Come creare solide basi di comunicazione e collaborazione con un gruppo remoto
Best practice per discussioni e riunioni virtuali.
La comunicazione tra gruppi che lavorano da remoto necessita di due elementi fondamentali: considerazione ponderata e alcuni adattamenti per l'ufficio virtuale.
Man mano che un numero sempre più elevato di gruppi passa al digitale e lavora da remoto, è importante tenere presente che ricreare online lo stesso tipo di comunicazione che si instaura in ufficio è impossibile.
Bisogna stabilire delle regole di base per la comunicazione all'interno del gruppo, utili a garantire produttività e serenità.
È necessario stabilire delle regole di comunicazione e un codice di condotta congiunto che sia pensato specificamente per i gruppi e per le loro esigenze.
Quando usiamo le chat? Perché scriviamo le e-mail? E in quale momento è opportuno usare il telefono? Le risposte a queste domande dovrebbero essere il frutto di un impegno comune da parte del gruppo e non di una sola persona.
- Beat Buhlmann, General Manager EMEA, Evernote
Il contesto è fondamentale nel lavoro in remoto
Nelle comunicazioni digitali, non puoi sapere con esattezza cosa sta facendo l'altra persona. Potrebbe essere alla scrivania proprio come te o forse sta partecipando a una riunione ed è costretta a rispondere con un semplice "Sì" alla tua domanda, senza poter argomentare per mancanza di tempo.
Se non conosci la situazione dell'altra persona, potresti pensare che il problema che hai posto non è di suo interesse, quando in realtà è possibile che stia semplicemente correndo per prendere un taxi a San Francisco (a proposito, buona fortuna!).
Conoscendo meglio la situazione dell'altra persona, all'improvviso tutte le sue risposte sbrigative acquistano un senso: il tuo collega ha a cuore il problema che hai posto, ma hai scelto un brutto momento per contattarlo.
Introdurre il proprio contesto nella comunicazione può essere davvero utile per evitare possibili incomprensioni nelle situazioni straordinarie. Fai sapere ai membri del gruppo quando sei completamente impegnato in un progetto e non puoi rispondere subito alle domande. È preferibile comunicare più informazioni del dovuto, piuttosto che spingere gli altri a fare congetture.
Gli strumenti possono celare l'intenzione e l'umanità delle persone coinvolte.
Stabilisci regole solide per il lavoro da remoto
Se già lavori all'interno di un gruppo in remoto, è possibile che il tuo gruppo disponga di una gamma di strumenti preferiti. La domanda importante che devi porti è in che modo e quando utilizzare questi strumenti per comunicare le informazioni giuste. Tutte queste considerazioni sono sintetizzabili in una domanda semplice che ti permette di risparmiare una grande quantità di tempo ed energie mentali.
Si tratta di informazioni urgenti? Se la risposta è sì, usa la chat. Altrimenti, usa Trello.
Ad esempio, se hai un aggiornamento su un progetto che non è urgente, contattare i tuoi colleghi in chat potrebbe far perdere loro la concentrazione che magari hanno faticosamente cercato di raggiungere per tutto il giorno.
Strumenti di chat o videochiamate: come deve scegliere il lavoratore in remoto
Assimila queste quattro verità:
- Gli strumenti possono celare intenzioni e umanità: ricorda sempre che dall'altra parte c'è una persona con sentimenti e reazioni.
- Se vuoi condividere un feedback costruttivo, fallo durante una videochiamata per spiegare il tuo punto di vista in modo chiaro.
- La mancanza di segnali verbali ed emotivi può indurre una persona a interpretare in modo sbagliato una conversazione in chat e scambiarla per una discussione, anche quando è un semplice confronto.
- Col tempo il risentimento cresce in modo esponenziale perché la situazione non viene chiarita. La comunicazione digitale può generare incomprensioni e ferire le persone.
Il modo più semplice per risolvere il problema è prendere atto dell'umanità dei membri del gruppo vedendone il volto durante le videochiamate. È una vera e propria svolta.
Riunioni in un mondo remoto
Le riunioni godono di una cattiva reputazione, ma nulla è più efficace di un momento di confronto in cui tutte le parti interessate sanno quali argomenti verranno trattati, quanto durerà l'incontro e come prepararsi. Come si ottiene tutto questo?
Se...
Vuoi che tutti i partecipanti alla riunione si sentano sullo stesso piano...
Allora...
Non organizzare riunioni in cui i presenti sono raccolti intorno a uno schermo e comunicano in videoconferenza con chi lavora da remoto.
Perché?
È difficile monitorare la conversazione sia visivamente (cercando di vedere chi sta parlando) che acusticamente (con distanze diverse dal microfono).
Per instaurare una collaborazione efficace, occorre seguire una regola chiave: a meno che tutti non si trovino nella stessa stanza, tutte le riunioni devono svolgersi in videoconferenza.
A tutti noi è capitato almeno una volta di collegarci a una chiamata, per poi sentire solo rumore, eco e conversazioni tra altre persone. È un'esperienza terribile. Quindi quando uno dei partecipanti è in "remoto", devono esserlo anche tutti gli altri.
Ecco alcune linee guida per ridurre al minimo i disagi e garantire chiamate produttive e di alta qualità:
- Fornisci a ogni dipendente delle cuffie eccellenti per evitare una qualità audio scadente.
- Assicurati di avere una connessione Internet affidabile, poiché è fondamentale sia per il lavoro negli uffici che per le comunicazioni con i lavoratori da remoto.
- Sviluppa una netiquette per le videochiamate e rispettala.
- Disattiva l'audio quando non stai parlando, tieni sempre accesa la videocamera per mantenere viva l'attenzione ed evita di rispondere al telefono quando ti trovi in luoghi rumorosi.
- Justine Jordan, VP Marketing, Litmus
Ogni persona deve sentirsi equamente rappresentata e presente durante le riunioni.
Se...
Vuoi promuovere l'affiatamento nel gruppo che lavora da remoto...
Allora...
Non parlate soltanto di lavoro durante le riunioni: giocate, scherzate e scambiatevi gli ultimi pettegolezzi sull'azienda.
Perché?
Mantenere un clima positivo includendo una sezione "Riconoscimenti" rappresenta un momento importanto in cui ogni membro può mettere in evidenza il contributo degli altri membri.
La sezione "Gossip" aiuta le persone a sentirsi maggiormente connesse con l'azienda.
Se...
Vuoi evitare riunioni in cui le persone portino avanti monologhi infiniti...
Allora...
Usa una bacheca Trello per creare una modalità di partecipazione e una struttura il più possibile democratiche.
Perché?
I membri del gruppo devono conoscere la struttura, la frequenza e gli obiettivi delle riunioni.
Chiunque può aggiungere una scheda alla lista "Argomenti da discutere in riunione" in qualsiasi momento.
Trello ha tutto ciò che ti serve per portare a termine il lavoro.
Diventa anche tu uno dei milioni di fan di Trello.