Skip to main content
Biểu phí

So sánh các gói và biểu phí

Dù nhóm của bạn có 2 hay 2.000 người thì với mô hình giá linh hoạt của Trello, bạn chỉ phải trả tiền cho những gì bạn cần.

Cách xây dựng phương thức giao tiếp và cộng tác mạnh mẽ với nhóm làm việc từ xa

Biện pháp tối ưu cho các cuộc thảo luận qua mạng và cuộc họp video.

Việc giao tiếp trong nhóm làm việc từ xa yêu cầu hai điều cơ bản: quá trình cân nhắc kỹ lưỡng và một số nội dung điều chỉnh cho văn phòng ảo.

Khi ngày càng nhiều nhóm chuyển sang nền tảng kỹ thuật số và làm việc từ xa, bạn cần phải nhớ rằng cách thức giao tiếp đa sắc thái trong bối cảnh văn phòng không phải lúc nào cũng được phản ánh trên mạng.

Việc đặt ra một số quy tắc cơ bản cho việc giao tiếp nhóm sẽ đảm bảo nhóm của bạn làm việc hiệu quả và vui vẻ.

Công ty phải thiết lập các quy tắc giao tiếp theo quy tắc ứng xử chung của nhóm. Quá trình thiết lập phải có sự tham gia của các nhóm và phản ánh mong muốn của họ, một cách trực tiếp.

Khi nào nên sử dụng tính năng trò chuyện? Tại sao chúng ta viết email? Chúng ta cần dùng điện thoại vào thời điểm nào? Câu trả lời cho các câu hỏi này phải có sự đóng góp của tập thể và phản ánh được nỗ lực của cả nhóm so với nỗ lực của một người.

- Beat Buhlmann, Tổng giám đốc khu vực EMEA, Evernote

Logo Evernote

Bối cảnh là điều quan trọng nhất khi làm việc từ xa

Khi giao tiếp qua mạng, bạn sẽ không bao giờ biết được chính xác đối phương đang làm gì vào thời điểm đó. Người đó có thể đang ngồi tại bàn làm việc giống như bạn, hoặc đang lao như điên tới một cuộc họp bán hàng, chỉ trả lời “Có” một cách ngắn gọn trước câu hỏi của bạn và không đóng góp xây dựng điều gì vì không có thời gian.

Nếu không hiểu rõ bối cảnh của đối phương, bạn có thể sẽ nghĩ rằng người đó không quan tâm đến vấn đề mà bạn đưa ra trong khi sự thật là họ chỉ đang cố chạy thật nhanh để bắt taxi ở San Francisco (một việc không dễ dàng gì).

Khi bạn có thông tin về bối cảnh của đối phương, những câu trả lời cụt ngủn bỗng thật dễ hiểu: Không phải là đồng nghiệp không quan tâm đến bạn, chỉ là lúc này họ chưa thể.

Việc trao đổi về bối cảnh ngay từ đầu thực sự có thể giúp bạn tránh sự hiểu lầm khi mọi thứ không diễn ra như bình thường. Hãy cho các thành viên trong nhóm biết nếu bạn đang tập trung toàn lực vào một dự án và không thể trả lời ngay các câu hỏi. Thà cung cấp thừa thông tin còn hơn tự mình nhận định.

Các công cụ có thể khiến ý định và đặc tính con người của những ai tham gia bị che lấp.

Thiết lập các quy tắc làm việc từ xa cơ bản

Nếu bạn vốn đang làm việc trong một nhóm làm việc từ xa, rất có thể nhóm của bạn có danh sách các công cụ yêu thích. Bạn cần tự đặt ra cho mình một câu hỏi quan trọng: Bạn cần sử dụng các công cụ này như thế nào và vào lúc nào để truyền đạt đúng thông tin. Tất cả những yếu tố cần cân nhắc này có thể tựu chung lại thành một câu hỏi đơn giản, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và trí lực.

Bạn có cần gấp thông tin này không? Nếu có, hãy truy cập vào cuộc trò chuyện, nếu không, hãy truy cập vào Trello.

Ví dụ: nếu bạn cần cập nhật về dự án nhưng thời gian không gấp rút, thì việc gọi báo mọi người qua tính năng trò chuyện có thể làm họ sao lãng và không còn giữ được trạng thái tập trung tối đa mà họ đã cố gắng đạt được trong cả ngày.

Khi nào nhân viên từ xa nên sử dụng công cụ trò chuyện và khi nào nên gọi video?

