Palace Law + Trello

當您想到律師的工作時，腦海中浮現什麼畫面？

傳統上，他們給人的形象可能是一本正經的專業人士，穿西裝打領帶，整天坐在辦公室裡，處理大量的文件夾和紙本文件。

律師工作的樣態存在了數十年，其工作型態建立在紙本系統上。

根據 Palace Law 律師 Jordan Couch 所述，這種型態也側重於從事這個行業的人，而不是取得法律服務的客戶。Jordan 説：「從某些方面來看，這個行業跟客戶最佳利益有所牴觸。想想看以小時計費的模式。客戶的成功是律師的障礙，因為律師工作得越快、越有效率，賺得錢就越少。這對客戶來説是有問題的。」

Jordan 在法律學院受到教授的啟發，思考是否能以不一樣的新方法來實踐法律。畢業之後，他開始尋找志同道合的律師事務所。他後來找到 Patrick Palace，也就是 Palace Law 的創辦人。他們都認為，律師需要在不增加收費的前提下，為客戶提供更好的服務。Jordan 説：「我們希望能更有效地為更多人提供更好的服務，「這個願望使我們做出改變，讓我們持續帶來變革。」

Palace Law 相信，若要為客戶提供更好的服務，最好的方式就是建立和實行數位系統，以取代許多律師一直以來所採用的紙本作業。

數位旅程揚帆啟航

Jordan 説：「能夠呈現工作流程對律師來説非常重要，但我們的工作流程可能很難查看和理解，這就是為什麼我們要使用 Trello。」

當 Palace Law 第一次進行數位轉型時，實行重點放在兩個主要挑戰。

首先是讓客戶也能在辦公室以外的地方接觸到律師。為此，該事務所必須找到一種方法，讓堆疊在辦公桌和櫃子上的所有資訊 (所有這些紙本檔案) 都能透過任何位置存取。Palace Law 採用了 Clio 報告作為雲端式實務管理系統，這成為該事務所的數位檔案室。每一個通訊和檔案都會記錄下來並儲存在這個檔案室裡。

第二個挑戰是幫助律師在數位環境中，存取案件分派和任務。Jordan 説：「能夠呈現工作流程對律師來説非常重要，但我們的工作流程可能很難查看和理解，這就是為什麼我們要使用 Trello。」Palace Law 採用 Trello 作為雲端式工作流程系統，此系統透過 Zapier，與 Clio 整合，使 Palace Law 的員工能夠存取各種流程所需的資訊。Palace Law 也因為 Trello 的整合功能而選擇使用 Trello；Slack 和 Google 雲端硬碟也構成了該事務所的數位生態系統。

這種無紙化環境建立完成後，該事務所審查了每個工作流程，並更新成新的數位系統。例如，在舊系統中，大家會將一堆實體的案例文件夾拿給律師，然後堆在辦公桌上。律師也就有一整堆的文件夾需要處理，這將律師限制在辦公室裡。因為律師手邊必須要有這些資料，才能完成工作。

Trello 已經完全改變了這個運作架構。現在，案例文件夾會透過 Trello 卡片呈現。這些卡片會指派給律師的 Trello 看板，律師可使用 Trello 功能來設定工作的優先順序。在舊的模式中，律師需手動標記案例文件夾，標示需要再次審查的時間。現在，律師會在 Trello 中收到提醒，這樣他們就知道，是時候該重新檢視某個案子了。

Palace Law 將其郵件、和客戶溝通的工作流程，以及招攬客戶的流程數位化，甚至也透過 Trello 來管理訴訟案件。

Jordan 說：「Trello 提供了我們實質上的幫助。我們的辦公室中不再使用紙本檔案。因此我們需要一種方法來查看每個案例文件夾：需要知道要處理哪些工作、瞭解工作的優先順序，以及查看與客戶相關聯的檔案。」

這個改變使得律師能夠在家工作，當律師外出與客戶開會時，也可以隨手取得資源，從而減輕了律師的工作壓力，使每個人的生活變得更加輕鬆。例如，Jordan 使用 Trello 行動應用程式來查看郵件，以及確認工作的期限。Jordan 表示：「行動應用程式是很棒的工具，很適合用來查看事務，並瞭解即將進行的事情。」

每天節省 200 張紙

Jordan 說：「我們開始使用 Trello 之後，大家整體上都變得更開心了。我們的生活也輕鬆許多。」

現在 Palace Law 的團隊對其數位系統充滿信心。不過，實行無紙化確實有些令人害怕。Jordan 說：「當我們開始實行時，很少有人跟著做，所以有些令人擔憂。沒有成功的過往模式可遵循。」

雖然 Palace Law 的人員對轉型感到緊張擔憂，但他們整體上都還是開始實行了。Jordan 説：「我們的事務所文化包含了創意、創新和調適。我們一直在尋找各種方式，為客戶提供更好的服務。」

此系統產生了一些顯着的成果。在短短的 9 個月內，Palace Law 的收入增加了 76%。該事務所在 Net Promoter Score (NPS) 中，還獲得了優異的 70 分。根據 Clio Legal Trends 報告顯示，該國國內律師事務所的 NPS 平均分數是 25分。該事務所也大幅減少了紙張用量。平均而言，他們每天節省 200 張紙。

還有一項額外的好處，那就是這個轉型也影響了員工對於工作的感受。Jordan 說：「我們開始使用 Trello 之後，大家整體上都變得更開心了。我們的生活也輕鬆許多，大家的壓力變小了。在辦公桌上堆疊大量的文件很不利於追蹤案件進度。Trello 卡片上有標籤和截止日期，因此減輕了我們的壓力，並且方便我們看出工作流程中的重要優先事項。」