So erreichst du eine intensive Kommunikation und Zusammenarbeit mit deinem Remote-Team
Best Practices für virtuelle Besprechungen und Videokonferenzen.
Bei der Kommunikation in Remote-Teams sind zwei Dinge besonders wichtig: eine gute Organisation und gezielte Anpassungen für Homeoffices.
Je mehr Teams auf Digitalisierung und Remote-Arbeit umstellen, umso eher muss bedacht werden, dass sich feine Nuancen der Kommunikation online nicht immer transportieren.
Mit ein paar festen Grundregeln für die Kommunikation im Team trägst du bereits viel zur Produktivität und Zufriedenheit deines Teams bei.
Es ist wichtig, einen gemeinsamen Verhaltenskodex mit Kommunikationsregeln aufzustellen, bei dessen Erstellung die Teams und ihre Wünsche einbezogen werden.
Wann nutzen wir Chats? Wann schreiben wir E-Mails? An welchem Punkt greifen wir zum Telefon? Die Antworten auf diese Fragen sollten gemeinsam erarbeitet werden und nicht nur die Meinung einer einzelnen Person, sondern die des gesamten Teams widerspiegeln.
- Beat Buhlmann, General Manager EMEA, Evernote
Bei der Remote-Arbeit spielt Kontext eine entscheidende Rolle
Bei der Kommunikation über Online-Medien weiß man nie so genau, was die andere Person in dem Moment gerade tut. Sie könnte genau wie du am Schreibtisch sitzen oder aber gerade zum nächsten Vertriebsmeeting hetzen und deine Frage mit einem knappen "Ja" beantworten, weil sie für eine ausführliche Antwort keine Zeit hat.
Ohne den Kontext deines Gesprächspartners zu kennen, könntest du den Eindruck gewinnen, dass ihm dein Anliegen vollkommen egal ist – tatsächlich versucht er nur verzweifelt, seinen Zug zu erreichen.
Bist du hingegen über den Kontext im Bilde, ergeben die knappen Antworten plötzlich Sinn: Dein Anliegen ist dem Kollegen nicht egal, du hast ihn lediglich in einem ungünstigen Moment erwischt.
Wenn der Kontext gleich zu Beginn eines Gesprächs kommuniziert wird, können Missverständnisse vermieden werden. Informiere deine Teammitglieder, wenn du gerade in ein Projekt vertieft bist und nicht sofort auf Fragen reagieren kannst. Es ist immer besser, zu viel zu kommunizieren, als Mutmaßungen anzustellen.
Tools können die Absicht und die Menschlichkeit der beteiligten Personen verschleiern.
Lege Grundregeln für die Remote-Arbeit fest
Wenn du bereits in einem Remote-Team arbeitest, haben deine Mitarbeiter wahrscheinlich eine Reihe bevorzugter Tools. Die entscheidende Frage ist, wie und wann diese Tools eingesetzt werden sollten, um die richtigen Informationen zu übermitteln. All diese Überlegungen können auf eine einfache Frage reduziert werden, die dir eine Menge Zeit und Energie spart.
Sind die Informationen zeitkritisch? Wenn ja, wähle den Chat. Wenn nicht, nutze Trello.
Wenn du deine Kollegen beispielsweise mit ständigen Chatnachrichten über Projektneuigkeiten informierst, die nicht zeitkritisch sind, lenkst du sie möglicherweise unnötig von anderen Aufgaben ab oder reißt sie im schlimmsten Fall aus einem Zustand perfekter Konzentration.
Wann man bei der Remote-Arbeit Chat-Tools bzw. Videoanrufe nutzen sollte
Vier interessante Fakten:
- Tools können Absicht und Menschlichkeit verschleiern: Halte dir immer wieder vor Augen, dass der Empfänger einer Chatnachricht ein Mensch mit Gefühlen und Reaktionen ist.
- Konstruktives Feedback solltest du am besten per Videoanruf geben, damit deine Absichten klar sind.
- Aufgrund fehlender verbaler und emotionaler Hinweise kann eine Chatkonversation von einer Person als Streit und von der anderen Person als Diskussion empfunden werden.
