Cách xây dựng văn hóa cho nhóm làm việc từ xa
Cách xây dựng một nhóm phát triển mạnh mẽ dù làm việc theo nhiều múi giờ
Một trong những mối lo ngại lớn nhất của chúng ta khi cân nhắc đến công việc có thể làm từ xa chính là khái niệm về văn hóa mặc định trong suy nghĩ. Chúng ta xây dựng văn hóa công ty dựa trên việc mọi người làm cùng một chỗ. Điều này diễn ra đã lâu đến nỗi bạn sẽ cảm thấy trống vắng khi nghĩ đến tháng 12 không có liên hoan cuối năm tại văn phòng.
Mấu chốt để xây dựng mối quan hệ từ xa bền chắc chính là ý định. Bạn cần nỗ lực hơn nữa để tìm mối quan tâm chung, có những cuộc họp đầy ý nghĩa và thực sự hiểu quan điểm của mỗi người. Kết quả mà ta nhận được có thể là một mạng lưới bạn bè đích thực bền lâu mà bạn có thể tin cậy, bất kể bạn ở đâu đi nữa.
Việc tạo văn hóa nhóm làm việc từ xa mạnh mẽ phụ thuộc vào hai điều:
- Một bộ "quy tắc tuân thủ" rõ ràng nhận được 100% sự đồng thuận trong toàn công ty.
- Một hệ thống đầy đủ những cuộc họp, sự kiện và thói quen giúp mọi người duy trì giao tiếp.
À, và đừng quên sử dụng thật nhiều 😄 cũng như 👍
5 quy tắc trong văn hóa làm việc từ xa cần tuân thủ
Khi nghĩ đến một nền văn hóa sống động và có khả năng tự duy trì, người ta thường không nghĩ đến các quy tắc. Nhưng trong trường hợp này, các quy tắc là chuẩn mực xã hội giúp những người tham gia có được trải nghiệm như mong muốn khi bước vào văn phòng quen thuộc. Chuẩn mực đặc biệt ở chỗ cùng được mọi người đồng thuận. Được ủng hộ 100%, các quy tắc này xây dựng lòng tin, sự thấu hiểu và hỗ trợ.
Đó chẳng phải là một môi trường làm việc tuyệt vời hay sao?
- Sự đồng cảm là tất cả. Bạn cần luôn nghĩ rằng mọi người có ý tốt. Giọng điệu và sắc thái có thể sai lệch đi khi các bạn trò chuyện, vậy nên hãy tâm niệm rằng đồng nghiệp xuất phát từ mục đích tốt để tránh những hiểu lầm có khả năng nảy sinh.
- Đối xử minh bạch với mọi người. Hãy duy trì sao cho mọi người luôn tiếp cận được thông tin quan trọng: ghi nhật ký về các quyết định khi trò chuyện riêng tư, ghi lại các cuộc họp video và luôn ghi chú để chia sẻ trong không gian chung.
- Không đồng bộ cũng không sao. Sẵn sàng trao đổi thông tin trên các lịch trình làm việc theo múi giờ phân tán. Lập kế hoạch từ trước: Không đợi đến phút chót mới ra quyết định. Nghe thì có vẻ sẽ thêm công thêm việc nhưng trên thực tế, cách này sẽ giúp mọi thứ sắp xếp khoa học hơn.
- Lường trước cấu trúc. Thiết lập quy trình, cấu trúc và chương trình làm việc cho các cuộc họp và thông tin cập nhật để mọi người có thể theo dõi bất kể họ ở đâu. Chỉ định một người chủ trì và một người ghi chép cho cuộc họp để đảm bảo các quyết định chính được ghi lại bằng văn bản
- Khác biệt nhưng công bằng. Hãy chấp nhận thực tế cơ bản sau: Tất cả các thành viên trong nhóm làm việc từ xa đều bình đẳng, nhưng họ sẽ có trải nghiệm khác nhau. Các thành viên nhóm ở cùng một địa điểm có thể tập hợp trực tiếp. Nhưng điều quan trọng là sự cân nhắc chu đáo. Nếu đây là sự kiện do công ty tài trợ, hãy cung cấp một đặc quyền thay thế cho những người ở xa.
Để biết thêm thông tin chi tiết về cách cân bằng giữa các nhóm làm việc ở cùng địa điểm và làm việc từ xa, hãy xem sáu lời khuyên của Trello về văn hóa giữa thành viên tại văn phòng và thành viên từ xa tại đây.
Chúng tôi có thể dễ dàng bổ sung mục "tự tin làm việc từ xa" vào danh sách các giá trị của nhóm vì đầu mục này phản ánh nỗ lực lớn lao mà chúng tôi đưa vào Trello mỗi ngày: Chúng tôi muốn cải thiện cách làm việc của mọi người. Có nhiều giả thuyết hay về lý do hình thức làm việc từ xa xứng đáng được coi trọng, nhưng điều còn thú vị hơn chính là kết quả mà chúng tôi đã gặt hái được:
- Sản phẩm của chúng tôi tốt hơn. Nhờ tự sử dụng Trello với vai trò một nhóm làm việc từ xa, chúng tôi tập hợp được nhiều quan điểm khác nhau và vượt qua những giới hạn về các tính năng cộng tác của Trello.
- Chúng tôi có đội ngũ nhân viên tài năng hơn. Chúng tôi đã tìm được và đáp ứng nhu cầu của những nhân viên tài năng nhất trong ngành khi có thể hỗ trợ họ không chỉ ở một địa điểm.
