以 Trello 提升個人生產力

發展一套專為提升個人生產力的系統並不容易,但 Trello 願意陪你一同努力。

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生活偷吃步:如何提升工作效率和時間管理能力?

個人生產力並非與生俱來的能力。我們並非生下來就有滿腔熱血,能將每件事妥善排定處理順序,每天準時完成必要工作。即使是經驗豐富的生產力專家也需要歷經多次失敗,才終於找到最有效的方法,架構出最理想的時間管理系統。那麼,提升個人生產力的關鍵為何?答案是找出最適合你的方法。

無論是艾森豪矩陣、蕃茄時間管理法、子彈筆記,甚至是使用截然不同的生產力方法,要讓工作效率有所突破,首要步驟就是瞭解不同方法。一旦找到適合的方法 (讓你茅塞頓開、豁然開朗的辦法),你的工作效率就會一飛沖天,持續而穩定地劃掉待辦事項。

我們提供合適的個人生產力應用程式,幫助你設定 (及達成!) 目標。若能正確使用,你可以先將雜亂無章的想法分門別類,等到準備就緒時再著手處理。生產力應用程式能賦予你競爭優勢,幫助你將待辦事項逐一完成。這些 Trello 看板和提示皆經過生產力專家親自試用和測試,效果卓絕。現在就參考他們的方法,選擇最適合自己的方式。你也可以複製他們的看板,以此為基礎創造專屬於你的風格!

個人生產力系統

這項一週工作規劃工具是由 Trello 的共同創辦人根據「一切就定位」的概念設計而成,即使是最繁複的待辦事項清單,也能輕鬆掌握。

  • 利用早晨分類系統,每天檢視待辦清單時,就能有效率地掌握實際狀況。
  • 設立自動化工作站,將會議要求、電子郵件和聊天訊息收集到收信匣,如此就能將這些項目與其他工作一起分類排序。
  • 充分運用「卡片延後處理」和「卡片複製器」等 Power-Up 優先處理最重要的項目,避免困在瑣碎的旁枝末節中無法脫身。
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艾森豪矩陣

此生產力技巧是由前美國總統艾森豪所率先發揚,經證實可有效提升工作效率,而此看板只需使用四個簡單的列表,就能將你的所有工作和待辦事項排定優先順序:

  • 依據工作的輕重緩急程度加以管理:重要/緊急、重要/不緊急、不重要/緊急、不重要/不緊急
  • 移除容易令人分心的項目,幫助你專注於長期目標,避免耽誤最重要的工作。
  • 將成員加入看板,或複製卡片到其他團隊看板,為較不緊急的工作指派負責人,藉此與其他團隊成員合作。
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每週檢討流程

《搞定!》一書作者 David Allen 等專家一致建議養成每週自我檢討的習慣,如此有助於提升工作效率:

  • 使用每週檢討清單,確認最重要的目標進展順利、改正錯誤、掌控工作量,以充沛幹勁迎接下一週的工作。
  • 利用簡單的「待辦」、「進行中」、「完成」列表結構,通盤檢討所有完成事項,並為下週最重要的工作擬定計畫。
  • 這段檢討時間也可順便規劃三餐或安排健身時間,將工作和生活的待辦事項調整至最和諧的狀態。
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心智圖

「心智圖法」是一種目標設定技巧,可將你的計畫、興趣和抱負以視覺化方式呈現,並將相關構想相互連結:

  • 發揮創意、靈活運用列表,針對生活中不同領域的目標、想法和構想腦力激盪,全面掌握生活概況。
  • 使用 Evernote 或 Google 雲端硬碟 Power-Up 新增圖片、連結、影片、標籤,並將文件附加到卡片,就能為每個目標增添豐富的筆記和靈感。
  • 運用待辦清單將目標分成實際可行的多個步驟。若要設定時間,可新增期限;想邀請合作夥伴一同參與的話,也可邀請合作對象加入看板!
  • 若想體驗更自由的使用方式,可以考慮啟用 SmartDraw 之類的 Power-Up,直接從看板建立圖表或繪製心智圖。
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個人生產力線上研討會

瞭解如何利用這些隨選即看的免費 Trello 線上研討會,提升工作效率。

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善用 Power-Up 提升工作效率

簡單、可調整,還可依需求加以自訂。善用 Power-Up 連結喜愛的應用程式,並啟用 Trello 以外的其他功能,讓工作效率達到前所未有的至高境界。

Calendar

  • 在行事曆檢視畫面中查看所有重要期限,輕鬆管理每日、每週和每月的待辦事項。
  • 在行事曆上拖放卡片,期限就會隨之自動更新,例如老闆將工作截止日改到星期三,現在你就可以利用星期二空出來的時間,繼續創作你那本肯定會大賣的小說。
  • 將看板的 iCal 摘要匯入 Google、Apple 及 Outlook 等第三方服務的行事曆,就能從同一個位置輕鬆掌握所有事項的截止日期。
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Card Snooze

  • Trello 看板也提供你喜愛的鬧鐘功能。
  • 一旦延後處理卡片,將其從檢視畫面中移除後,該卡片會在設定的日期和時間重新回到你的看板。
  • 有效消除分心的根源,讓你能專心處理最重要的工作。
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卡片重複器

  • 利用卡片複製器 Power-Up 將週期性卡片和工作自動化,為其他事務保留更多力氣,以完成更多工作。
  • 將卡片排程為每日、每週、每月或每年重複,這樣完全一樣的內容就會永遠準時顯示在指定的列表中。
  • 為高效的工作實務建立流程,讓重要提醒及工作無一遺漏。
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Evernote

  • 將重要的筆記轉換成可行的工作,並透過 Evernote Power-Up 持續追蹤構想。
  • 按一下就能直接從 Trello 卡片建立新筆記並在其中附加筆記。
  • 在 Trello 中直接查看 Evernote 的即時資訊 (例如某個筆記最近編輯的時間),不必切換應用程式,就能查看合作對象是否更新了筆記內容。
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Butler

  • 將更多時間留給人生中的美好事物,或至少在使用 Trello 時,善加利用 Butler 處理看板中吃力的工作。
  • 自動化 Trello 的各種操作,簡單點擊一下即可執行。(沒錯,你需要動一動手指,但只要一次就能一勞永逸!)
  • Butler 甚至會分析你最近的 Trello 使用記錄,並針對你最常執行的動作推薦自動化功能。
  • 舉例來說,只需點擊一次,系統就會自動設定卡片期限、移除標籤,以及將卡片移動到另一個列表。隨心運用,創造無限可能!
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有效提升團隊表現

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