Hãy chấp nhận 4 sự thật sau:

  1. Công cụ có thể khiến ý định và đặc tính con người bị che khuất: Hãy nhớ rằng ở đầu bên kia của cuộc trò chuyện là một con người có cảm xúc và phản ứng.
  2. Nếu bạn muốn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, hãy truyền đạt qua cuộc gọi video để thể hiện rõ ý định.
  3. Do thiếu các tín hiệu bằng lời nói và cảm xúc: Người này có thể cảm thấy cuộc trò chuyện giống như một cuộc tranh cãi, còn người kia lại thấy đó là cuộc thảo luận bình thường.
  4. Sự khó chịu sẽ tích tụ theo thời gian do các vấn đề cơ bản không được giải quyết. Phương thức giao tiếp qua mạng đi chệch hướng có thể gây hiểu lầm và gây tổn thương về mặt cảm xúc.

Cách dễ nhất để chặn đứng vấn đề này từ trong trứng nước là gọi video để thấy mặt các thành viên trong nhóm, nhờ đó nhận thấy đặc tính con người ở họ. Đó là giải pháp giúp thay đổi cục diện.

Cuộc họp trong thế giới làm việc từ xa

Các cuộc họp thường mang tiếng xấu, nhưng không gì hiệu quả hơn cuộc họp mà tất cả các bên liên quan nắm bắt được nội dung đang thảo luận, thời lượng cuộc họp và cần chuẩn bị những gì. Bạn có thể thực hiện được điều này bằng cách nào?

Nếu...

Bạn muốn mọi người tham gia cuộc họp đều cảm thấy ý kiến đóng góp họ được xem xét một cách bình đẳng…

Sau đó...

Bạn không nên tập hợp các nhân viên làm việc cùng một địa điểm quanh màn hình phòng hội nghị rồi để những ai làm việc từ xa tham gia theo kiểu những bong bóng trò chuyện khổng lồ.

Tại sao?

Vừa nhìn xem ai là người đang nói vừa phải chú ý lắng nghe (khi mà khoảng cách tính từ micrô khác nhau) không phải chuyện dễ dàng.

Để hoạt động cộng tác có hiệu quả với tất cả mọi người, hãy nhớ một quy tắc chủ chốt: Trừ khi mọi người có mặt trong cùng một phòng, tất cả các cuộc họp đều phải được tổ chức qua hội nghị truyền hình.

Ai trong chúng ta cũng từng tham gia một cuộc gọi để rồi chỉ nghe thấy toàn tiếng ồn, tiếng vọng và những cuộc trò chuyện bên lề trong căn phòng ở đầu bên kia. Trải nghiệm đó thật khó chịu. Bởi vậy, khi cuộc họp có một người tham gia từ xa, thì tất cả sẽ tham gia từ xa.

Chúng tôi áp dụng một số hướng dẫn để giảm thiểu tình trạng gián đoạn và đảm bảo cuộc gọi hiệu quả, có chất lượng cao:

  • Cung cấp cho tất cả nhân viên tai nghe loại tốt để tránh chất lượng âm thanh kém.
  • Coi kết nối Internet đáng tin cậy là mối ưu tiên cho cả văn phòng địa phương và thiết bị từ xa.
  • Phát triển quy ước khi gọi video (và tuân thủ nghi thức đó!).
  • Tắt tiếng khi bạn không phát biểu, luôn bật video để duy trì sự gắn kết và tránh nhận cuộc gọi khi đang ở những nơi ồn ào.

- Justine Jordan, Phó Chủ tịch bộ phận Tiếp thị, Litmus

Logo Litmus

Mỗi người đều cần cảm thấy mình hiện diện và được đại diện một cách bình đẳng trong cuộc họp.

Nếu...

Bạn muốn giúp nhóm làm việc từ xa gắn kết…

Sau đó...

Dành chút thời gian trong cuộc họp để trò chuyện về các hoạt động ngoài công việc, chơi trò chơi làm quen và tám chuyện về công ty.

Tại sao?

Duy trì bầu không khí tích cực bằng cách thêm vào phần “Khen ngợi các nhóm”, đây sẽ là thời điểm thích hợp để các thành viên nêu bật những đóng góp của nhau.

Phần “Tán ngẫu” giúp mọi người cảm thấy kết nối với công ty.

Nếu...

Bạn muốn tránh những cuộc họp mà mọi người "vô công rồi nghề" trong những cuộc độc thoại dường như vô tận...

Sau đó...

Sử dụng bảng Trello để xây dựng cấu trúc và tinh thần tham gia theo hướng dân chủ hóa.

Tại sao?

Các thành viên nhóm cần phải biết cấu trúc, nhịp điệu và kỳ vọng của các cuộc họp nhóm.

Bất cứ ai cũng có thể thêm thẻ vào danh sách “Thảo luận trong cuộc họp” vào bất cứ lúc nào.

Hình ảnh bảng Trello
Logo Trello

Trello có mọi thứ bạn cần để hoàn thành công việc.

Bước vào cộng đồng hàng triệu người yêu mến Trello.