リモート チームで強力なコミュニケーションとコラボレーションを構築する方法
仮想ディスカッションとビデオ ミーティングのためのベスト プラクティス。
リモートでのチーム コミュニケーションには、思いやりのある検討と仮想オフィスへの適応という、2 つの基本的な要素が求められます。
チームのデジタル化とリモート ワークへの切り替えが進む中で重要になるのは、オフィス環境で得られるある種の微妙なコミュニケーションが必ずしもオンラインに転換されるとは限らないことを覚えておくことです。
チーム コミュニケーションのためのいくつかの基本原則を設定することは、あなたのチームに生産性と幸福を確実にもたらす際に大いに役立ちます。
コミュニケーション ルールを共同チームの行動規範として確立して、そこにチームとその希望を作成時に直接組み込みます。
チャットをいつ使用するか? メールを送るのはなぜか? どの時点で電話するか? これらに対する回答は、チームと個人両方の協力によって得られるものであり、チームと個人の取り組みを反映したものであるべきです。
- Beat Buhlmann、Evernote 社ゼネラル マネージャー EMEA
リモート ワークでは状況の把握が最も重要
デジタルでコミュニケーションする際は、その時点で相手が何をしているかを一切把握できません。自分と同じようにデスクで作業しているかもしれないし、営業会議に急いで向かっていて時間がないために、質問しても「はい」としか応答がないかもしれません。
相手の状況を理解できなければ、提示した課題に対して相手が関心を持っていないと思うかもしれません。しかし実際には、相手はサンフランシスコでタクシーを捕まえようと走っている最中なのかもしれません。
相手の状況に関する情報があれば、そっけない応答の理由も腑に落ちるでしょう。関心を持っていないのではなく、その時点で対応できないだけです。
自分の状況を示して対話を始めると、通常どおり物事が進まない場合の誤解の発生を防げます。プロジェクトに取り組んでいて質問にすぐには応答できない場合は、そのことをチーム メンバーに伝えておきましょう。憶測を立てるより、過剰気味にコミュニケーションをとる方がうまくいきます。
ツールによって関係者の意図や人間性が伝わりにくくなることがあります。
リモートで作業するための基本原則を確立する
すでにリモート チームとして作業している場合は、チームにお気に入りのツールが揃っている可能性があります。考えるべき問題は、これらのツールをいつどのように使用して適切な情報を伝えるかということです。このような考慮事項を簡単な質問にまとめると、時間や精神的な負担を大きく節約できます。
情報は時間に左右されるものですか? 「はい」の場合はチャットに進んで、「いいえ」の場合は Trello に問い合わせます。
たとえば、時間に余裕のあるプロジェクトの最新情報があっても、メンバーがその日に集中しなければならない作業に取り掛かっており、邪魔になりそうなときは伝えないように控えます。
リモート ワーカーとしてチャット ツールやビデオ会議を使用するタイミング
次の 4 つの事実を深く理解します
- ツールでは意図や人間性が伝わりにくいことがあります。チャットの最後には、感情と反応を持った人間がいることに注意しましょう。
- 建設的なフィードバックを提供する場合は、ビデオ通話を使えば意図を伝えやすくなります。
- 言葉や感情表現が足りないと、ある人がチャットの対話をディスカッションだと思っていても別の人は口論とみなすことがあります。
- 根本的な問題が対処されないままだと、次第に憤りが高まります。デジタル コミュニケーションが誤った方向に行くと、誤解が生じて感情を傷つけることがあります。
早めに対処する最も簡単な方法は、ビデオ通話で顔を合わせてチーム メンバーの人間性を認識することです。これによって大きく変化します。
リモート環境でのミーティング
ミーティングは低く評価されることがありますが、何が議論されているか、それがどのくらい続くか、何を準備すべきかを関係者全員が理解するには、これほど効率的なものはありません。これを実現するにはどうしたらよいでしょうか?
もし…
ミーティングで、全員の意見が平等に扱われていると感じさせたい場合
そのときは…
同じ拠点内の参加者を会議室の画面近くに集めたり、リモートのメンバーを 1 つのチャット画像に繋げたりしないでださい。
なぜですか?
誰が話しているのか見づらくマイクからの距離も異なるため、映像でも音声でも会話を追跡することが難しくなります。
誰にとってもコラボレーションを可能にするための基本ルールは次のとおりです。全員が揃わないのであれば、すべてのミーティングをビデオ会議で行います。
ある人が電話会議に参加したが、ノイズやエコー、私語しか聞こえなかったことがあります。これはさんざんな経験でした。そのため、誰かがミーティングで「リモート」になる場合は、全員リモートで実施しましょう。
障害を最小限に抑えて効率的で高品質の会議を実現するため、いくつかのガイドラインに従います。
- すべての従業員に高性能のヘッドフォンを提供して、音声品質を保ちます。
- 現地オフィスとリモートの環境の両方で、信頼できるインターネット接続を確立することを優先事項にします。
- ビデオ会議のエチケットを作成します (もちろん従います)。
- 発言しない間はミュートしてビデオをオンにしたまま参加し、騒がしい外などでは通話を受けないようにします。
- Justine Jordan、Litmus 社マーケティング VP
ミーティングでは、各自が平等に扱われていると感じられるようにします。
もし…
リモート チームの結束を高めたい場合...
そのときは…
ミーティングの時間の一部を業務外の活動の話、緊張をほぐすゲーム、社内のうわさ話のやり取りに当てます。
なぜですか?
「チームの賛辞」セクションなどで物事をポジティブに保つことは、各メンバーの活躍に焦点を当てるよい機会になります。
「うわさ話」セクションでは、全員が会社への帰属意識を持てます。
もし…
誰かの一人語りがだらだらと続くような会議をやめたい場合…
そのときは…
Trello ボードを使用して、民主的な参加と構造を実現できます。
なぜですか?
チーム メンバーがミーティングの構造、頻度、期待される成果を把握している必要があります。
全員がいつでも「ミーティング中に議論する」リストにカードを追加できます。
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