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Cómo establecer una buena comunicación y colaboración con un equipo remoto

Prácticas recomendadas para conversaciones y reuniones virtuales.

La comunicación con el equipo remoto requiere dos elementos básicos: tener mucha consideración con los demás y adaptarse a la nueva oficina virtual.

Ahora que cada vez más equipos se pasan al mundo digital y al teletrabajo, cabe recordar que la comunicación en línea no ofrece necesariamente los matices que se obtienen en el entorno de una oficina convencional.

Resulta esencial establecer algunas reglas básicas para la comunicación con el objetivo de que el equipo sea productivo y se sienta satisfecho.

Es importante establecer reglas para la comunicación. Se pueden recoger en un código de conducta en cuya elaboración participen los equipos, para que así se tengan en cuenta sus opiniones.

¿Cuándo utilizamos el chat? ¿Por qué escribimos correos electrónicos? ¿Cuándo optamos por hacer llamadas? Estas preguntas deben plantearse en equipo y las respuestas deben reflejar las experiencias de todos, no de una sola persona.

- Beat Buhlmann, director general de EMEA, Evernote

Logotipo de Evernote

En el teletrabajo, el contexto lo es todo

Cuando te estás comunicando digitalmente, nunca sabes realmente lo que la otra persona está haciendo en ese momento. Puede que esté frente al escritorio como tú o yendo a toda prisa a una reunión de ventas, y que solo responda "Sí" a tu pregunta sin más detalles porque no tiene tiempo.

Si no conoces la situación de la otra persona, puede que pienses que no le importa lo que le estás diciendo, pero, en realidad, quizás está intentando encontrar un taxi en hora punta en Madrid (¡suerte con eso!).

Si conoces la situación de la persona, entiendes el porqué de las respuestas bruscas: no es que a tu compañero no le importe lo que le estás diciendo, es que está ocupado con otra cosa en ese momento.

Para evitar malentendidos, si te encuentras en una situación fuera de lo habitual, lo mejor es explicarlo antes de nada. Si estás trabajando a conciencia en un proyecto y no puedes responder a las preguntas de inmediato, díselo a tus compañeros. Siempre es preferible comunicarse en exceso que dejar margen a las suposiciones.

Las herramientas pueden ocultar las intenciones y la humanidad de las personas que las utilizan.

Establece reglas básicas para el teletrabajo

Si ya estás trabajando en un equipo remoto, lo más probable es que tu equipo ya tenga un conjunto de herramientas favoritas. Lo que debes preguntarte es cómo y cuándo usar estas herramientas para transmitir la información correcta. Todas estas cuestiones se pueden reducir a una simple pregunta que te ahorrará mucho tiempo y energía mental.

Si la información es urgente, acude al chat; si no, a Trello.

Por ejemplo, si tienes una actualización de proyecto que no es urgente, avisar a tus compañeros en el chat puede distraerlos e interrumpir el estado de concentración zen que han estado tratando de alcanzar durante todo el día.

Cómo decidir si utilizas chat o videoconferencia al teletrabajar

Reflexiona sobre estas cuatro verdades:

  1. Las herramientas pueden ocultar las intenciones y la humanidad de las personas que las utilizan. Ten en cuenta que al otro lado del chat hay una persona con sus sentimientos y reacciones.
  2. Si quieres compartir comentarios constructivos, hazlo en una videoconferencia para que queden claras tus intenciones.
  3. Debido a la falta de señales verbales y emocionales, una persona puede percibir una conversación de chat como una discusión y la otra como una conversación.
  4. El resentimiento se va acumulando con el tiempo si existen problemas subyacentes que no se abordan. Si la comunicación digital no es correcta pueden surgir malentendidos y herirse los sentimientos.

La forma más fácil de cortar esto de raíz es hablar por videoconferencia con tus compañeros para verles la cara y tener presente que son seres humanos. Ese detalle lo cambia todo.

Las reuniones de trabajo virtuales

Las reuniones tienen mala reputación, pero no hay nada más eficaz que celebrar una reunión en la que todos los participantes saben de qué se va a hablar, cuánto va a durar y qué necesitan preparar. ¿Pero cómo se consigue eso?

Si…

quieres que todos los participantes en la reunión sepan que se tiene en cuenta su aportación…

Entonces…

no juntes a trabajadores presenciales en una sala de reuniones y pongas a los teletrabajadores a tamaño gigante en una pantalla.

¿Por qué?

Es difícil seguir las conversaciones con la vista (saber quién está hablando) y el oído (con cada micrófono a una distancia diferente) a la vez.

Para que la colaboración funcione para todo el mundo, hay una regla fundamental: a menos que todos los participantes se encuentren en la misma sala, las reuniones se deben celebrar por videoconferencia.

A todos nos ha pasado que, al entrar por videoconferencia a una reunión presencial, solo hemos oído ruido, eco y conversaciones paralelas. Es una experiencia nefasta. Así que, aunque sea una sola persona la que deba entrar por videoconferencia, el resto debe hacer lo mismo.

Seguimos algunas pautas para minimizar las interrupciones y hacer que las llamadas sean productivas y de alta calidad:

  • Proporcionar a todos los empleados unos buenos auriculares para disfrutar de un audio de calidad.
  • Priorizar la fiabilidad de la conexión a internet en oficinas locales y de teletrabajo.
  • Desarrollar comportamientos adecuados para videoconferencias (y no olvidarse de ellos).
  • Silenciar el micrófono cuando no se está hablando, mantener la cámara activada para no distraerte y evitar participar en videoconferencias desde una cafetería ruidosa.

- Justine Jordan, vicepresidenta de Marketing, Litmus

Logotipo de Litmus

Es necesario que todo el mundo se sienta igualmente representado y presente en la reunión.

Si…

Quieres ayudar a estrechar los vínculos entre los miembros de tu equipo remoto.

Entonces…

dedica partes de la reunión a charlar sobre actividades no laborales, jugar a juegos para romper el hielo y poneros al día de los cotilleos de la empresa.

¿Por qué?

Incluir una sección en la que los miembros del equipo puedan celebrar las contribuciones de los demás es estupendo para lograr que el ambiente sea optimista.

Añadir una sección de "cotilleo" ayuda a todo el mundo a sentirse conectado con la empresa.

Si…

quieres evitar las reuniones en las que hay personas que hacen monólogos interminables...

Entonces…

utiliza un tablero de Trello para dar estructura y dejar que la gente participe democráticamente.

¿Por qué?

Los miembros del equipo necesitan conocer la estructura, el ritmo y las expectativas de las reuniones en equipo.

Cualquiera puede añadir una tarjeta a la lista del "orden del día" cuando quiera.

Imagen de un tablero de Trello

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