Hogyan építs ki erős együttműködést és hatékony kommunikációt a távoli csapatokkal?
A virtuális megbeszélések és videoértekezletek bevett gyakorlatai.
A távoli csapatok kommunikációjához két alapvető dologra van szükség: alaposan kidolgozott megoldásokra és a virtuális irodához való alkalmazkodásra.
Egyre több csapat vált digitális megoldásokra és fordul a távmunka felé, ezért fontos észben tartani, hogy az irodai környezetben megszokott apró kommunikációs rezdülések nem feltétlenül vihetők át az online térbe.
A csapat kommunikációs alapszabályainak lefektetésétől hosszú út vezet a produktív és boldog csapatok kialakításáig.
Fontos, hogy a kommunikációs szabályok kialakításakor szem előtt tartsuk a csapatokat és a csapatok kívánságait, valamint a magatartási kódexet.
Mikor használjuk a csevegést? Miért írunk e-mailt? Mikor vegyük fel a telefont? A válaszokat közösen kell megtalálnunk, és ezeknek a csapatot, nem pedig egyetlen személy preferenciáit kell tükrözniük.
- Beat Buhlmann, vezérigazgató, EMEA, Evernote
A távmunka során különösen fontos a kontextus
A digitális kommunikáció során soha nem tudhatod, hogy a másik mit csinál éppen. Talán az íróasztalánál ül, akárcsak te, de az is lehet, hogy épp egy értékesítési megbeszélésre igyekszik, és az időhiány miatt csak igennel válaszolgat a kérdéseidre.
Ha nem ismered a másik személy helyzetét, felmerülhet benned, hogy az illetőt nem érdekli az általad felvetett probléma, pedig valójában épp taxit próbál fogni San Franciscóban (sok szerencsét hozzá!).
Az adott személy helyzetére vonatkozó információk birtokában értelmet nyernek a szűkszavú válaszok: nem arról van szó, hogy a munkatársad nem törődik veled, egyszerűen csak külső problémákkal küzd.
Ha előre megbeszélitek a munkatársad helyzetét, megelőzhetitek a félreértéseket, amelyek könnyen előfordulhatnak, ha a munka a szokásostól eltérően zajlik. Mondd el a csapattagoknak, ha éppen egy projekten dolgozol, és nem tudsz azonnal válaszolni a kérdésekre. Inkább túl sok információt ossz meg, mint túl keveset!
Az eszközök sokszor eltorzítják a másik fél szándékát, és néha nehéz meglátni mögöttük az embert.
Fektesd le a távmunka alapszabályait!
Ha már egy távoli csapat tagja vagy, jó eséllyel megvannak a kedvenc eszközeitek. A fontos kérdés, amelyet fel kell tenned magadnak, hogy hogyan és mikor használd ezeket az eszközöket a megfelelő információk továbbítására. Ezek a szempontok egyetlen egyszerű kérdésre redukálhatók. Rengeteg időt és szellemi energiát takaríthatsz meg, ha megtalálod rá a választ.
Fontos, hogy az információ időben célba érjen? Ha igen, lépj be a csevegésbe, ha pedig nem, irány a Trello.
Ha például nem sürgős információt szeretnél megosztani a projekttel kapcsolatban, ne küldj hangjelzést a csapattagoknak a csevegésben, mert ezzel megzavarhatod őket a tökéletes koncentrációs állapot elérésében, amelyen egész nap dolgoztak.
Mikor érdemes távmunkásként csevegőeszközöket használni a videohívások helyett?
Jegyezd meg ezt a 4 igazságot:
- Az eszközök sokszor eltorzítják a másik fél szándékát, és néha nehéz meglátni mögöttük az embert: ne feledd, hogy a csevegés másik oldalán is egy emberi lény ül, érzelmekkel és reakciókkal.
- Ha építő jellegű visszajelzést szeretnél adni, tedd meg videohíváson keresztül, hogy egyértelmű legyen a szándékod.
- A verbális és érzelmi jelzések hiánya miatt elképzelhető, hogy az egyik személy vitának, míg a másik egyszerű megbeszélésnek érzékeli a csevegést.
