McCorvey + Trello

McCorvey Sheet Metal Works成立于 1925 年，拥有丰富的工艺创新历史。作为暖通空调系统钣金细部设计商、制造商及安装商，McCorvey 在其短短 92 年发展历史中取得了令人难以置信的成长，从一间家庭小作坊发展成为一家全国性的大型企业，如今由第四代 McCorvey 家族成员管理着数百名敬业的员工。这家制造企业在休斯敦、奥兰多和达拉斯均设有工厂，是稳定发展的杰出企业典范。

诚然，McCorvey Sheet Metal 在纸质归档系统方面也有相当悠久的历史。直至近几年，McCorvey 仍在使用模拟管理系统，该系统由手写工作单构成，仅限内部人员与合作伙伴使用。技术协调员 Chris Mondeau 很快意识到，这是家族企业的传统系统之一，无法与公司其他系统一同成功扩展：

纸张一旦丢失，人们就无法跟踪物品在制造或办公过程中的位置。

我们的目标是将操作升级为简单易学且易于维护的无纸化系统。

构建中央枢纽

Chris 开始着手寻找一种日程表计划，该计划可以直观地显示制造过程中每个阶段员工手头的任务数量。然而，最大的需求是需要一款软件系统，能够让不同技术水平的员工在工作流程中的任何阶段都能与之轻松互动。他想要一款能够作为数字化中心的程序，该程序能够将 McCorvey 员工已在 Word 和 Dropbox 等程序中处理的文件和流程汇集在一起。从更技术的角度来说，随着公司工作流程中引入更多面向团队的数字化工具，拥有用于集成的开放式 API（就像 Trello 一样）将有助于集中化组织工具的采用始终保持与时俱进。

在研究阶段，已对各种面向团队的工具进行了测试，包括 Trello、Mavenlink、Wrike 和 CRM 软件。Trello 之所以成为顶级“纸张替代品”有以下几个原因：

1. 直观的协作功能，公司内部用户可以快速上手。
2. 在看板视图上追踪整个生产过程中的任务既简单又有效。
3. 直观的工作流程视觉设计，让员工一目了然。

首先，进行 Trello 现场测试

在一个 15 人的制造过程中，启用了 Trello 作为试点。生产团队感受到生产质量的瞬时提升：现场工作人员如今能够实时查看车间中的项目状态，并验证所有必需信息是否完备。额外好处？他们无需经常给商店打电话或发电子邮件，进行签到或询问其他小问题。

Trello 对我们的团队很有帮助，因为它非常灵活。如果您不喜欢这一过程在看板上的工作方式，随时可以更改。Trello 正好符合我们日常工作需要。

公司内部越来越多的团队开始意识到将团队引入数字化协作中心所带来的影响：

• 副总裁 Charlie McCorvey 察觉到 Trello 在车间流程中的巨大影响后，他将评估团队引入数字化工作流程中。通过直观地跟踪流水线中的作业，他们发现表格中剩余的作业数量有所减少。他们还可以观察到哪些时候作业耗时比预期时间长，以及哪些人需要协助才能完成工作。
• 制造团队开始构建历史日志，以记录生产过程中出现的问题。从那以后，制造报告基本上都是无纸化的。

总体而言，得益于 Trello 看板的透明度，员工能够找到并访问任何所需信息，对此很满意。例如，如果细节方面存在问题，员工可以在任务卡片上给细部设计师写评论，同时展开其他工作。

建立公司 Trello 文化

Chris 将 Trello 整合到公司日常使用中的方法之一是将其安装在每个商店和办公室周围启动自助终端模式的设备上，以便员工可以随时随地登录和使用 Trello。移动应用使现场团队成员在差旅期间也能轻松进行访问。

Trello 在商店和办公室里掀起使用风潮。

除了基本的 Trello 培训（通常需要半天）之外，Chris 还与不同的 McCorvey 团队搭档合作，在一周的时间内帮助他们根据自己的流程构建看板。他从基本看板的“待办事项”、“进行中”和“已完成”列表获得启发，然后使用更多自定义列表布局、标签和 Power-Up 来监控并帮助团队改进工作流程。

他的重要技巧之一是利用 Trello 模板目录来获取自定义想法和示例看板，而不是从头开始。与团队定期碰头也很重要。Chris 保证，如果看板和名单太过冗长或复杂，他可以持续简化工作流程。

顶级 McCorvey 团队看板

以下是 McCorvey Sheet Metal 的几个顶级 Trello 工作流程：

团队头脑风暴

工作流程：为培养公司成员的创造力，集中化头脑风暴看板鼓励员工创建带有改进或尝试新流程想法的卡片。每隔几周对看板进行一次集体回顾，届时会选出最佳创意并将其付诸行动。

用于：整个组织

看板构建技巧：使用投票 Power-Up 对每个创意集中收集反馈。

多位置工作负载分配

工作流程：休斯顿和佛罗里达工厂之间共享的看板可将制造工作流程可视化。商店经理使用看板，根据待办事项列表，跨地区分配团队工作量。

用于：团队经理

看板构建提示：使用标签，直观地指出每个任务的去向。电子邮件看板可让评估师将通过电子邮件发送的客户请求轻松转发至看板，并将工作引入管道。

着眼更高的目标

McCorvey 利用 Trello 大幅提高日常运营中的团队协作效率和透明度，并凭借数字化转型跻身行业领导者。

在竞标大型医疗设施项目时，Trello 帮助他们在 14 家竞争对手公司中脱颖而出。在演示环节，他们设置了公共看板，双方可在其中进行实时沟通和生产进度追踪。他们秉持的开放式协作给客户留下了深刻印象。正如 Chris 指出的那样，“透明度始终是一个重要的销售因素。使用 Trello 传达我们需要的信息，确保工作顺利完成。”

无纸化生产的新时代

Chris Mondeau 着手寻找有助于规划制造流程的方案，当时的他可能并未意识到这一想法将对整个公司产生的真正影响。事实证明，Trello 始终是推动其团队实现真正无纸化的催化剂：

McCorvey 是一家拥有 60-70 年历史的造纸公司，在 Trello 的帮助下，我们迅速实现了全面数字化。这一变革造成了巨大影响，并带来了令人意想不到的成果，我们很感谢这次变革。

Chris 将 Trello 引进公司的最初目的是提高团队协作能力、透明度和团队之间的沟通效率，并且都取得了切实成果，帮助分布在佛罗里达州和德克萨斯州的办事处、商店和工作场所互相保持联系。对于 McCorvey Shepent Metal Works 来说，如今建立一个可根据企业规模随意扩展的数字化中心，是为未来 100 年稳定增长而向前迈出的坚实一步。