได้ในพื้นที่ทำงานพื้นที่เดียวแบบเปิดที่ใช้ร่วมกันโดยไม่ต้องกังวลถึงเขตเวลาที่ต่างกัน

ภายนอก

เมื่อพูดถึงการทำงานร่วมกันกับบุคคลภายนอกบริษัท เช่น นักเขียนอิสระหรือหุ้นส่วนภายนอก Google Docs ถือเป็นเครื่องมือมาตรฐานในอุตสาหกรรม เพราะมีความสามารถในการแก้ไข แสดงความคิดเห็น และการแชทไปกลับพร้อม ๆ กันได้อย่างไร้ที่ติ นอกจากนี้ การตั้งค่าการอนุญาตที่มีประสิทธิภาพทำให้การแบ่งปันข้อมูลส่วนตัวและสาธารณะเป็นเรื่องง่าย