Jak budovat silnou komunikaci a spolupráci ve vzdáleném týmu
Doporučené postupy pro virtuální diskuze a videoschůzky
Komunikace vzdáleného týmu vyžaduje dvě základní věci: důkladné promyšlení a určité úpravy na míru virtuální kanceláři.
Vzhledem k tomu, že stále více týmů přechází do digitálního světa a otevírá dveře práci na dálku, je důležité nezapomenout, že určité nuance v komunikaci v kamenné kanceláři se v online prostředí mohou ztratit.
Když nastavíte určitá základní pravidla týmové komunikace, uděláte tím hodně pro to, aby byl váš tým produktivní a spokojený.
Při určování pravidel komunikace je důležité postupovat týmově – tak, aby se při jejich vytváření zohlednili a zapojili jeho členové.
Kdy máme používat chat? Proč píšeme e-maily? V jaké chvíli budeme volat? Odpovědi na tyto otázky určete společně a nastavte je tak, aby zájem jednotlivce nepřevýšil zájem týmu.
- Beat Buhlmann, General Manager EMEA, Evernote
Okolnosti jsou při práci na dálku klíčovým faktorem
Když komunikujete digitálně, nikdy úplně přesně nevíte, co ten druhý v danou chvíli dělá. Může být stejně jako vy u pracovního stolu, nebo možná pospíchá na obchodní schůzku a na vaši otázku odpoví jen strohým „Ano“, protože nemá čas.
Když nejste seznámeni s okolnostmi druhé osoby, můžete si myslet, že se nezajímá o problém, který jste přednesli, i když se ve skutečnosti zrovna snaží chytit taxík v San Franciscu (což není vůbec snadné).
Když získáte informace o okolnostech, úsečné odpovědi najednou dávají smysl. Kolega vás neignoruje, pouze v danou chvíli nemůže sloužit.
Když se budete vzájemně předběžně informovat o svých okolnostech, zabráníte nedorozuměním v neobvyklých situacích. Dejte členům svého týmu vědět, když jste zabráni do projektu a nemůžete promptně odpovídat na otázky. Nadměrně mluvit je v tomto případě lepší, než nechat druhé, aby si věci (často mylně) domýšleli.
Nástroje mohou maskovat úmysly a lidskost zúčastněných lidí.
Stanovte základní pravidla práce na dálku
Pokud už pracujete ve vzdáleném týmu, nejspíš používáte seznam jeho oblíbených nástrojů. Důležitou otázkou je, jak a kdy tyto nástroje používat, abyste si vzájemně předávali správné informace. Všechny tyto aspekty ve výsledku směřují k jednoduché otázce, která vám ušetří spoustu času a duševní energie.
Je konkrétní informaci nutné předat co nejdřív? Pokud ano, jděte do chatu. Pokud ne, využijte Trello.
Pokud chcete například sdělit aktuální informaci o projektu, která není časově citlivá, může mít její sdílení v chatu rušivý efekt a narušit kolegům stav koncentrace, do kterého se obtížně dostává.
Kdy při vzdálené práci používat chat a kdy videohovory
Pořádně se zamyslete nad těmito čtyřmi pravdami:
- Nástroje mohou maskovat záměry a lidskost: Mějte na paměti, že na druhém konci chatového nástroje se nachází lidská bytost, která nějakým způsobem cítí a reaguje.
- Pokud chcete poskytnout konstruktivní zpětnou vazbu, udělejte to přes videohovor, abyste mohli jasně vyjádřit své záměry.
- Vzhledem k nedostatku verbálních a emocionálních podnětů může jedna osoba vnímat konverzaci v chatu jako hádku, zatímco druhá jako diskuzi.
- Případná nevraživost v průběhu času roste z důvodu neřešených skrytých problémů. Nezvládnutá digitální komunikace může být zrodem nedorozumění a zraněných citů.
Nejjednodušší způsob, jak to eliminovat už v zárodku, je spojit se s ostatními členy týmu přes videohovor. Při něm uvidíte jejich tváře a uvědomíte si snáze, že komunikujete s lidskými bytostmi. Je to opravdu zásadní faktor.
Schůzky ve vzdáleném světě
Schůzování má špatnou reputaci, ale nic není efektivnější než schůzka, na které všichni zúčastnění vědí, o čem se diskutuje, jak dlouho to bude trvat a co je třeba si připravit. Jak toho dosáhnete?
Pokud…
Chcete, aby měl každý člověk na schůzce pocit, že je jeho přínos rovnocenný…
Pak…
Není dobré shromáždit všechny lidi ze společné lokality před jednou kamerou a nechat vzdálené pracovníky vyčnívat v chatu jako obří hlavy.
Proč?
Držet krok v konverzacích může být náročné, a to jak vizuálně (sledovat, kdo zrovna mluví), tak co se týče zvuku (kvůli různým vzdálenostem od mikrofonu).
Aby spolupráce fungovala pro všechny, dodržujte jedno klíčové pravidlo: Pokud nejsou všichni ve stejné místnosti, organizujte všechny schůzky prostřednictvím videokonference.
Každému se už stalo, že při hovoru slyšel jen šum, ozvěnu a útržky cizích konverzací. Není to příjemné. Pokud se tedy na schůzku připojuje vzdáleně jeden člověk, měli by i všichni ostatní.
Dodržujeme několik základních pokynů, abychom minimalizovali přerušení a zajistili produktivní a vysoce kvalitní hovory:
- Poskytněte každému zaměstnanci dobrá sluchátka, abyste se vyhnuli špatné kvalitě zvuku.
- Spolehlivé internetové připojení musí být absolutní prioritou jak v místních kancelářích, tak ve vzdálených lokacích.
- Určete (a dodržujte) etiketu videohovorů.
- Když nemluvíte, ztlumte mikrofon, mějte zapnuté video, abyste si byli s ostatními blíž, a neprovozujte hovory na rušných místech, například v kavárnách.
- Justine Jordan, VP Marketing, Litmus
Každý člověk na schůzce by měl mít pocit, že je stejně důležitý a zastoupený jako ostatní.
Pokud…
Chcete pomoci svému vzdálenému týmu se sbližováním…
Pak…
Vyhraďte části schůzky pro chat o mimopracovních aktivitách, hry k rozbití ledů a všeobecný „pokec“ o novinkách ve firmě.
Proč?
Skvělým způsobem, jak vyzdvihnout příspěvky jednotlivých členů, je přidání sekce „Pochvaly týmu“.
Sekce „Pokec“ podpoří pocit spojení s ostatními lidmi ve společnosti.
Pokud…
Určitě se rádi vyhnete schůzkám, kde se lidé utápí v nekonečných monolozích…
Pak…
Pomocí nástěnky Trello zajistíte demokratickou strukturu i účast.
Proč?
Členové týmu potřebují znát strukturu, kadenci a očekávání týmových setkání.
Kdokoli může do sloupce „K diskuzi během schůzky“ kdykoli přidat kartu.
Trello má vše, co potřebujete k odvedení práce.
Staňte se jedním z milionů lidí, kteří si zamilovali řešení Trello.