Comment établir une communication et une collaboration solides avec une équipe en télétravail
Les bonnes pratiques en matière de discussions virtuelles et de réunions vidéo.
La communication entre les équipes en télétravail nécessite deux facteurs essentiels : une réflexion approfondie et quelques adaptations pour le bureau virtuel.
Alors que de plus en plus d'équipes passent au numérique et se tournent vers le télétravail, il est important de se rappeler que les types de communication nuancée observés dans un bureau ne se traduisent pas nécessairement en ligne.
L'établissement de quelques règles de base pour la communication au sein de l'équipe contribue grandement à assurer la productivité et le bien-être de votre équipe.
Il est important d'établir des règles de communication en adoptant une approche de programmation conjointe, qui inclut les équipes et leurs souhaits directement dans la création.
Quand utilisons-nous les chats ? Pourquoi écrivons-nous des e-mails ? À quel moment devons-nous décrocher le téléphone ? Ces réponses devraient être le fruit d'un effort commun, et refléter les efforts déployés par l'équipe par rapport à ceux déployés par une seule personne.
- Beat Buhlmann, General Manager EMEA, Evernote
En télétravail, le contexte est roi
Lorsque vous communiquez par voie numérique, vous ne savez jamais vraiment ce que l'autre personne fait à ce moment-là. Elle peut être à son bureau tout comme vous, ou en train de se précipiter frénétiquement à une réunion commerciale, en répondant seulement « oui » à vos questions, sans donner le moindre détail parce qu'elle n'a pas le temps.
Sans comprendre le contexte de l'autre personne, vous pourriez être amené à penser qu'elle ne se soucie absolument pas du problème soulevé, alors qu'en réalité elle s'évertue à tenter d'attraper un taxi en plein San Francisco (et nous lui souhaitons bonne chance).
En donnant du contexte, tout d'un coup, les réponses courtes ont un sens : ce n'est pas que votre collègue ne s'en soucie pas, il est juste indisponible en ce moment.
Mettre en relation la communication et le contexte peut vraiment aider à prévenir tout malentendu dans les situations qui sortent de l'ordinaire. Informez les membres de l'équipe lorsque vous travaillez tête baissée sur un projet et que vous ne pouvez pas répondre aux questions immédiatement. Il vaut toujours mieux communiquer à l'excès que de faire des suppositions.
Les outils peuvent masquer l'intention et l'humanité des personnes concernées.
Établissez des règles de base pour le télétravail
Si vous travaillez déjà dans une équipe hors site, il y a de fortes chances que celle-ci dispose de sa liste d'outils préférés. La question importante à se poser est de savoir comment et quand utiliser ces outils pour transmettre les bonnes informations. Toutes ces considérations peuvent se résumer à une simple question qui vous fait gagner beaucoup de temps et d'énergie mentale.
L'information est-elle urgente ? Si oui, rendez-vous sur le chat. Si non, rendez-vous sur Trello.
Par exemple, en cas de mise à jour non urgente sur un projet, écrire à vos collègues dans le chat peut les distraire et les tirer de l'état de concentration intense qu'ils ont essayé d'atteindre toute la journée.
Quand utiliser les outils de chat ou les appels vidéo en tant que travailleur à distance
Appropriez-vous ces quatre principes :
- Les outils peuvent masquer les intentions et le côté humain : gardez à l'esprit qu'il y a un humain avec des sentiments et des réactions derrière le chat.
- Si vous avez un feedback constructif à donner, faites-le par le biais d'un appel vidéo de façon à révéler vos intentions.
- En raison d'un manque de signaux verbaux et émotionnels, une personne peut percevoir la conversation menée sur le chat comme une dispute, alors que l'autre personne y verra une discussion.
- La rancune s'accumule au fil du temps en raison de problèmes sous-jacents non résolus. Une communication numérique qui ne fonctionne plus peut engendrer des malentendus et blesser.
Le moyen le plus simple de tuer cette situation dans l'œuf consiste à se rappeler que vos collègues sont avant tout des êtres humains ; pour cela, rien de plus simple que de passer un appel vidéo. Cela change la donne.
Réunions dans un monde à distance
Les réunions ont mauvaise réputation, mais rien n'est plus efficace qu'une réunion où toutes les parties prenantes savent de quoi il est question, combien de temps cela va durer et ce qu'il faut préparer. Comment y parvenir ?
Si…
Vous voulez que chaque personne présente à la réunion ait le sentiment que sa contribution est sur un pied d'égalité…
Alors…
Ne rassemblez pas les personnes travaillant au même endroit autour d'un écran de salle de conférence, qui affiche les membres de l'équipe en télétravail sous forme d'avatars géants.
Pourquoi ?
Il est difficile de suivre les conversations à la fois de visu (en essayant de voir qui parle) et à l'oral (avec des distances variables par rapport au microphone).
Pour que la collaboration fonctionne chez tout le monde, vous devez respecter une règle clé : à moins que tout le monde ne soit dans la même pièce, toutes les réunions sont effectuées en vidéoconférence.
Nous avons tous été cette personne qui, lors d'un appel, entendait en tout et pour tout une pièce pleine de bruit, d'écho et de conversations secondaires à l'autre bout. C'est une expérience pour le moins désagréable. Ainsi, si une personne doit participer « à distance », cela s'applique à tout le monde.
Nous suivons quelques lignes directrices pour minimiser les perturbations et garantir des appels productifs et de haute qualité :
- Fournissez à chaque employé des écouteurs de bonne qualité pour éviter un son dégradé.
- Avoir une connexion Internet fiable sera une priorité pour les bureaux locaux et les installations à domicile.
- Élaborez un protocole pour les appels vidéo (et suivez-le !)
- Lorsque vous ne parlez pas, coupez votre micro, gardez votre caméra active pour maintenir l'implication et évitez de décrocher lorsque vous êtes dans un café bruyant.
- Justine Jordan, VP Marketing, Litmus
Chaque personne doit se sentir représentée et présente à égalité dans la réunion.
Si…
Vous voulez aider votre équipe en télétravail à tisser des liens…
Alors…
Prévoyez une partie de la réunion pour discuter d'activités non professionnelles, de jeux pour briser la glace et de potins sur l'entreprise.
Pourquoi ?
Garder le tout positif en incluant une section destinée à féliciter l'équipe, c'est un bon moyen de mettre en valeur les contributions de chacun.
La section « Potins » permet à tout le monde de se sentir connecté à l'entreprise.
Si…
Vous voulez éviter les réunions où les gens ânonnent dans des monologues apparemment interminables…
Alors…
Utilisez un tableau Trello pour créer à la fois une participation démocratisée et structurée.
Pourquoi ?
Les membres de l'équipe doivent connaître la structure, la cadence et les attentes définies pour les réunions d'équipe.
N'importe qui peut ajouter à tout moment une carte à la liste « À aborder pendant la réunion ».
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