SwagUp + Trello

Yeni iş fikirleri sağlam bir destek sistemi olmadıkça başarıya ulaşamaz. Perde arkasında çalışmaya devam eden sistemler ve iş akışları olması işletmenin, özellikle de startup'ların iyi bir başlangıç yapmasına ve yenilikçi fikirlere uyum sağlamasına yardımcı olur.

Michael Martocci girişimcilik hedefini promosyon ürünlerine odaklayıp annesinin New Jersey'deki garajında SwagUp'ı kurduğunda startup'lar için promosyon ürün tedarikçisi oluşturmayı hedefliyordu. Ancak bir girişimci olarak her zaman yeni fikirler ve yenilik fırsatları kovalıyordu ve Trello bu isteğini mümkün kıldı.

SwagUp Kendi Yerini Buluyor

Promosyon ürünleri artık marka baskılı kupa ve su şişelerinin ötesine geçerken (örneğin devasa Jenga blokları ve hoverboard'lar, evet yanlış okumadınız hoverboard'lar) sektördeki uygulamalar ve satıcı seçenekleri yıllardır değişmedi. "Gelirin yarısını elinde tutan yaklaşık 20 veya 30 şirket var ve gelirin diğer yarısı ise yaklaşık 30.000 şirket arasında bölünmüş durumda." diyor Michael.

Bu dağılım da en basitinden müşteri deneyimini olumsuz etkiliyor. Bazı sponsorlar ihtiyaç duydukları ürünleri almak için birden fazla satıcıyla çalışmak zorunda kalıyor, bu da sipariş sürecini zaman alan, fazla karmaşık ve kopuk hale getiriyor. Bazıları ise sipariş sürecini yönetmek için pazarlama şirketleriyle çalışıyor, bu daha zahmetsiz ancak daha maliyetli bir seçenek.

Michael, bir şirket kendisiyle görüşüp yeni işe alınan çalışanlarına dağıtmak için markalı ürünlerden oluşan bir promosyon paketi istediğinde sistemdeki sürunları daha net gördü. Michael bu durumu "Paketi hazırlamak çok zahmetli bir süreç ve bir müşterinin bu şekilde yardımımıza ihtiyaç duyması, bu hizmete ihtiyaç duyan başkalarının da olabileceğini düşündürttü." diye açıklıyor.

Bu durumun farkına varması Michael'ın iş yaklaşımını yeniden değerlendirmesine ve sonuç olarak yön değiştirmesine neden oldu. SwagUp mevcut zahmetli modele uymaktansa tasarım hizmetleri ve paket oluşturmanın yanı sıra kolay sipariş verme ve sorunsuz e-ticaret deneyimleri sunarak müşteri deneyimini kolaylaştırıyor. Depolama, işleme ve gönderim işlemlerini de SwagUp yapıyor. SwagUp temelde müşterilere düşen tüm lojistik iş yükünü üstleniyor ve sorunsuz deneyimin değerini ikiye katlıyor.

Bu iddialı geçişi yürütmek üzere Michael'ın yenilikçi fikrini gerçekleştirmek için gereken lojistik işlemlerini ve iş akışlarını yönetecek bir sistemi hızla geliştirmesi gerekiyordu.

Uçtan Uca İş Akışları Oluşturma

Bir Trello panosunu görür görmez nasıl çalıştığını anlarsınız. Öğrenme süresi diye bir şey yoktur.

Michael, "Herkese bu şirketi Wix, Typeform ve Trello ile kurduğumu söylüyorum. Ezber bozan bu üç araç hem kolayca erişilebilir hem de belirli bir düzeye kadar ücretsiz." diyor.

Michael'ın geliştirdiği ilk iş akışı, sipariş gönderiminden promosyon ürün teslimatına kadar tüm müşteri yaşam döngüsünü yöneten bir satış işlem hattı sistemiydi. Görsel yerleşimi ve süreç odaklı tasarımı nedeniyle Trello'yu tercih etti. Ayrıca çalışanlarına Trello eğitimi vermenin de kolay olacağını biliyordu, bu da yeni girişiminin hızlı bir başlangıç yapmasını sağlayacaktı. Michael bu konuda "Bir Trello panosunu görür görmez nasıl çalıştığını anlarsınız. Öğrenme süresi diye bir şey yoktur." diyor.