- Unmut kann sich mit der Zeit aufbauen, wenn zugrunde liegende Probleme nicht angesprochen werden. Im schlimmsten Fall kann digitale Kommunikation zu Missverständnissen und Kränkungen führen.
Damit es gar nicht erst so weit kommt, sollten regelmäßige Videoanrufe durchgeführt werden. So wird den Teammitgliedern in Erinnerung gerufen, dass ihre Kollegen auch nur Menschen sind. Das macht einen Riesenunterschied.
Meetings in einer Arbeitswelt mit Remote-Mitarbeitern
Meetings haben einen schlechten Ruf. Sie können jedoch äußerst effizient sein, wenn alle Beteiligten darüber informiert sind, was besprochen wird, was vorzubereiten ist und wie lange das Ganze dauert. Wie erreicht man das?
Wenn …
Du jedem Meeting-Teilnehmer das Gefühl geben möchtest, dass seine Beiträge wertgeschätzt werden …
Dann …
Solltest du es vermeiden, deine Vor-Ort-Mitarbeiter um einen Bildschirm im Konferenzraum zu versammeln und die Remote-Mitarbeiter als überdimensionierte Chat-Köpfe einzublenden.
Warum?
Bei Gesprächen kann es schwierig sein, nachzuvollziehen, wer gerade spricht, und das Gesagte zu verstehen (wenn die Entfernung der Sprecher zum Mikrofon variiert).
Damit die Zusammenarbeit für alle Beteiligten funktioniert, gilt es, eine wichtige Regel einzuhalten: Alle Meetings, bei denen sich nicht alle Teilnehmer im selben Raum befinden, werden per Videokonferenz abgehalten.
Jeder hat schon einmal per Telefon an einer Besprechung teilgenommen und am anderen Ende einen Raum voller Lärm, Echo und Nebengesprächen gehört. Es ist keine schöne Erfahrung. Wenn es einen Remote-Teilnehmer gibt, sollten daher auch alle anderen Mitarbeiter "remote" teilnehmen.
Wir halten uns an ein paar Richtlinien, um Unterbrechungen zu minimieren und produktive, hochwertige Gespräche zu gewährleisten:
- Jedem Mitarbeiter sollte ein erstklassiges Headset zur Verfügung stehen, damit Probleme mit der Audioqualität verhindert werden.
- Eine zuverlässige Internetverbindung sollte oberste Priorität haben, in lokalen Büros wie an Remote-Standorten.
- Es sollten Verhaltensregeln für Videoanrufe aufgestellt (und befolgt) werden.
- Das Mikrofon sollte nur beim Sprechen aktiviert werden, die Kamera sollte immer eingeschaltet bleiben und Anrufe sollten nicht in Umgebungen mit hohem Geräuschpegel angenommen werden (z. B. in einem Café).
- Justine Jordan, VP Marketing, Litmus
Jeder Teilnehmer sollte sich im Meeting gleichermaßen repräsentiert und wahrgenommen fühlen.
Wenn …
Du den Zusammenhalt deines Remote-Teams stärken möchtest …
Dann …
Reserviere Teile des Meetings für Unterhaltungen zu außerberuflichen Aktivitäten, für Teambuilding-Spiele und den Austausch von Klatsch und Tratsch.
Warum?
Du kannst für eine positive Atmosphäre sorgen, indem du einen Bereich hinzufügst, in dem Teammitglieder die Beiträge ihrer Kollegen hervorheben können.
Ein Bereich "Klatsch & Tratsch" fördert das Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen.
Wenn …
Du Meetings vermeiden willst, bei denen sich Teilnehmer in scheinbar endlosen Monologen verlieren …
Dann …
Verwende ein Trello-Board, um eine demokratisierte Beteiligung und Struktur zu schaffen.
Warum?
Teammitglieder müssen wissen, wie Teambesprechungen aufgebaut sind, wie oft sie stattfinden und was für Erwartungen an die Teilnehmer gestellt werden.
Jeder Benutzer kann der Liste "Zur Besprechung im Meeting" jederzeit eine Karte hinzufügen.
Trello verfügt über alles, was du benötigst, um Dinge zu erledigen.
Millionen Nutzer arbeiten bereits erfolgreich mit Trello. Werde einer davon.