- A harag idővel felgyülemlik, ha nem oldják meg a mögöttes problémákat. Az eldurvuló digitális kommunikáció félreértésekhez és sértődésekhez vezethet.
Ezt a legkönnyebben úgy lehet csírájában elfojtani, ha videohívást indítunk: ha látjuk a csapattagok arcát, könnyebb felismerni az emberi mivoltukat. Ez gyökeresen megváltoztathatja a beszélgetés hangulatát.
Értekezletek a távmunka világában
Sokan nem kedvelik az értekezleteket, de nincs hatékonyabb az olyan megbeszéléseknél, amelyekben minden érdekelt fél tudja, hogy miről van szó, hogy meddig fog tartani az ülés, és hogy mire kell felkészülnie. Hogyan érheted el mindezt?
Ha…
szeretnéd, hogy az értekezleten mindenki úgy érezze, hogy odafigyelnek a hozzászólására…
Aztán…
nem jó megoldás, ha összetereled a helyben dolgozó embereket egy konferenciaterem képernyője elé, a távmunkásokat pedig óriási beszélő fejként kivetíted.
Miért?
Nehéz feladat, ha az ember a szemével (figyelni, hogy ki beszél) és a fülével (a mikrofontól való különböző távolságban beszélő hangokkal) egyaránt követni szeretné a beszélgetéseket.
Ahhoz, hogy az együttműködés mindenki számára kellemes legyen, be kell tartani egy fontos szabályt: ha nem tud mindenki személyesen összejönni, minden megbeszélést videokonferencián keresztül kell tartani.
Mindannyiunknak volt már része zajos vagy visszhangos telefonhívásokban, és a háttérből beszűrődő beszélgetéseket is jól ismerjük. Ez borzalmas élmény. Tehát ha csak egy személy is „távolról” vesz részt a megbeszélésen, akkor mindenki más is.
A zavaró tényezők kizárása és az eredményes, jó minőségű hívások biztosítása érdekében érdemes betartani néhány alapszabályt:
- A rossz hangminőség megelőzése érdekében minden alkalmazottnak biztosíts jó minőségű fejhallgatót.
- Mind a helyi irodák, mind a távmunkások esetében kezeld prioritásként a megbízható internetkapcsolatot.
- Dolgozz ki videohívás-etikettet (és tartsd is be!).
- Némítsd a mikrofonodat, ha nem beszélsz, a figyelmed fenntartása érdekében pedig kapcsold be a videót, és ezeket a hívásokat ne egy zajos kávézóban bonyolítsd le.
- Justine Jordan, marketingigazgató, Litmus
Fontos, hogy az értekezleten jelen lévő személyek egyenlő mértékben tudjanak részt venni a munkában.
Ha…
szeretnéd, hogy a távoli csapatod tagjai összekovácsolódjanak…
Aztán…
a megbeszélés egy részét szánd nem munkahelyi tevékenységekre, a hangulat oldását célzó játékokra és a vállalati pletykák megbeszélésére.
Miért?
Segíts pozitív hangulatot teremteni: adj időt a „Gratuláció” szakaszra, amely remek alkalom, hogy a tagok elismerjék egymás munkáját.
A „Pletyka” szakasz segítségével a munkatársak kialakíthatják a vállalathoz való kötődést.
Ha…
szeretnéd elkerülni az olyan megbeszéléseket, ahol az emberek a végtelenbe nyúló monológokat folytatnak…
Aztán…
használj Trello-táblát a demokratikus részvétel biztosításához és a struktúra megteremtéséhez.
Miért?
A csapattagoknak ismerniük kell a csapatmegbeszélések szerkezetét, ritmusát és elvárásait.
Bárki bármikor felvehet egy kártyát a „Megbeszélés során megvitatandó” listára.
A Trello-ban mindent megtalálsz, ami a feladatok elvégzéséhez szükséges.
Legyél Te is egy a Trello-ba beleszeretett sokmillió felhasználó közül.