Michael, daha da fazla zaman tasarrufu için Zapier kullanarak satış işlem hattının bazı alanlarını otomatikleştirdi. Bir müşteri SwagUp'ın web sitesinden sipariş gönderdiğinde Zapier bir Trello kartını otomatikleştiriyor, ardından SwagUp'a bildirim gönderiliyor. Kart bir tasarımcıya atanıyor, ardından hesap yönetimine aktarılıyor ve süreç devam ediyor. Kartlar Trello panosunda ilerledikçe ekip her müşterinin hangi süreçte olduğunu ve sonraki adımda ne gerektiğini görebiliyor.

Michael, Trello'nun satış sürecini ne kadar iyi desteklediğini gördüğünde diğer ekip iş akışlarını da bu platforma taşıdı. Temin sürecini ve satıcı siparişlerini yönetmek için bir operasyon panosu oluşturdu. Promosyon ürün sağlama sürecinde birçok ayrıntı vardır. Trello bu ayrıntıları izlemek ve yönetmek için bir merkez işlevi gördü. Michael, "Her şeyi bu panodan takip ettik. Ürünlerin elimizde olması gereken tarihleri, renkleri, her şeyi." diyor.

Sipariş ekibimizin işleri tamamlaması için gereken tüm bilgilere sahip olduğumuzdan emin olmak için kartlarımıza yapılacaklar listeleri eklemiştik.

Sipariş talepleri operasyon panosundan satıcılara gönderilerek sipariş işleme iş akışı tetikleniyordu. Satıcılar Trello kartlarında siparişi kabul edip etmediklerini ve siparişin ne zaman gönderildiğini belirtiyordu. Ardından SwagUp'ın sipariş işleme iş akışı daha da geliştikçe Michael her Trello panosuna daha fazla özellik ekleyen ve diğer önemli iş araçlarına entegrasyonlar sağlayan Power-Up'ların önemini görmeye başladı.

SwagUp altı ay boyunca Trello'nun ücretsiz sürümünü kullandı, ancak Michael Trello'nun özelliklerini daha iyi kullanmak, özellikle de gönderim bilgilerini kartlara eklemek istiyordu. Paket İzleyici Power-Up'ı gönderimlerin takip numaralarını doğrudan kartlara ekleyerek Trello'daki ilerlemenin ve teslim tarihlerinin güncel olmasını sağlıyor. Michael "Her gün gönderdiğimiz ve aldığımız yüzlerce paket var. Bir karta bakıp paketin varıp varmadığını veya nerede olduğunu görmek işimizi kolaylaştırıyor." diyor.

SwagUp Aradığını Buldu

Bunu başka şekilde nasıl başarabilirdik bilmiyorum. Trello olmadan şirketi devam ettiremezdik.

Yenilikçi bir iş fikri iki yıldan biraz daha uzun bir sürede yenilikçi bir işe dönüştü ve Michael bu başarıyı, dönüşümlerinde önemli rol oynayan Trello'ya bağlıyor. Şirketin durağan bir sektörde yeni bir müşteri deneyimi yaratmaya yaptığı yatırımlar da sonuç veriyor: SwagUp 800 müşteri edindi, iki bininci siparişine yaklaştı ve 2019'da yıllık brüt gelirinin 8 ila 9 milyon dolar olması bekleniyor.

"Bunu başka şekilde nasıl başarabilirdik bilmiyorum. Trello olmadan şirketi devam ettiremezdik." diyor Michael. "Trello yalnızca süreçlerimizi birleştirmemizi sağlamakla ve herkesin görevlerini anlamasını kolaylaştırmakla kalmadı, ayrıca sürecin temel adımlarını otomatikleştirerek çok daha hızlı hareket etmemizi ve 10 kişilik bir ekipten oluşan milyon dolarlık bir şirket haline gelmemizi sağladı."