- Mục đích của chúng tôi rõ ràng hơn. Chúng tôi sở hữu một thương hiệu khác biệt nhờ có được đội ngũ thân thiết. Nhờ theo đuổi những tiêu chuẩn cao nhất về truyền đạt thông tin và cộng tác, chúng tôi có thể giảm bớt những cản trở tiêu cực giữa các bộ phận và chia sẻ nỗ lực sáng tạo trong toàn tổ chức.Và còn phải kể đến những chiếc bánh thơm ngon! Ai cũng được tặng một chiếc bánh chuyển đến tận nơi trong ngày sinh nhật.
- Michael Pryor, Nhà đồng sáng lập Trello
Xây dựng hệ thống thúc đẩy giao lưu hòa nhập có chủ tâm
Tạo điều kiện cho cả người hướng ngoại và người hướng nội có những cuộc trò chuyện đầy ý nghĩa với đồng nghiệp.
Dưới đây là ba loại tương tác xã hội mà bạn có thể dễ dàng thiết lập cho nhóm làm việc từ xa của mình:
Cuộc họp toàn công ty
Hãy quên đi khái niệm về bài phát biểu cập nhật thông tin hằng quý kiểu truyền thống. Cuộc họp này phải là diễn đàn mở cho mọi người đặt câu hỏi, thảo luận và thực hiện các bài thuyết trình nhóm (ngắn) cũng như diễn ra ít nhất mỗi tháng một lần. Mỗi cuộc họp toàn công ty trên Trello đều bắt đầu với hoạt động đánh giá về giá trị, mối ưu tiên và ngày kỷ niệm của nhân viên trong công ty. Sau đó, nhân viên mới sẽ tự giới thiệu bản thân. Thời gian còn lại sẽ dành cho các nội dung trong chương trình được cộng đồng trong công ty đóng góp trước đó.
Tại sao cuộc họp toàn công ty lại hiệu quả? Cuộc họp này được lựa chọn kỹ càng, lại sôi nổi và rất dân chủ. Cuộc họp diễn ra theo lịch trình định sẵn và bạn có thể thấy khuôn mặt của mỗi người trong màn hình video của riêng họ. Hãy thử tổ chức cuộc họp trong căn phòng 100 người!
Xin chào Mr. Rogers
Khi các công ty phát triển, bạn không thể đảm bảo rằng mọi người đều biết đến hoặc nói chuyện với những người khác. Hãy tham gia “Mr. Rogers”, một tập hợp các thành viên nhóm ngẫu nhiên tụ họp 15 phút mỗi tuần và sẽ tham gia một cuộc trò chuyện video... chỉ để trò chuyện.
Sau buổi tụ họp, ảnh chụp màn hình của các thành viên và điểm nổi bật sẽ được ghi lại. Còn cách nào hay hơn giúp bạn biết được Bobby thà đấu với 1 con tôm hùm cầm đuốc to bằng một đám đông hơn là đấu với đám đông 700 người cầm đuốc to cỡ tôm hùm?
Tại sao Mr. Rogers lại hiệu quả? Tính năng này hé lộ các mối quan tâm chung và khơi gợi những cuộc trò chuyện có thể là chủ đề ngoại khóa hàng năm. Tính năng này giúp bạn thư giãn sau cuộc nói chuyện về công việc và xây dựng các mối quan hệ cá nhân theo nhịp độ đáng tin cậy.
"Hoạt động ngoại khóa" từ xa cho nhóm
Đưa mọi người bay đến một địa điểm xa lạ và tổ chức một buổi gắn kết công ty quy mô lớn dĩ nhiên rất tuyệt vời, nhưng cũng hết sức tốn kém. Công ty bạn không nên coi đó là giải pháp nhóm họp duy nhất.
Bạn vẫn có thể chia sẻ kinh nghiệm trong một nhóm làm việc từ xa khi công ty cho nhân viên tự chọn hình thức ngoại khóa. Với Trello, đó sẽ là một ngày nghỉ hè cho cả công ty: nhân viên văn phòng ở cùng một địa điểm sẽ vui chơi bên bãi biển, còn nhân viên làm việc từ xa sẽ nhận được một khoản trợ cấp để tùy ý chi tiêu cho chuyến đi chơi vui thú của riêng mình.
Tại sao sự kiện Tự chọn lại hiệu quả? Chúng tôi tập hợp mọi người bằng một hashtag và bảng Trello dùng chung tràn ngập thông tin tóm tắt và hình ảnh (sẽ được xem lại tại cuộc họp toàn công ty tiếp theo).
Ai cũng có cơ hội bình đẳng (nhưng khác nhau) để tận hưởng niềm vui, đồng thời gắn kết với nhau qua những câu chuyện đó sau sự kiện. Tìm hiểu thêm
Làm việc từ xa, cùng khả năng sắp xếp cuộc sống cũng như sống ở nơi bạn muốn, theo cách bạn muốn, thật sự tuyệt vời! Tính linh hoạt chính là sức mạnh của phong cách làm việc độc đáo này.
Một điều cũng rất quan trọng là dành thời gian gặp trực tiếp với nhóm của bạn. Nếu bạn có cơ hội, hãy gặp gỡ trực tiếp với các thành viên trong nhóm của mình, cùng ăn uống và chia sẻ những trải nghiệm đáng nhớ.
- Stephen Olmstead, Phó chủ tịch bộ phận Hợp tác thiết kế, InVision
Trello có mọi thứ bạn cần để hoàn thành công việc.
Bước vào cộng đồng hàng triệu người yêu mến Trello.